一般事務の仕事内容は？ 一般事務に向いている人と仕事のやりがい

デスクワークの人気職種の一つが一般事務。ワークライフバランスが整いやすく、業務を円滑に進めるための、「縁の下の力持ち」の役割を担う職種です。そこで、人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏に、一般事務の仕事内容や向いている人、一般事務に転職するためのポイントについてお伺いしました。

一般事務の仕事内容と役割

一般事務の仕事内容と役割について解説します。

書類作成

見積書や納品書、送付状など顧客や社内関係部署とのやり取りに必要な書類を作成する仕事です。オフィスのWordを使用して作成することが一般的です。

データ入力

現在は多くの情報をデータ管理しています。受注情報や請求情報、顧客情報など様々なデータを業務用のアプリケーションに入力します。

ファイリング

納品書や請求書など、紙で保管しなければならない書類を分類してファイルに残しておく仕事です。取り出しやすいように、見出しやラベルなどで分かりやすくしておく必要があります。

電話・メール対応

社内外からかかってきた電話を受け付け、案内したり担当者に転送したりするのも一般事務の仕事の一つです。連絡があったことをメールで担当者に伝えることもあります。

来客対応

会社に訪問した顧客への対応を行う仕事です。訪問者の用件を聞き、担当者に取り次いだり、飲み物を用意したり、応接室に案内したりします。

スケジュール調整

会議に参加して、参加者のスケジュールを調整したり、会議室を予約したり、議事録を作成したりする仕事です。オンライン会議を調整したり会議用のURLを発行したりすることもあります。

郵便物の対応

会社や所属部署に届いた郵便物を仕分けて担当者に渡したり、発送したい郵便物を郵便局に届けたりする仕事です。

なお、一般事務以外の事務職として、営業のサポートをする事務は営業事務、経理のサポートをする事務は経理事務、医療機関の事務は医療事務と呼ばれています。これらの事務職に比べると、一般事務は業務の幅が広く、書類作成から顧客対応、社内調整やサポートなど、勤務先によって業務内容は異なる傾向があります。

一般事務に向いている人

一般事務は、書類作成から顧客対応など、業務が円滑に進むようにサポートする役割。そのため、ホスピタリティや協調性などが求められる職種です。また、書類作成やデータ入力など、正確さも求められるため、確実性、慎重さを強みとしている人も一般事務に向いているでしょう。

顧客や従業員からの電話に出る、来客があった場合に応接室に案内して飲み物や資料などを準備するといった来客対応も行うので、コミュニケーション力や基礎的なビジネスマナーなどが求められます。

一般事務の魅力や仕事のやりがい

一般事務の魅力は、経理や販売のように繁忙期がなく、定型化された業務が多いため、ワークライフバランスが整いやすい点が挙げられます。仕事のやりがいにおいては、職場のサポートを行うことが多いため、「ありがとう」と感謝されたり「助かったよ」と言われたりすることにやりがいを感じる方が多いようです。

一方で、業務が定型化されていることで、他の職種よりも仕事が単調に感じてしまうというデメリットもあります。また、定型化された事務業務は、生産性向上のために自動化（RPA）やIT化が図られる可能性があります。そのため、一般事務はサポートが中心だとしても、ただ受け身で仕事を待つのではなく、「どうしたら職場がより良い環境になるか」「メンバーの生産性が上がるにはどうしたらいいか」を常に考え、主体的に行動することが大切です。

一般事務に転職するには

未経験で一般事務に転職したい場合は、基礎的なパソコンの操作を覚え、Word、ExcelなどのOfficeソフトを扱えるようになっていると、転職活動でもアピールがしやすくなります。PCスキルに自信がない方は、書籍やインターネットなどを活用して独学で勉強するか、ハローワークでPCスキル関連の職業訓練を開催しているので問い合わせてみましょう。

また、一般事務は来客対応や受付などを行うこともあります。応募する求人の仕事内容を見て、「コールセンターで働いた経験があるので、電話応対が得意」「販売スタッフとして来客への対応だけでなく、在庫管理や書類作成も行っていた」など、これまでの経験で活かせることを職務経歴書でアピールしましょう。なお、未経験の場合も応募する求人をできるだけ絞り込まず、営業事務や経理事務など関連の事務職種にも応募して、選択肢を広げておくことが大切です。

転職市場における一般事務の動向

厚生労働省が毎月発表している「一般職業紹介状況」の有効求人倍率を見ると、一般事務は0.30となっています。有効求人倍率とは、有効求人数を有効求職者数で割った数字で、倍率が1を上回れば、求職者よりも求人が多いということになります。1を下回ると求人よりも求職者の方が多いため、1つの求人に対して複数の求職者が応募することになります。

 

出典：一般職業紹介状況(令和4年3月分)(厚生労働省)

一般職業紹介状況の令和4年3月分では、一般事務は0.30なので、1つの求人に対し3名以上の求職者がいるということになります。一方で、販売の仕事は商品販売の職業が1.45、営業の職業が1.78と、求職者よりも求人が上回っています。

一般事務は派遣社員を採用する企業も多く、また、IT化などで業務の効率化も図られています。そのため、他の職種と比べると、一般事務は有効求人倍率が低い傾向があります。一般事務にこだわっていない場合は、営業事務や経理事務など、関連職種も視野に入れた方が転職成功の可能性が高まるでしょう。