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採用計画とは、企業の経営方針や事業計画を実践していくために必要な、今後の採用活動の道筋とゴールを明らかにした計画のことです。
具体的には、以下のようなことが明らかになる計画が必要となります。
採用計画は、採用活動の効率化と確実性を高めるために必要です。
採用活動では、人事部門と人材を配置する現場とが共同で、求職者の面談や選考、それに関する作業などを行います。採用の目的やゴールに対する認識がそれぞれの現場で異なっていた場合、うまく連携できないことで採用時期が遅れてしまう、採用機会を逃してしまうといった可能性があります。
そうしたことを防止するためにも、採用に関わる現場や人との間で採用計画を共有することが重要であり、それによって採用活動の効率化が期待できます。
また、無計画に採用活動を行ってしまうと、時間と費用を費やしただけで必要な人材を採用できなかったといった結果にもつながりかねません。
採用計画を作ることによって、採用の道筋やゴールが明らかになり、採用活動が適切に行われているか判断するための基準ともなります。採用活動の確実性を高めることが期待できます。
採用計画は、一例として以下の６つのステップで内容を考えることが効果的です。
どのような要件を満たす人材を採用することが望ましいのかを明らかにします。それには以下のような点を明確にする必要があります。
会社全体あるいは採用後の配属予定部門に関して、「今後どのような方向性で経営や事業に取り組んでいくのか」「どのような変化や成果を目指しているのか」ということを明らかにします。
人事部門が採用計画を立てるのであれば、現場内の状況を経営者や現場の責任者から確認したうえで正確に把握する必要があります。
採用したい人材の要件に関しては、「営業経験が豊富である」「コミュニケーション能力に優れている」などといった抽象的な定義ではなく、自社の魅力や強みにフィットする人材像を具体的に定義する必要があります。
たとえば、自社に「相手の懐に深く入り込んで関係性を深めていく営業手法に関するノウハウがあり、今後はユーザーのIT活用に関する課題を解決するためのソリューションの販売を強化していきたい」といった経営方針や事業計画がある場合、「傾聴力や提案力が高く、かつITに関する知識も持ち合わせた人材を優先的に採用する」といったことです。
何人採用すればよいのかを明らかにします。それには以下のような点を明確にする必要があります。
既存の業務に対して「不要な業務は止める」「やり方を変えることのできる業務はやり方を変える」など、業務の適正化を図り、新たに生じる業務と合わせた今後の業務の内容や量を明らかにします。
そして、会社全体あるいは採用後の配属予定部門に配置すべき人材の人数を明らかにし、すでに配置されている人数との差を必要な採用人数として見積もります。
見積もった人数分の採用を行った場合に、会社や現場が必要（目標）とする利益を確保することが可能なのかを検証します。検証のうえで、利益の確保が可能だと判断した場合は、見積もった人数を採用人数として確定します。利益の確保が難しい場合には、今後の業務の内容や量、分担方法などを見直し、利益を確保できる採用人数を再検討します。
採用者の雇用形態を明確にします。それには以下のような点も考慮する必要があります。
人材の採用を必要とする業務に関して、その業務を効率的かつ確実に遂行するための最適な役割と分担を明らかにします。
たとえば、エリアごとに営業担当者を設置して、営業活動強化を目指す場合を考えてみましょう。このような場合、顧客との折衝などを行う営業業務と、顧客管理などの営業支援業務を、それぞれ別の人材で分担するという計画を立てます。さらにその人材配置について、役割分担が適切かどうか、効率的かどうかなどを確認したうえで、そのような人材を採用するかを決定します。
業務に対する役割と分担に応じて、採用者の雇用形態を明確にします。
たとえば上記の例で考えるならば、エリアごとの営業に関して、顧客との折衝業務には正社員を雇用し、営業支援業務にはパートタイマー労働者や派遣社員を雇用するといった対応です。
最適な人材募集手法や採用時の対応などを明確にします。
世の中にはさまざまな人材募集手法が存在しますが、その中から採用したい人材の要件や雇用形態にアプローチしやすい手法を明確にします。
たとえば、経験のある営業担当者を採用するのであればスカウト機能のある人材業界の会社のサービスを活用する、パートタイマー労働者であれば地域の求人誌や有期雇用契約の社員向けの求人媒体を活用するなどといった対応を指します。
過去の採用活動における失敗事例などを洗い出したうえで、同じ失敗を繰り返さないための対応を明らかにします。
たとえば、応募者への連絡の遅れによって、採用したかった人材が他社への入社を決めてしまったといった場合には、今後は必ず3営業日以内には連絡を入れるなどの対応を取ります。
採用活動の開始から終了、入社までのスケジュールを可視化します。
どのようなフローで採用活動を進めていくのかを明確にします。
採用計画の策定→求人媒体への掲載等、求人開始→募集→選考→採用決定→入社準備→入社というフローが一般的です。
採用フローごとに、開始する時期と対応する期間を明確にします。
ここで重要なのは「対応する期間」だと著者は考えています。採用を実現したい時期から逆算してそれぞれのフローに費やす期間を割り出すのではなく、フローごとの対応を確実に実践するために必要な期間を見積もったうえで設定する必要があります。
人材要件や採用人数、雇用形態、採用方法、採用スケジュールなどの採用に関する必要事項を、見た人が同じ解釈をすることができるように、具体的に分かりやすくまとめます。
