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「採用担当者」の明確な定義はありませんが、一般に人材採用を専任で行う担当者を指すことが多いようです。最初に著者の経験から、具体的な仕事内容や役割、採用担当者に必要なスキルなどについて整理していきましょう。
採用担当者の最大のミッションは、自社で必要な人材を集め、採用することといえます。人材を採用するまでには、自社で必要とされている人材要件を把握し、その人材をどのように集め、集めた人材のなかからどのように選考すべきかなど、考慮すべき点がたくさんあります。また、各事業部門との連携が必須であるため、他部署との調整や折衝能力も求められます。
このような役割を果たすためには、各部署の事業計画の進捗や人員状況などを把握しておくことが大切です。たとえば採用担当者の仕事の1つに採用計画の策定がありますが、人員状況を常に把握しておくことで、将来の人員不足や退職者が出る・出ないなどの目安を独自に持ち、先手、先手を打つことができるでしょう。採用計画は社内の状況に応じて柔軟に変更していく必要もあり、各部署の状況把握が非常に重要です。
採用担当者と人事担当者は兼務していることも多くありますが、一般的に両者の役割は下記のように分けることができます。
採用担当：採用業務に特化して、候補者対応や入社予定者対応などを主に行う
各部署の状況確認、それに則って採用計画の策定や修正など
人事担当：在籍している従業員の評価など人事評価の策定や実施
教育、労務管理など人事業務全般
規模の小さな企業であれば兼務も可能かもしれませんが、規模が拡大するにつれて採用部門は専任化することを検討していくとよいでしょう。規模拡大時にはそれだけ採用業務も重要度を増すほか、状況によっては各地への出張が増えるなど、業務工数も増加します。また、これは人事担当者も同様ですが、法令に関する知識などの吸収にも注力していく必要があります。
採用担当者は採用業務全般を担うことになります。具体的な仕事内容は下記の通りです。
・採用計画策定
・人材募集（募集要項作成、募集広告作成）
・外部折衝（広告企業、情報収集）
・応募者対応（電話・メール連絡、面接日程調整）
・採用内定者対応（入社前後のフォロー）
ほかにもさまざまな事務的な対応があり、採用担当者の仕事は多岐に渡ります。また最近では、SNSを運用した採用手法も一般的になるなど採用手法も変化しています。そのため常に採用活動に関する最新情報を把握することが必要です。
著者が接してきたさまざまな企業の採用担当者の方々を思い返すと、採用担当者には共通していくつかの特徴があるように感じます。その代表的な特徴をご紹介します。
採用担当者は社内のほぼすべての部門・部署とのやり取りを行うため、高いコミュニケーション能力が求められます。また企業への応募者など、初対面の人に接する場面も多く、やはりコミュニケーション能力が重要になります。特に応募者にとっては、応募先企業の採用担当者は、その企業で初めて接する人となります。企業に対する印象の良し悪しを決めるといっても過言ではありません。採用担当者が応募者に不信感を与えるような対応をすれば、応募辞退につながる可能性もあります。その意味で、採用担当者はまさに「企業の顔」ともいえ、高いコミュニケーション能力が求められるのです。
採用活動は複雑なスケジュール管理を行うため、事務処理能力の高さが求められます。たとえば、採用担当者が担うスケジュール管理には、進行が異なる複数の中途採用者や新卒採用者の採用スケジュールの管理、各部署のリーダーなどを含む面接調整、採用支援企業とのやり取りなど多岐に渡ります。
また、採用担当者は応募者の個人情報も扱うことから、忙しいなかでもルールにのっとって情報を管理する几帳面さや倫理観も求められます。
このような仕事を滞りなく進めるには、事務処理能力が高い人のほうが向いているといえます。
インターネットの発達とともに、採用手法もさまざまなものが登場してきました。そのため、採用市場における最新のトレンドを把握しておく必要があります。著者の主観ですが、実際、企業の採用担当者は最新のトレンドを知っている人が多いように感じます。常にアンテナを張っているからか、採用業務に関わらず世の中の動きについても興味・関心が高いケースが多いのではないでしょうか。
