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リファラル採用とは、自社の社員をはじめとした社内外の関係者からの、人材紹介や推薦によって採用を行う手法です。最初にリファラル採用の基本的な概要について説明しましょう。
リファラル採用は自社の事業内容や職場環境をよく理解している従業員からの紹介を利用する採用方法であることから、自社と人材のミスマッチを少なくすることができ、入社内定に至る確率や入社後の定着率を高めることが期待できる手法です。また、広告掲載やエージェントへの紹介料などの採用コストを抑えることができ、費用対効果を高めることが期待できます。
人脈を介した採用手法としては、従来から行われている縁故採用があります。縁故採用は主に経営陣の親族や血縁関係がある者を対象としており、採用基準に関わらず採用が前提となることが多いのに対し、リファラル採用では血縁がない友人や知人を対象として、基本的に採用基準に基づいた選考を行って採用の合否を判断します。
リファラル採用は、採用前提の特別な選考ではないという点で、縁故採用とは異なっています。
リファラル採用では人材要件や企業風土との親和度が重視され、所定の選考も実施する採用活動の一環である点が、縁故採用との大きな違いです。
ここでは、リファラル採用が注目を集めている理由を２つほど解説します。
昨今ではエンジニアなど高度な専門性を持った人材だけにとどまらず、多様な職種で人材が不足しています。そのため人材獲得をめぐる企業間の競争は激化しており、人材採用が難しくなっています。こうした状況を背景に、まだ転職を考えていない従業員の知人といった、従来の方法では接することのできない潜在的な候補者にアプローチできる新たな採用チャネルとして、リファラル採用が注目されています。
紹介者と候補者にもともと関係性があるため、自社に対する理解度や親近感のある人材にアプローチすることができます。候補者は親しい人から自社の魅力やメリットと同時に、「実は……」といったデメリットもある程度は聞くのが一般的でしょう。良くも悪くも自社への理解を深めると同時に、「入社したい」という志望度を高めてもらうことが可能なのは、親しい知人や友人の紹介というリファラル採用ならではのメリットといえます。
リファラル採用をおこなうメリットとして、以下のような点を挙げることができます。
自社で実際に働いている従業員が紹介者となるため、自社が求める人材要件や社内状況を考慮したうえでの人選が可能になります。そのため、候補者と自社の人材要件のずれを抑えることができ、人材採用の確率向上が期待できます。
一般的な転職活動では、仕事内容や職場の雰囲気などについて、求職者側が入手できる情報には限りがあります。しかしリファラル採用では、紹介者である従業員から自社に関する具体的な情報を幅広く入手することが可能です。そのため、入社前後での認識ギャップが少なくなり、早期離職リスクの低減や定着率の向上が期待できます。
従来の採用手法では、まだ転職を具体的に考えていないような潜在的な候補人材へのアプローチは困難でした。しかし社員の人脈を介した手法であるリファラル採用では、前述の通りこうした潜在的な候補人材へのアプローチが可能になります。
一般的な転職市場を介した採用活動においては他社との人材獲得競争は避けられず、採用活動開始時点での求人倍率などに結果が左右されることが多くなります。
それに対してリファラル採用は、転職市場を介さずに行う採用手法であるため、他社との人材獲得競争を比較的避けることができます。
従業員からの紹介により採用を行うリファラル採用では、従来の一般的な採用手法に比べて、広告費や紹介手数料といった採用コストを抑制することができる場合があります。また、前述したように入社後の人材の定着率が高いことによって、採用活動自体の実施回数やプロセスを減らすことができ、採用活動の費用対効果が向上することが期待できます。
従業員が自分の友人や知人に自社を紹介するには、紹介者である従業員自身が自社の魅力を感じていることが必要です。そのためには自社が業績、将来性、仕事内容、労働条件、組織風土など、労働環境を改善し、従業員が紹介したいと思える企業にしていくことが重要です。この点に関しては、自社と従業員が一体となって取り組むことが必要です。そして、こうした取り組み自体が、従業員の自社に対する愛着や結びつきであるエンゲージメントの向上につながることが期待できます。また自社の従業員がリクルーターとして紹介したい友人や知人に自社の魅力を説明することは、従業員自身にとって自社理解や役割認識を深めていく機会となることが考えられます。
※エンゲージメントについては、こちらもご覧ください。
エンゲージメントとは？高めるポイント、調査方法、向上させる施策を紹介
メリットがある一方、リファラル採用のデメリットとしては、以下のような項目が考えられます。
