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OJTとは、「On-the-Job Training」の略称であり、日常の仕事を通じて必要な知識・技術・技能・態度などを身に付けられるよう、意図的・計画的に指導することをいいます。
一方でOFF-JTは、「Off-The-Job Training」の略称で、職場を一時的に離れて行う教育訓練のことをいいます。具体的には、集合研修やe₋ラーニング、外部スクールやセミナーへの参加などを指します。
指導内容は、OJTでは実際の業務を行いながら業務に直結するノウハウを習得し、OFFJTでは業務全般で求められる汎用的な知識を習得することに重点を置いている傾向があります。
OJTと似た制度にメンター制度というものが存在します。これは知識と経験のある先輩（メンター）が、後輩（メンティー）に対して、社内ルールの把握や仕事の進め方など幅広い支援活動を行う制度のことです。OJTは日常の仕事を効率的・意図的・計画的に指導することが多く、メンターはモチベーションの維持・向上なども含め、困った時のサポーター役というイメージです。
※メンターに関しては、以下の記事をご参照ください
【人事必見】メンターとは？OJTとの違い、導入ステップ、成功させるコツを紹介
そもそもOJTの目的とはどのようなものでしょうか。前段で説明した通り、日常の仕事を通じて必要な知識・技術・技能・態度などを身に付けられるよう、意図的・計画的に指導することがOJTですから、取り入れる企業は「早期に即戦力として活躍してもらう」ということを目的にしていることが多いでしょう。また、実際の組織で今後も一緒に働く上司や同僚からさまざまなことを吸収することで一体感も生まれ、人間関係の不安の解消や定着率のアップにも繋がる可能性があります。
OJTのメリットは、大きく２つあります。
まず、人事の業務コストの削減です。OFFJTであれば研修環境や外部講師を招くなどの準備が必要ですが、OJTの場合、現場の上司や先輩が職場で指導するため、人事が研修のために充てていた業務コストを時間的にも金銭的にも削減することができます。
もう一つは、教わる側・教える側が共に成長できる組織的なメリットです。1対1で指導することにより個々の成長スピードに合わせた育成ができる点、実務を通じてより実践的なスキルや知識を習得できるため、即戦力として活躍しやすいという点も魅力です。一方で、教える側にとってもOJTの経験を通して、業務への理解度や部下への指導力が向上するため、スキルアップにつながるという利点があります。さらにOJTを通して上司・先輩と新人の間で自然と相談しやすい関係性が生まれることから、職場の信頼関係の醸成にもつながります。
OJTにおけるデメリットも存在し、それは教育担当者のスキルによって育成の効果にバラツキがあることです。指導体制が整っていない場合や、教育担当者が多忙な場合は、放置になってしまうというリスクもあります。OJTが人事側の研修に関する業務コストを削減できる一方で、現場での教育担当者の工数に負荷がかかりますので、状況を見ながら教育担当者に対する組織的なフォローも必要です。また、実務を通しての研修になるため、業務の全体像を把握しづらいというケースもあります。OFFJTとうまく連携させながら、業務を体系的に学べる状態にしていきましょう。
OJTを導入しても、実際にはなかなかうまくいかないというケースもあります。特に多いのが、人事側でOJTの実施を計画し配属部署に依頼したものの、指導体制が整備されていないという場合です。現場にとってOJTは負担になることも事実で、すべてを現場に任せきりにしていいわけではありません。現場の繁忙期や組織体制、教育担当者のスキルなどを考慮した上で、人事としてOJTの導入や指導体制の構築を進めていくことが大切です。
全ての業務がOJTに向いているわけではありません。OJTが合う業務・合わない業務をご紹介します。
ある程度ルーティンが確立されており、突発的な案件が発生しにくい業務はOJTに向いています。教える人によるスキル差が出にくく、指導者も普段の業務に取り組みながら説明やフィードバックを行いやすいというのが理由です。また、マニュアルを整えておけば、準備の負荷も減り、同じ業務を行う社員の多くが教育担当者になれるため、一部の人に負担が偏ることもなく安定的にOJTが実施できます。
プロジェクトごとに仕事の進め方や内容が変わったり、突発的な状況が発生したりする業務は、あまりOJTには向いていないといえます。個々の仕事や状況によって対応方法が変わるため、OJTだけではスキルやノウハウの吸収が難しいこと、マニュアル化できない部分が多いため教育担当者の負担も大きくなることが理由として挙げられます。OJT以外の教育訓練も取り入れて、予め基本的な考え方や基礎スキルを習得したり、定期的に振り返りを行ったり、学んだことを体系的に落とし込むといった工夫が必要です。