採用担当者に必要なスキルは多々ありますが、下記4点を特に重視するとよいでしょう。
採用の業務は自部署だけではなく、他部署との連携が必要な業務です。応募者と該当部署の担当者との面接日程調整や、社外の求人媒体担当者との打ち合わせなどが発生します。必要に応じて優先順位をつけながら調整をしていく力が求められます。
採用業務は社内における他部署との対応、応募者への連絡や面接対応など、人とのやり取りが多くなります。そのなかで「人の話を聴く」傾聴力スキルは非常に重要です。的確に相手の意図を読み取り、必要な情報な引き出す第一歩は、しっかり相手の話を聴く力が欠かせません。
採用担当者には、情報発信力も求められます。転職が増加傾向にある今日では、応募者は自社だけではなく複数の企業に応募する方も多いです。そのため“求める人材”を獲得するためには、さまざまな媒体を積極的に活用して自社をアピールしたり、応募者一人ひとりに自社に入社してほしいといった熱意を伝えることも求められます。このような発信力は採用担当者にとって大きな武器といえるでしょう。
採用部門は直接的に利益を生み出す部門ではないため、コスト削減の意識を持つことは従来から重要でした。特に今日では転職の増加や、それにともなう採用手法の多様化によって、採用活動が長期化・複雑化する傾向が見られます。そのため油断するとすぐに採用コストが膨らんでしまう可能性があり、限られた採用コストでいかに必要な人員を確保するかを考え工夫するスキルが、従来以上に求められるようになっているといえるでしょう。
冒頭でも触れましたが、人手不足などの影響からなかなか人を採用できないといったことも増えています。多くの採用担当者が悩みやすいポイントについてご紹介します。
募集は出したものの、応募者が集まらない場合があります。その原因は母集団形成ができていないことです。母集団形成とは自社が採用する可能性のある属性をもった人材に対して自社を認知してもらう活動のことであり、母集団形成は採用活動のスタートラインともいえます。母集団が形成できていない原因には、求人媒体が自社の求める人材にマッチしていない、採用条件が厳しいなどの原因が考えられます。まずはその原因が何かを検討することが必要です。
※母集団形成に関しては、以下の記事をご参照ください
求人媒体はハローワークなどの無料媒体から求人広告サイトなどの有料媒体までさまざまな媒体があります。また人材紹介やSNSやリファラル採用など、採用手法の多様化も昨今の特徴です。そのため、多くの採用手法の中から、自社にとって適切なものを選択することが困難になっています。
採用手法がうまく選べない場合、その原因は、自社が求める人材像が不明確なことが多いようです。ポジションによって異なるスキル・能力・経験などのほか、自社の社風や組織文化、ミッションなどにマッチする人材はどのような人材なのかも明らかにしましょう。そのプロセスを通じて、適切な採用手法に関する仮説もおのずと導き出されるケースが多いといえます。
採用基準をしっかり策定しておかなければ、応募者が自社の求める人材かどうかの判断ができません。フィーリングで採用してお互いがミスマッチだったといった事態を避けるためにも、採用基準を十分に精査し、社内で合意しておく必要があります。採用担当者の基準だけでなく、人材が必要な部署へのヒアリングは必須です。また今後の採用活動のためにも、人材を採用した経緯なども記録に残しておくとよいでしょう。
前述のとおり、今日では採用活動が長期化・複雑化しており、採用担当者はコストを徹底的に意識して採用活動を行う必要があります。適切な採用手法は何かを検討するのはもちろん、事業部門から「人を採用してほしい」と依頼があったとしても本当に新規の採用が必要なのか、人事異動や育成のほうが適切なのではないかなど、時には自社を俯瞰して検討することも必要です。採用が難しい時代といわれていますが、自社のあらゆる情報や状況を把握するよう意識し、自社を支えるといった意識をもって業務に臨んでいきましょう。