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不採用通知は、書類選考や面接の結果、応募者に不採用となったことを伝えるものですが、伝えられた相手にとってはポジティブなものではありません。不採用通知はもともとネガティブな情報で悪感情を抱かせる可能性があり、その内容次第では企業イメージを大きく損なってしまう恐れもあります。採用されたのであれば、時間をかけてよりよい関係をつくっていくことができますが、不採用の場合、応募者とは不採用通知を境に関係が途切れるのが一般的です。つまり、悪化したイメージを払拭する機会を持つことが難しいといえます。そのため不採用通知は、不採用によって生まれるマイナスイメージをできる限り少なくすることが重要だといえるでしょう。
大切なのは、応募者の事情や心情に十分配慮したうえで、応募者に真摯に向き合い、さまざまな角度から十分に検討した結果であることを理解してもらうことです。連絡が遅くなったり、事務的すぎる対応は、応募者の気分を害するでしょう。失礼な印象を持たれるような言葉遣いも避けるべきです。不採用となった応募者は、その後、自社サービスや商品の顧客や取引先となる可能性もあります。そのため、関係性にしこりが残らないよう、対処していくことが必要といえます。
不採用通知は、ネガティブな結果を伝えるものであるため、過度に簡潔で事務的な内容であると、誠意がないといった印象を与えてしまう恐れがあります。結果は不採用であっても、自社を選んで応募していただいたこと、時間を取って面接に来ていただいたことなど、感謝の気持ちを伝えることが大切です。不採用通知は企業としての公式な文書であるため、丁寧な言葉遣いを心がけることはもちろん、応募してもらったことへの謝意をしっかりと伝えることが必要です。
不採用通知において、不採用となった理由を明確に伝えてしまうと、かえって応募者からの納得が得られなくなる恐れがあります。また、場合によっては応募者からさらなる説明を求められてしまうなど、対応に苦慮してしまうことが懸念されます。不採用理由は、多くの企業で特に通知していない実態があり、基本的に不採用理由についての記載は不要で、選考結果のみを伝えればよいと考えられます。ただし、応募者から不採用理由について聞かれた場合には、誠実な対応が求められます。
不採用通知の連絡手段には、メール、郵送、電話などの方法が考えられます。ここでは、それぞれの手段について、使用する際のポイントを解説します。
メールは迅速に対応しやすく文書の形で残ることから、不採用通知の連絡をメールで行うことは基本的に問題ありません。応募者がメールを見落としてしまったり、開封されないことを避けるため、メールの件名には「選考結果のご連絡 株式会社○○○○」など、内容がはっきりとわかるようなタイトルを記載することが重要です。
電話での連絡と異なり、メールは送受信者それぞれの都合に合わせてのやりとりが可能です。しかし、応募者のメール受信環境についての詳細まではわからないため、マナーや見落とし防止の観点から、早朝や深夜を避けて一般的な就業時間内に送信することが望ましいといえます。
履歴書などの応募書類の返却が必要な場合や、正式書類について捺印した原本のみなどと定めている場合には、返送書類に不採用通知を同封して郵送するのが一般的です。
関係者以外の目に触れないよう必ず封書を使用し、返送書類は提出時のまま折り曲げたりせずに送るようにします。手元に届くまでの時間を考慮し、必要に応じて速達や書留など郵送方法を選択しましょう。
できるだけ早く応募者に選考結果を伝えることや、直接話して確実に伝達するという理由から、不採用通知を電話で行うケースもあります。
電話の場合、応募者にとってネガティブな内容であることから遠回しであいまいな表現になってしまったり、不採用理由について細かく質問された際に答えに窮してしまう場合があります。こうした状況を防ぐためにも、伝える内容を事前にしっかり整理したうえで連絡することが重要です。不採用通知について聞いていない、知らないといったトラブルを避けるために、状況に応じてメールを合わせて送るなど、文書を残すことも必要です。
応募者にとって、選考結果はその後の就職活動の進め方に大きく影響するため、できるだけ早く結果を知りたいと思うのは自然なことです。そのため、不採用という結果をできるだけ早く通知することは、企業として誠実な姿勢を示すうえで非常に重要となります。もちろんあまりに早すぎる通知は「真面目に選考されていない」といった不信感を持たれてしまう恐れがありますが、応募者を待たせすぎることは、それ以上に信頼をなくすことにつながる可能性があります。不採用通知は、選考から遅くとも1週間以内、できれば2～3日以内に知らせるようにし、それ以上時間がかかる際には、選考が遅れていると連絡をしておくことが望ましいでしょう。採用・不採用にかかわらず、採用活動における通知は一日でも早く行うことを心がけ、状況によっては結果連絡の期日などを事前に伝えておきましょう。
ここでは、不採用通知の基本的なフォーマットを、それぞれの選考段階ごとにご紹介します。
件名：書類選考結果のご連絡◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当でございます。
この度は、弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
〇〇様について、慎重に書類選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回についてはご期待にそえない結果となりました。
なお、お預かりしました応募書類につきましては［郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。／弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。］
多くの企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。
〇〇様の採用活動において、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
お問い合わせ先：株式会社〇〇〇〇
人事部 （採用担当者名）
TEL：（採用担当者の電話番号）
件名：面接結果のご連絡◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当でございます。
