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面接官の主な目的は、自社に応募した求職者を見極めるために、求職者とコミュニケーションをとり、履歴書や職務経歴書だけではわからない詳細な業務経験・能力・業務における志向性などを確認することです。採用担当者や役職者が面接業務を担うケースが多いものの、採用要件や選考プロセス次第では配属部門の従業員が面接官を務めるケースもあります。
一方で、求職者からすると、面接官は企業のことをより深く知るための情報提供者という側面があります。面接官から質問をするだけでなく、求職者からの質問にもある程度答えられるような準備も必要でしょう。
面接官は、求職者を一方的にジャッジする立場ではありません。求職者も面接官から聞く情報や言動に基づき、入社をするのか（この先の選考に進むのか）を判断しています。その意味で、面接官と求職者はお互いに見極め合う、対等な立場でもあるという心構えが必要になります。
求職者は、面接官の些細な言葉や対応の仕方、服装を含めた印象にも敏感に反応することがあります。面接官は、求職者にとってその会社を象徴する人物として強く印象に残りやすいため、自社としてふさわしい振る舞いを心がけましょう。
※面接官の服装については、以下の記事もご参照ください。
・【人事必見！】面接官の服装で重要なこととは？
一口に採用といっても、部門やポジションによって、求めるスキルや人物タイプは異なります。また、複数回の面接を設けている場合は、「一次面接と二次面接では、重点的に見るポイントが異なる」といった場合もあります。そのため、面接ごとに求人の人材要件や面接の評価基準を忘れずに確認しましょう。
応募書類を読み込み、求職者が自社の何に興味を持っているのかを把握することで、求職者に自社をより魅力的に感じてもらうような情報提供の準備をしておきましょう。また、曖昧な情報ではなく正しく情報を伝えることは、入社後の働く姿を具体的にイメージしやすくなります。興味を喚起し、意欲を高めるような場をつくることも、面接官の大きなミッションの一つです。
面接の雰囲気次第では、求職者が緊張して本来の持ち味が出せないことや、遠慮をして本音を言いだせないこともありえます。お互いが十分に理解しあえなければ、自社で活躍可能な人材を逃してしまったり、採用のミスマッチが起こったりする恐れがあります。その意味でも、求職者にリラックスしてもらい、本音で会話できるような場をつくることが面接官には求められます。
これから面接する対象者の履歴書や職務経歴書を読み込み、相手をより詳しく知るための質問内容を想定しておきましょう。また、求職者が応募した採用ポジションの求人情報が、人材紹介会社や求人媒体（メディア）にどのように掲載されているか（求職者はどのような情報を見て応募しているのか）を確認しておくことも大切です。自社のどこに興味を持ったのか、どのような疑問があるのかを想像する助けにもなり、面接での対話をスムーズにしてくれます。
求職者に会ったら、緊張をほぐし話しやすい雰囲気をつくるようにしましょう。いきなり面接をはじめるよりも、面接とは関係のない話をしてリラックスしてもらうことも効果的です。
具体的な質問をする前に、まずは改めて面接官から事業内容の詳細、今後の事業展開、配属予定の部署、想定している業務内容などを紹介しましょう。応募している採用ポジションが間違いないか、正しく情報が伝わっているかを確認する効果もあります。また、この際、社外に告知している求人情報では伝えきれなかった内容や詳細な情報を伝えると、求職者の意欲を高め、より具体的に業務を理解してもらうことができるでしょう。
「スキル・経験」を確認する質問と、「業務における志向・タイプ」を確認する質問の2種類を意識しましょう。どちらかの確認が抜けていると、「スキル・経験は申し分ないが、業務における志向・タイプが職場の仲間と合わず馴染めない」「コミュニケーション能力は高いのに、実務スキルが足りず、業務遂行に支障がある」など、入社後のミスマッチにつながる恐れがあります。
面接は相互理解の場ですので、一方的に質問をするのではなく、求職者からの質疑にも応える時間を設けましょう。ただし、求職者の立場では自ら率先して質問をしづらい傾向にあります。面接が始まる際に、「質問があれば適宜おっしゃってください」「最後に質疑応答の時間を設けています」と説明しておくと求職者も安心です。また、給与・残業・転勤・休日・離職率など、面と向かって聞きづらいものの、関心の高い質問も存在します。面接官が先回りをして情報を開示したり、「○○についてはいかがですか？」と配慮したりすると良いでしょう。
面接の最後には、合否結果の通知方法や通知時期など、合格した場合の流れについても伝えると良いでしょう。求職者は、企業からの連絡を待っている間、不安な気持ちを抱えています。また、他社の採用選考が並行して進んでいる場合もあります。合否通知について目安を伝えておかないと、求職者を不安にさせ、自社を諦めて他社に行くという結論を招きかねません。
上述した通り、面接官の役割の一つは、自社の求人ポジションで求職者が活躍できるかを見極めることです。しかし、何も準備せずに面接に臨むと、漠然と自分が感じた印象で判断してしまったり、自分と求職者の相性の良し悪しだけで合否を決めてしまったりすることが起こりかねません。本来面接官が判断すべき基準は、自社が大事にする価値観に合致するか、業務スキルが伴っているか、配属先や関係先に馴染めるかなど、さまざまな項目があります。事前に評価基準を頭に入れて臨みましょう。
面接官自身は話を聞いているつもりでも、反応があまりないと相手に「自分の話に興味を持ってくれていない」「見当違いな回答をしたかもしれない」と過度に心配させてしまいます。相手の目を見て話を聞き、適宜相槌を打つなど、傾聴の姿勢を示しましょう。
たとえば、面接官が求職者と会うまでには、面接日程調整などのやりとりが発生しています。その間に求職者から問い合わせや要望が上がっている場合もあります。こうした情報が面接官にインプットされていないと、求職者の期待とずれた行動を取ってしまい、企業としての印象を下げてしまいかねません。同様に、面接官自身が聞いた内容や気になったことを次の面接官に申し送りすることも大切です。
面接は「採用選考」の一部であるため、企業が求職者を選ぶ場であることは間違いありませんが、求職者とは対等に選び・選ばれる立場であることに注意しましょう。面接の時間に遅れたり、面接中に電話で離席したり…。それらが求職者からどのように見えるかを考えて行動しましょう。
上記「失敗しない面接の流れ」でも紹介したように、事前準備は面接の成功を左右する重要なプロセスです。そこで、最後にこの記事のまとめとして、面接官が面接前に準備しておくべきことを記しておきます。
採用ポジションの内容や今回の勤務条件などをインプットしておきましょう。社内で流通している情報だけでなく、自社ホームページに掲載されている採用情報や、人材紹介会社に提供している情報、求人媒体（メディア）に掲載されている内容など、外部に開示している情報を把握しておくと、求職者の理解度を推し量る助けになります。
応募書類を読み込み、気になる点があればチェックやメモをしておくと、面接の場で深く質問したいポイントが明確になります。また、面接以前の採用担当者から求職者に関して何か申し送りがないか確認するのも大切です。「次回の面接では○○について深く確認してほしい」「前回の面接で○○に興味があるようだったので、詳しく説明してほしい」といった情報をキャッチアップしておくと、面接をより充実させられます。
面接官の主観で求職者を評価しないように、採用の取りまとめをしている担当者に評価基準を確認しましょう。企業によっては面接評価シートなどを用いて統一した運用をしている場合もあります。そうしたフォーマットを事前にチェックし、評価ポイントを頭に入れておくことも大切です。