リファラル採用では、従業員の個人的な人脈を介した活動であるため、紹介者に似通ったタイプの人材が集まる、入社後に派閥のような集団をつくり出してしまうといった、人材の質や属性に偏りが生じることによる弊害が発生する場合があります。こうした事態を防止するためには、自社の求める人材要件を明確にし、従業員と十分に共有しておくことが特に重要になってくると考えられます。
リファラル採用を導入している企業では、紹介者にインセンティブを与えるケースも少なくありません。このインセンティブを目当てに、強引な勧誘をするなどの不適切な行為が発生する懸念があります。また入社後の対応によっては、公私混同やえこひいきが疑われるなど、「知り合いである」ことがマイナスに作用することもあり得ます。
リファラル採用を適切に運用するためには、従業員に対して十分な指導・教育を実施し、制度の理解を深めていくことが不可欠でしょう。
リファラル採用では、従業員の友人や知人が紹介されるため、特に不採用となった場合に、人間関係が悪化してしまう恐れがあります。こうした事態を避けるため、事前に採用基準を明示し、不採用の際にはその理由を十分に説明するなど、選考の進め方や結果の通知方法などについて十分な配慮が必要です。
次に、リファラル採用の導入が効果的なケースについて説明します。
リファラル採用では、基本的に広告などの有料媒体を介さないことが多くなるため、求人媒体などへの費用を削減できる可能性があります。採用コスト削減に取り組んでいる企業や、スタートアップ、ベンチャーといった採用コストをかける余力が少ない企業ではリファラル採用の導入によって採用コストの低減を期待することができます。
※採用コストに関しては、以下の記事をご参照ください
採用コストの平均は？新卒・中途の一人当たりの金額と削減方法を紹介
リファラル採用では、従業員が自社の魅力を自身の友人や知人に伝え一緒に働くように勧誘します。そのため、従業員とのエンゲージメントが高い企業であれば、企業と従業員が一体になった取り組みが可能になり、紹介を集めやすいなど、効果的な採用活動につながることが期待できます。
リファラル採用では、従業員からの紹介による応募であるため、自社に関する情報を事前によく理解したうえで入社してくることが考えられます。そのため、入社前後での認識ギャップが少なくなり、定着率向上や離職率低下が期待できる場合があります。また、リファラル採用に関わる従業員は、人材への自社の魅力のアピールを通じて自社への愛着が生まれ、既存社員の定着率向上につながることも期待できます。
リファラル採用を促進するためには制度設計がポイントとなります。
まずは、自社の求める人材要件を明確にしたうえで社内で共有し、採用条件や応募方法、現在の採用状況といった情報を関係者が確認できるような仕組みづくりを行いましょう。
紹介の手続きや採用プロセスが複雑である、採用する人材要件が不明確であるといった場合には、従業員への負担が増しリファラル採用が機能しない可能性があります。
また、紹介された候補者への対応を適切に行えるような体制づくりも不可欠です。
リファラル採用の成功には、従業員が紹介しやすく分かりやすい制度を整備することが重要だといえるでしょう。
リファラル採用を実施するにあたっては、候補者を紹介してくれた従業員に対して、報奨金を支給するなどのインセンティブを導入し、紹介を促進するのが一般的です。インセンティブの内容としては、下記のようなものがあります。
金額設定は企業の事情によってさまざまであり、自社の状況によって総合的に判断する必要があります。また、支給方法や金額によっては法的な制約を受けたり、高額な報奨金が不適切な紹介を助長する恐れもあります。インセンティブのこのような側面についても認識したうえで、十分に検討することが必要です。
リファラル採用を運用していくには、社内告知を効果的に行うことが大切です。
社内告知の内容は、制度の詳細、候補者の紹介に必要な情報、採用につながった事例紹介などが考えられます。これらの情報を定期的・継続的に更新して周知していきましょう。
経営トップがメッセージを発信するほか、主管部署や各部門長を介した発信、社内ネットワークやミーティングなど複数チャネルを使った告知といったものが考えられます。
また、社内告知を進めながらその効果を定期的に確認し、対応を行っていくことが大切です。
リファラル採用では、求人広告や人材紹介業者への費用など社外に支払う費用は基本的に発生しないため、従来からの採用手法と比較すれば総合的な費用は低減されることが多いです。しかしインセンティブや紹介するための会食費用や必要経費といった一定の費用が発生します。リファラル採用において発生する費用としては、以下のものが考えられます。