※採用計画の立て方に関しては、以下の記事をご参照ください
失敗しない採用計画の立て方とは？具体的な手順と求める人材を採用するためのコツ
採用計画に、以下の項目を設定することが望ましいです。
募集職種や採用人数、採用時期などを記入します。
必須とする能力やスキル、経験、求める人材像などを記入します。
人材募集を行うサービスや選考方法などを記入します。
タイムテーブルを設けたうえで、それぞれの時期に予定する行動や実現したいことを記入します。
≪テンプレート例≫
| 採用目標 | 募集職種 | ○○職 |
| 採用人数 | 正社員○名 | |
| 採用時期 | ○○年○○月末までに完了 | |
| 人材要件 | 必須要件 | ○○に関して○○までできるレベルの能力 |
| 求める人材像 | ○○に関して○○な価値観を持ち合わせた人物 | |
| 採用方法 | 募集方法 | 人材募集サイト○○、人材紹介会社○○ |
| 選考方法 | 書類選考、一次面接（部門長）、二次面接（担当役員） |
採用スケジュール
| ○○年○○月 | 要員計画の策定、採用スケジュールの決定 |
| ○○年○○月 | ○○と○○への募集を開始 |
| …… | …… |
| ○○年○○月 | 採用者の確定、入社承諾書の収集完了 |
質の高い採用計画を立てるために、以下のことに留意することが望ましいでしょう。
求職者の数が多いほど、あるいは募集条件が求職者のニーズとマッチするほど、採用できる可能性が高まります。
そのため、人材紹介を行う会社に問い合わせるなどして、募集を予定している時期の求職者の人数規模や求職者が増えるタイミング、求職者が求めている働き方などについての情報を入手してみましょう。入手した情報を基に採用計画を立てていきます。
業種や募集職種が類似する競合他社が同時期に募集を行っていた場合、競争が生じることで採用しづらくなることがあります。
競合他社が募集を行っている場合には、労働条件や働き方などといった、自社が競合他社と比べてアピールできる要件を明確にするとよいでしょう。
採用計画を立てたあとに、以下のことを実施する必要があると考えられます。
採用計画の中身を採用活動に関わる部門や人同士で確認しあったうえで、採用活動における役割分担や、連携して行うことなどについて認識を合わせます。
求職者の大半が、応募を行う際に、ホームページやSNSなどを通じて応募する企業のことを確認します。
そのため、自社サイトや採用ページ、SNSなどの内容を、自社が求めている人材要件や自社の魅力などが正確に伝わるような内容に更新することが大切です。
採用計画のなかで募集手法 や選考方法などを決定したあと、採用した募集手法 の現在の状況について調査し、求人を募集 する順番を決定します。
そして、求人原稿の作成、選考に参加する人のスケジュールの確認などといった準備を行います。
募集のための準備が終了したら、採用計画で予定した時期に募集を開始します。
募集を開始したあとも、求職者からの応募があるのを待ち続けるだけのではなく、採用ページへのアクセス状況や応募状況を分析し、それらを高めるための求人に掲載する原稿や採用手法の見直しなど、継続的な対応が必要です。
応募があった場合、書類選考を行ったうえで面接を行います。
面接に関しては、企業側の人間と応募者とが良好なコミュニケーションを取れるように、雰囲気や進め方などに工夫を凝らすことが効果的です。
選考に関しても、担当者によって採用基準が変わることのないように、選考に関わる人同士で十分な確認を行うことが大切です。
採用を決定した人に対して内定通知を行いますが、その相手が必ず入社するという保証はありません。
内定者が不安を募らせていたり、他社への入社を考えているといった理由から、内定を辞退してしまうことがあるからです。
こうした事態を未然に防ぐためにも、内定の通知後も引き続き内定者とのコミュニケーションを取りながら、社内の状況や入社を受け入れるための準備が進んでいることなどを伝えることが大切です。
※内定辞退に関しては、以下の記事をご参照ください
採用目標を達成するために、以下の対応を行うことが望ましいです。
募集する職種などによっては、応募者が多数生じることもあります。
応募者が多数いる場合、自社の採用基準とマッチしていない応募者への対応に手を取られてしまい、要件に合致した人材の採用機会を逃してしまう可能性があります。
そうしたことが起きないように、自社が採用を考えている人材を求職者に示す、採用基準を明確に打ち出すことが必要です。
応募者の大半は、同時並行で複数の求人企業に応募していると考えられます。
そのため、応募者への対応をスピーディに行うことで、他社に採用機会を奪われる、応募者に不安感を持たれたことによる採用機会の喪失といったリスクを低減することが期待できます。
一般的に採用活動は、書類選考→一次面接→二次面接→最終選考の順で進められます。
上述した、応募者への対応に関してだけではなく、採用活動におけるそれぞれのプロセスにおいても応募者への配慮が必要です。
具体的には、それぞれのプロセス間の期間が長いと、応募者が他社に採用される、不安感を抱くことで採用されることをあきらめてしまうといったことがあります。そのため、採用プロセス間の期間を短縮することが大切です。
採用目標の達成のためには、さまざまな取り組みが必要になるため、こうした取り組みを円滑に進めていくためにも、エージェントを活用していくとよいでしょう。
採用活動は不確定な要素が多いため、あらかじめ計画を立て、計画を管理しながら進めることで確実性を高めることができます。
さらに、複数の部門や関係者同士での共同作業になるため、共通認識を持ったうえで臨む必要があります。
こうした点に注意しながら、効率的な採用活動を行うためのツールが採用計画なのです。