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採用メールではまず結果を伝えることが大切ですが、事務的になり過ぎず、人事や企業の姿勢が伝わる温かみのあるメールになるように心がけましょう。応募者は複数の企業を並行し就職活動や転職活動を行っています。印象に残り、次の選考に進みたいと思ってもらえるようなコミュニケーションを心がけてください。
結果通知のメールは早めの対応を心がけ、各選考過程が終わったら3日～1週間以内に、就業時間内に送信しましょう。応募者は同時に複数の企業の選考を受けていますので、素早い連絡が採用成功につながります。
メールの構成は、
という流れが一般的です。文面は項目ごとに行間をあけるなど、見やすい工夫をしましょう。件名は短く、わかりやすく候補者に見落とされないように、用件と会社名を明記します。中途採用の場合は複数職種を並行して募集する場合も多いので、職種も記載した方が候補者にとってわかりやすくなります。
採用通知は、応募者に対して正式に採用する旨を知らせるメールです。今後の入社までの手続きや準備するもの、スケジュールなどとあわせて、新しい社員として迎える喜びや、「これからよろしくお願いします」という気持ちも文面に盛り込みます。まずは迅速にメールで通知し、入社承諾書・入社誓約書など書類を別に郵送するパターンが多いです。
残念ながら不採用の旨を伝えるメールです。不合格であっても、応募してもらったこと、面接を受けてもらったことに対しての感謝の気持ちを伝え、丁寧な対応を心がけます。応募書類については改めて自社で破棄するなどの連絡も添え、安心してもらいましょう。
ここからはメールの文面例をご紹介します。まずは新卒採用のメールのテンプレートです。中途採用より選考期間が長いので、応募者の就職活動を応援する気持ちが伝わると、応募者側も嬉しく感じ、志望意欲も高まります。
※本文末尾の署名は割愛しています。
件名：エントリーありがとうございます。◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇と申します。
この度は、弊社にエントリーいただきありがとうございます。
取り急ぎ、エントリーいただいたお礼と受付完了しましたことをご連絡いたします。
今後のセミナーおよび選考会のスケジュールなどにつきましては、
詳細が決まり次第、弊社から〇〇様の〇〇〇〇（新卒採用で利用する求人メディア）マイページ宛にお知らせいたします。もうしばらくお待ちください。
なお、弊社の最新情報は、採用ホームページや、〇〇〇〇（新卒採用で利用する求人メディア）の人事担当者ブログなどに掲載予定ですので、ぜひそちらもご覧ください。
末筆ながら、〇〇様の就職活動がより充実したものになりますよう、心よりお祈り申し上げます。
件名：書類選考結果と面接のご案内◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇と申します。
この度は、弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類を拝見し、
ぜひ弊社の一次面接に進んでいただきたく、ご連絡いたしました。
早速ではございますが、以下の日時よりご来社の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合は、候補日程をいただけますと幸いです。
オンライン面接も可能ですので、ご遠慮なくお申し付けください。
【会場】 株式会社〇〇〇〇本社ビル
[面接方法についての補足 以下は例です]
オンライン面接も可能ですので、ご遠慮なくお申し付けください。
[面接官や面接の内容についての補足 以下は例です]
当日は弊社の人事課長と採用部門の課長も同席し、より詳細な会社のビジョンや仕事内容などについてもお話しさせていただきます。]
ご返信を心よりお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。
件名：書類選考結果のご連絡◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇と申します。
この度は、弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
〇〇様について、慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回についてはご期待にそえない結果となりました。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。]
多数の企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。
〇〇様の就職活動において、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
件名：面接日時のご連絡◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇でございます。
この度は、面接にお進みいただける旨をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
早速ですが、下記で面接の実施を予定しております。ご都合いかがでしょうか。
【日時】 ○月○日（○） ○○：○○～
【会場】 株式会社〇〇〇〇 本社ビル/住所
〇階、受付にて人事・〇〇宛にお電話いただけますと幸いです。
【持ち物】 印鑑（交通費支給のため）、筆記用具
ご都合の悪い場合には、大変お手数ですが、
ご来社可能な日程および時間帯をご連絡いただけますでしょうか。
それでは当日、お会いできるのを楽しみにしております。
件名：面接結果と[二次面接or最終面接のご案内]◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇と申します。
先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇様には、弊社の[二次面接or最終面接]に進んでいただきたく、
ご連絡いたしました。
早速ではございますが、以下の日時よりご来社の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合は、候補日程をいただけますと幸いです。
[面接方法についての補足 以下は例です]
オンライン面接も可能ですので、ご遠慮なくお申し付けください。
[面接官や面接の内容についての補足 以下は例です]
当日は弊社の人事部長と採用部門の部長も同席し、〇〇様に対する弊社の期待についてもお話しさせていただきます。
【会場】 株式会社〇〇〇〇本社ビル
ご返信をお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。
件名：面接結果のご連絡◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇でございます。
先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様について、慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回についてはご期待にそえない結果となりました。
今回はご期待にそえない結果となりましたので、略儀ではございますが、
メールにてご通知申し上げます。
限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、
弊社としても大変苦慮した上での結果となりましたことをあわせて、お伝えさせていただきます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください]
多数の企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。
〇〇様の就職活動において、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
件名：採用通知のお知らせ◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇でございます。
先日は、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重な採用選考の結果、〇〇様を採用させていただくことに決定いたしましたので
ここにお知らせいたします。
◆今後の手続きにつきまして
下記の書類を郵送いたしましたので、記入・捺印の上、
〇〇〇〇年〇月〇日までにご返送ください。
ご不明点がございましたら、下記まで遠慮なく、お問い合わせください。
総務部人事課 〇〇 電話〇〇〇 メール〇〇
この後の詳細なスケジュールにつきましては、別途ご連絡いたします。
〇〇様と共に働く日を社員一同心待ちにしております。
残り少ない学生生活も充実したものになりますようお祈りいたします。
件名:選考辞退の受諾の件◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇でございます。
弊社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございます。