リファラル制度では、主に制度の運用促進を目的として、紹介してくれた従業員に対して報奨金を支給するケースが一般的です。設定金額は一人当たり数万円から数十万円程度までさまざまで、採用決定時に支給する場合だけでなく応募獲得時にも何らかの支給をする場合があります。また金銭以外にも金券や人事評価の加点といったインセンティブが設定されている場合もあります。こうしたインセンティブの内容は、業種や採用職種、採用の難易度など、各企業の事情によってさまざまで、金額設定の際にも幅があります。高すぎる金額設定では、報酬目当てで不適切な対応が行われる恐れがあるため、自社の状況に合わせて検討、判断していく必要があります。
リファラル採用では従業員と候補者となる人材が、飲食などの交流の場を通じて話をすることも珍しくありません。こうした活動に必要な経費は、会社負担とすることが必要です。業務時間外の活動であるならば、残業代の支給対象にするといった配慮も大切です。必要経費に関する取り扱いは、制度として規定しておくことがポイントです。
リファラル採用に特化したプラットフォームやSNSのプラットフォームといった社外サービスを利用する際に利用料が必要になる場合があります。SNSは無料で利用できるものも多いため、自社の目的や用途、利用方法などによって、利用の検討や使用するサービスの選択が必要になります。
リファラル採用も採用活動の一環である以上、制度が順調に運用されているかどうか、効果が出ているかどうかについて効果測定が不可欠です。そのためには、順調に運用されているかどうかを測る指標をいくつか設定することが求められます。リファラル採用における指標としては、以下のような項目を挙げることができます。
実際に紹介をしてくれた従業員の人数や比率によって、制度の認知状況や制度の利用のしやすさなどを測る指標とすることができます。この数値の変化から、社内周知の方法や紹介しやすい仕組みづくりに向けた改善策を検討することができます。
従業員一人当たりが紹介してくれた人数を、制度が実際に機能しているか、利用されているかなどを測る指標とすることができます。さらにこの数値の変化から、人材要件や労働条件などが適切か、紹介を躊躇するような事柄がないかなどについて検証ができます。必要に応じて、紹介するうえでの制約条件や心理的ハードルを低くするような施策の導入を検討しましょう。
紹介による応募者数から採用につながった決定率を確認することによって、設定している人材要件や採用基準と、実際に現場で求められている人材との整合性を確認することができます。紹介数を増やすために人材要件を変更した結果、現場の実態に合わない紹介が増えて採用決定につながらないような状況があれば、要件や基準を再度見直す必要があります。自社と社員の間で、人材要件や採用基準、自社で活躍している人材要件について、十分に共有されていることが重要です。
リファラル採用の実施に際して注意すべき点について解説します。
リファラル採用を効果的に進めていくためには、しっかりとした制度設計を行い、それに基づいて実施していくことが重要になります。この制度設計の中には、報奨金の設定と合わせて、社内周知のための施策、紹介してくれた従業員や応募者に対するフォロー体制、不採用時の対応方法など、リファラル採用に関するすべての事項が含まれます。制度の形骸化を防ぎ、効果的な運用を継続するためには、事前にしっかりとした制度設計を行うことが必要です。
リファラル採用では、従業員からの協力を得ることが必要です。そのためには社内告知や周知を十分に行い、従業員に制度の内容を理解してもらったうえで運用に積極的に関わってもらうことが大切です。また制度の仕組みなどに加えて、求めている人材要件や採用基準などについても理解してもらうことが必要となります。メールや提示物、社内ミーティングといった場面を活用し、継続的に社内告知や周知を行なっていくことが重要です。
リファラル採用は、従業員の紹介を介した採用手法であるため、ミスマッチは比較的少ない傾向があります。しかし選考結果によっては不採用となることもあり、不採用時に紹介者の従業員と候補者の人間関係に悪影響が出てしまう可能性が考えられます。こうした事態を防ぐため、事前に採用基準を明示することや不採用時の理由説明といったフォローを適切に行うことが重要だといえます。
不採用時のフォローが適切に行われないと、従業員が紹介を躊躇することにつながる可能性が考えられ、制度自体が機能しなくなる恐れがあります。リファラル採用では、友人や知人など従業員につながりのある人材が採用対象となるため、従来以上の配慮が必要だといえます。
リファラル採用は、昨今の採用が難しい環境のなかでも、効果を発揮することが期待できる採用手法の一つです。しかし、知人や友人に自社を紹介することは相応の責任をともなうため、従業員が自社の環境を肯定的に捉えていなければリファラル採用は機能しません。そのため、労働条件や職場環境をはじめとした、働くことに関係するすべての事柄を改善していくことが重要になります。リファラル採用の実施に際しては、自社を従業員が進んで知人を紹介したくなるような企業にしていくことが大切であるといえるでしょう。
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