先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様について、慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回についてはご期待にそえない結果となりました。
今回の選考では多数の応募があり、弊社としても難しい判断となりました。
大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては［郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。／弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。］
多くの企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。
〇〇様の、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
お問い合わせ先：株式会社〇〇〇〇
人事部 （採用担当者名）
TEL：（採用担当者の電話番号）
件名：面接結果のご連絡◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当でございます。
この度は、多数の企業の中から弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
また先日はお忙しい中、最終面接にお越しいただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。
厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望にそえず恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願いいたします。
なお、お預かりしました応募書類につきましては［郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。／弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。］
人事部一同、〇〇様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
この度は、誠にありがとうございました。
お問い合わせ先：株式会社〇〇〇〇
人事部 （採用担当者名）
TEL：（採用担当者の電話番号）
不採用通知を電話で行う際は、丁寧な言葉遣いを心がけ、認識にズレが生じないように内容を明確に伝えるなど、十分に注意して行いましょう。特に電話対応では、相手の反応や発言によって会話の内容が変わってくる可能性があり、電話での対応が、今後の応募者の自社に対するイメージに影響します。応募してくれたことへの感謝やその後の就職活動の成功など、気持ちを込めて伝えることが望ましいでしょう。状況によって会話する内容は異なってきますが、ここでは会話の一例を紹介します。
○○様でしょうか？
〇〇〇〇会社 人事部の〇〇でございます。
先日は弊社の最終面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
選考の結果ですが、社内で慎重に検討いたしました結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
面接などで貴重なお時間をいただきましたのに、
このような結果をお伝えすることになってしまい、誠に申し訳ございません。
多くの企業の中から弊社にご応募いただき、ありがとうございました。
お預かりしました応募書類につきましては［郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。／弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。］
〇〇様の今後のご活躍をお祈りしております。
人材紹介会社を介した採用活動の場合、応募者への不採用通知は、企業から直接ではなく人材紹介会社の担当者を通じて行なうのが一般的です。そのため、人材紹介会社が応募者から不採用理由を聞かれたときへの配慮として、人材紹介会社に不採用理由の詳細を伝えておきましょう。また、詳細な理由を伝えることで、人材紹介会社はその内容を参考に自社への推薦者の選定を行うことが可能になるため、採用要件により合致した候補者の紹介につながることも期待できます。
不採用通知を送る際に避けた方がよい行為としては、以下のような項目があげられます。
前述したように、応募者は選考の結果次第でその後の就職活動の進め方が変わるため、選考結果についての通知を待っています。そのため、不採用の結果が出ている応募者への連絡を後回しにすることは応募者に対して非常に不誠実であり、企業イメージの悪化につながりかねません。不採用となった応募者に対しても、迅速で丁寧な対応を心がけることが重要です。
応募者の名前の漢字などを含め、宛名の誤りは相手に対して非常に失礼なことと考えられ、企業イメージの悪化につながることが懸念されます。また、苗字のみの記載は通知の送り間違いといった大きなミスにつながる可能性があります。不採用通知を送る際には、名前や宛名を十分に確認し、間違いが起こらないようにしましょう。
不採用通知では、結果を確実に伝えることが最も重要です。しかし、応募者の気持ちへの配慮などから、長すぎる前置きや遠回しな表現になってしまうことが考えられます。もちろん応募者の気持ちへの配慮も大切ですが、長過ぎる前置きや遠回しな表現を使うとかえって要点がわかりにくくなってしまう場合があります。まず、選考結果について冒頭で簡潔に伝え、以降で冷たい印象を与えないように、感謝やねぎらいの言葉を添えるようにすることが好ましいです。
採用活動の実施中には、選考途中の事務連絡なども含めて、非常に多くのメールをやり取りします。応募者には、他社からのメールも含めて日常的にたくさんのメールが届きます。ここで、特に不採用通知のような重要なメールの件名が、抽象的で分かりづらいと、ほかのダイレクトメールや広告メールなどにまぎれて開封されない恐れがあります。選考結果の通知で重要な内容であることが伝わるように「選考結果のご連絡」など、分かりやすい件名で送ることがポイントです。
※採用通知メールの書き方については、こちらもご覧ください。
不採用通知は、採用活動を進めるなかで必ず送らなければならないと同時に、企業のイメージを左右する大切な通知と考えることができます。応募者の状況や気持ちに配慮しながら、少しでも良好な関係を保てるように心がけることが必要です。本稿を参考にスムーズな採用活動と応募者への連絡に役立てていただければ幸いです。