選考辞退とのこと、弊社としても誠に残念ではございますが、お申し出を受付けました。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。]
〇〇様の就職活動において、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
中途採用は、新卒に比べ選考期間が短く、在職中に転職活動をする人も多いので、スピーディな対応が採用成功への第一歩です。選考に時間がかかる場合でも、次の連絡がいつ頃になるか明記するよう配慮しましょう。
※本文末尾の署名は割愛しています。
件名：〇〇職へご応募いただき、ありがとうございます。◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇と申します。
この度は、弊社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございます。
取り急ぎ、お礼と受付完了しましたことをご連絡いたします。
応募資料をもとに書類選考をさせていただきます。
〇〇日以内に、選考結果にかかわらずご連絡いたしますので
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。
採用選考についてご不明な点等ございましたら、
下記までご遠慮なくお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
件名：書類選考結果と面接のご案内◆株式会社〇〇〇〇 〇〇職採用
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇と申します。
この度は、弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類を拝見し、
ぜひ弊社の一次面接に進んでいただきたく、ご連絡いたしました。
早速ではございますが、以下の日時よりご来社の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合は、候補日程をいただけますと幸いです。
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
【会場】 株式会社〇〇〇〇本社ビル
[面接方法についての補足 以下は例です]
オンライン面接も可能ですので、ご遠慮なくお申し付けください。
[面接官や面接の内容についての補足 以下は例です]
当日は弊社の人事課長と採用部門の課長も同席し、より詳細な会社のビジョンや仕事内容などについてもお話しさせていただきます。]
ご返信を心よりお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。
件名：書類選考結果のご連絡◆株式会社〇〇〇〇 〇〇職採用
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇と申します。
この度は、弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
〇〇様について、慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回についてはご期待にそえない結果となりました。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。]
多数の企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。
〇〇様の採用活動において、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
件名：面接日時のご連絡◆株式会社〇〇〇〇 〇〇職採用
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇でございます。
お忙しいところ、面接日時をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、下記で面接の実施を予定しております。ご都合いかがでしょうか。
【日時】 ○月○日（○） ○○：○○～
【会場】 株式会社〇〇〇〇 本社ビル/住所
【持ち物】 印鑑（交通費支給のため）、筆記用具
ご都合の悪い場合には、大変お手数ですが、
ご来社可能な日程および時間帯をご連絡いただけますと幸いです。
それでは当日、お会いできるのを楽しみにしております。
件名：面接結果と[二次面接or最終面接のご案内]◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇と申します。
先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇様には、弊社の[二次面接or最終面接]に進んでいただきたく、
ご連絡いたしました。
早速ではございますが、以下の日時よりご来社の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合は、候補日程をいただけますと幸いです。
[面接方法についての補足 以下は例です]
オンライン面接も可能ですので、ご遠慮なくお申し付けください。
[面接官や面接の内容についての補足 以下は例です]
当日は弊社の人事部長と採用部門の部長も同席し、〇〇様に対する弊社の期待についてもお話しさせていただきます。
【会場】 株式会社〇〇〇〇本社ビル
ご返信をお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。
件名：面接結果のご連絡◆株式会社〇〇〇〇 〇〇職採用
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇でございます。
先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様について、慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回についてはご期待にそえない結果となりました。
今回の選考では多数の応募があり、弊社としても難しい判断となりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、
ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。]
多数の企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。
〇〇様の、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
件名：採用通知のお知らせ◆株式会社〇〇〇〇 〇〇職採用
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇でございます。
このたびは弊社の〇〇職にご応募、並びに度々ご来社いただき、
誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、〇〇様を採用させていただくことに決定いたしましたのでここにお知らせいたします。
つきましては、ご入社にあたり、弊社にご提出いただく書類を本日発送させていただきました。〇月〇日までに、必要な書類をご用意の上、同封の返信用封筒でご返送くださいますようお願いいたします。
ご入社日・採用日は〇月〇日付の予定でございます。
提出書類や今後の手続きなどでご不明な点などございましたら、
遠慮なく下記までお問い合わせください。
総務部人事課 〇〇 電話〇〇〇 メール〇〇
面接させていただいた〇〇をはじめ、社員一同、〇〇様と一緒に働けることを心より歓迎しております。
件名:選考辞退の受諾の件◆株式会社〇〇〇〇
〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当〇〇でございます。
弊社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございます。
選考辞退とのこと、弊社としても誠に残念ではございますが、お申し出を受付けました。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。]
末筆ではございますが、○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます 。
通知メールをできるだけ早く、ミス・モレがないよう送るためにテンプレートを利用することは効率的ですが、文面が事務的になりすぎないよう、応募者の心に届くよう自社の気持ちを加えることが大切です。また通知メールは、応募者との大切なコミュニケーションとなり、会社を印象づけるものです。不備がないかダブルチェックし、送信時もミスなく行いましょう。
応募者にとって、通知メールは企業の印象を決める大きな要素です。1対1のコミュニケーションを心がけましょう。例えば、面接のときに雨が降っていたら「先日は、あいにくの空模様のなか、お越しくださりありがとうございました。」と添えたり、面接後のメールには「面接させていただいた〇〇が、『〇〇様のお人柄やプロジェクトのご経験に大変魅力を感じた』と申しておりました。」など自社への志望意欲が高まる一文を添えたりすると、他社との差別化も図れます。