OJTにはトレーナーの存在が欠かせません。単に近くにいる人が教育担当者として付くのではなく、組織として誰をトレーナーにするのかあらかじめ決めておき、一定の心構えとスキルをインプットしましょう。育成に際し、コミュニケーション、ティーチング、コーチング、フィードバックといったスキルは研修などを通じて身に付けておく必要があります。
OJTは、教育担当者側の心構えがその成否に大きく関わってきます。そこで、OJT担当者にインプットしておいたほうがいいことをお伝えします。
まず、「OJTは教える側の成長にもつながるものでもある」ということを意識させることです。指導経験を通じてどのように成長したいのか、どのような指導を実践していきたいのか、考えさせる機会を作るといいでしょう。目指すべきマネジメントスタイルを明確にし、そこに向けた具体的な成長イメージを持たせることで、教育担当者としての心構えを作り上げていきます。
また、指導方法のインプットも重要です。仕事の知識やスキルを有する社員でも、十分な指導技術が備わっているとは限りません。育成にあたっては、コミュニケーション、ティーチング、コーチング、フィードバックなどさまざまなスキルが必要となります。必要に応じてOJT担当者向けの研修なども実施しましょう。
※フィードバックに関しては、以下の記事をご参照ください。
フィードバックとフィードアップの違いは？ビジネスでの使い方を事例付きで紹介
OJT導入にあたっての具体的な手順・進め方をご説明します。
まず、OJTとOFF-JTをうまく組み合わせた人材育成計画を立て、OJT研修の目的を明確化することから始めましょう。人事は教育を行う部署の現状を把握し、負荷を考慮した上でOJT計画を立案します。OJTには教育の質にバラツキがでやすいという特徴がありますので、教育を担当する社員を選出する際には、必要に応じて教育担当者にも研修を行うこともおすすめです。指導方法に関して学ぶ機会を用意したり、OJTの目的や目標などを理解してもらうと、実施の効果も高まります。
OJTの実施期間中トレーナーは相手の習得度に合わせて、分かりやすい言葉や態度で接します。自らも業務をやってみせ、よく話し合い、相手の言葉に耳を傾け、信頼して任せます。
OJTの実施期間中は、教育担当者、受講者、上司による定期的なコミュニケーションや振り返りの機会を作ることを意識しましょう。時に人事担当者が教える側・教わる側の双方の社員と面談を行い、状況に応じて計画の変更や修正を行っていくことも大切です。また、OJTの実施後には、目標の達成度を把握して、何ができていて、何ができていないのかを受講者にフィードバックして、次の成長の機会へとつなげていきましょう。
実施期間終了後には最終報告を行います。良かった点、改善すべき点を伝え、今後の成長に繋がるように分かりやすく受講者に伝えます。評価できる点をしっかり褒めることで、業務を続けるうえでのモチベーションアップになります。
OJTは日常的な実務を通じて指導・育成を行う方法です。担当トレーナーは自分の仕事をやりながら教えることになるので、流れ作業になってしまったり、背中を見せて覚えさせたりといったその場の状況次第での対応になってしまわないようにすることが重要です。しっかり計画的に進めることが成功のポイントになります。一般的なOJTの進め方は、トレーナーが教える→トレーナーがやってみせる→一緒に経験させる→任せてみる→フィードバックを行う、この流れを継続的に繰り返して行います。
OJTを導入する際に企業として意識すべきことをお伝えします。
OJTを成功させるには、「全社員で新入社員を育てていく」といった意識や風土が大切になります。人事担当者やOJT担当者はもちろんのこと、職場の育成風土づくりや新入社員へのフォローを行っていくためには、部署の上司や仲間の協力も欠かせません。
最終的にOJTを通してどのような人材を目指すのか、具体的な目標を立てることが重要です。一人前といった曖昧なものではなく、「月間売上目標を達成する」「一人で顧客を訪問して商談ができるようになる」など明確に判断できる指標を置くことで、具体的な育成計画も立てやすくなります。
業務を通して成長を促していくOJT。まず業務の目的や期待などを明確に伝えて仕事を渡す。業務遂行中はこまめな声掛けや的確なサポート、進捗確認などを行いましょう。業務完了時には、具体的に良かった点と改善点を明確にフィードバックしていきます。このサイクルを意識してまわしていくことで、一歩ずつ成長を導いていくことができます。
OJTシートとは、OJTの目標と達成度を管理するために活用できるシートで、大きく分けて教育担当者用の「育成計画シート」と教育担当者と受講者をつなぐ「コミュニケーションシート」の2種類があります。これらをうまく活用することで、現状の共有や成長の可視化がしやすくなるというメリットがあります。
即戦力としての活躍を期待し、多くの企業がOJTを取り入れていますが、現場任せになっているというところも少なくありません。より効果的なOJTを実施することで、教わる側・教える側の双方のスキルアップも期待できるため、企業にとっても重要な取り組みです。ぜひ自社の育成体制や運用方法などについて見直してみてください。