転職活動中の電話のかけ方や受け方、折り返し方　シーン別トーク例も紹介

転職活動中は、さまざまな場面で応募先企業の人事担当者と電話で会話する場面があるかもしれません。メールでのやりとりが増えていることもあり、不安な人もいるでしょう。そこで今回は、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に「転職活動中の電話のかけ方や受け方、折り返し方」について聞きました。シーンごとのトーク例も紹介します。

転職活動では電話する場面もある

転職活動中は、企業への問い合わせや面接の日程調整など、さまざまな場面で電話でのやりとりが必要になることもあるでしょう。きちんとした応対ができないと、「社会人としてのマナーを身に付けていない」という印象を与えることになりかねません。また、電話対応をするのが選考にかかわる人事担当者であるケースも少なくないことから、電話の印象が選考に何らかの影響を及ぼす可能性は、想定しておいた方が無難でしょう。

電話対応の基本

転職活動中の電話対応について、電話をかけたり受けたりする以前の段階で基本的に理解しておきたいことを紹介します。

電話の前に準備するもの

選考日程の調整などもできるように、手帳や筆記具などを用意して、すぐにメモが取れるようにしておきましょう。加えて、求人票など応募企業や応募職種に関する情報がわかる書面なども準備しておくと安心です。相手の声が聞き取りやすくなるように、イヤホンを用意しておくと便利でしょう。

電話をかける・受ける場所

電話をかける際は、聞き取り間違いなどを避けるために、雑音の入らない静かな場所を選びましょう。相手に自分の声を鮮明に聞き取ってもらえる意味でも大切です。電話を受ける際も、なるべく雑音の少ない静かな場所に移動しましょう。通話が途切れることのないように、電波状況の良い場所を選ぶことも重要です。

電話をかけるタイミング

応募先企業の求人情報に記載されている就業時間内にかけることを心がけ、始業前や昼休み、終業後の時間帯は避けた方がいいでしょう。昼休みなどの時間にしか電話がかけられない場合は、「お昼どきに申し訳ございません」など、相手に配慮する一言を添えましょう。

電話をかける際の流れとトーク例

電話をかける際の基本の流れと、そのまま使えるトーク例を紹介します。注意ポイントと合わせて確認しましょう。

ステップ1：挨拶と自分の名前を伝える

• 初めて電話する場合

• すでに求人に応募している場合

注意ポイント

すでに求人に応募している場合は、求人サイト名などの応募経路や、応募している職種を伝えましょう。選考に進んでいるのであれば、「中途採用で一次面接の日程をご調整いただいている◯◯（名前）と申します」など、選考状況を添えると、より瞬時に把握してもらいやすいでしょう。

ステップ２：担当者を呼び出す

あるいは

あるいは

注意ポイント

相手の部署名や名前を言い間違えないように、メモなどで確認することが大切です。担当者の名前がわからないときは、「中途採用の担当者さま」「中途採用の人事担当者さま」などと伝えても構いません。

ステップ３：担当者に用件を簡潔に伝える

• 再度名乗ってから（※ステップ１を参考に）

• そのまま電話を続ける場合

• 時間を改めて電話をかける場合

注意ポイント

簡潔に要件を伝えるために、あらかじめ要点をまとめておきましょう。「何の件についての電話なのか」を伝えてから詳細を述べると、わかりやすくなります。「今は取り込んでいるので、メールで連絡してほしい」など、電話以外の連絡手段を提示された場合は指示に従いましょう。

ステップ４：相手の返答を聞いてから内容を確認する

• 相手の返答した内容を確認する

• 聞き間違いや疑問点がないとき

• 聞き間違いがあったとき

• 疑問があったとき

注意ポイント

面接の日程や時間などは必ずメモを取り、復唱して確認しましょう。後回しにすると、詳細を忘れてしまいかねません。再度電話して確認することも可能ですが、ルーズな印象になりかねないので、なるべく避けましょう。

ステップ５：お礼を伝えて切る

注意ポイント

相手が電話を切ったことを確認してから通話を終了しましょう。一般的には、「電話をかけた側が先に切る」ことがマナーとされていますが、上司や取引先・顧客などが相手の場合と同様に、「一刻も早く電話を切りたがっている」など、失礼な印象を与えかねないことに留意しましょう。

シーン別　電話対応のトーク例

転職活動中に想定される各シーンに応じた電話のトーク例を紹介します。電話をかけたり受けたりする際の参考にしましょう。

問い合わせや質問をするとき

• 求人情報の内容について問い合わせるとき

• メールに書かれていた内容に対し、質問があるとき

選考日程の再調整を申し出るとき

選考や内定を辞退するとき

相手の声が聞き取りにくいとき

あるいは

担当者が不在のとき

移動中・業務中など対応が難しいとき

• 折り返しがほしいと言われたとき

相手から折り返すと言われたとき

• 再度、折り返しを申し出られたら

留守番電話につながったとき

面接に遅刻しそうなとき

• 電話がつながったら

• 採用担当者に取り次いでもらったら

• 対応してもらった後で

電話を受けるときのポイント

採用担当者からかかってきた電話を受ける際は、相手が名乗ったら「お世話になっております。○○です」と名乗りましょう。用件が終わったら「ありがとうございました。それでは失礼いたします」とお礼を言い、相手が切ってから電話を切ります。

就業中や移動中など、無理に通話せず折り返した方がいいケースもあります。場面に応じて、下記のトーク例を参考にしましょう。

• 面接の日程調整の電話を受けるときのトーク例

• 内定通知を受けたときのトーク例

折り返しの電話をかけるときのポイント

電話に出ることができなかったときは、当日のうちに、なるべく早いタイミングで折り返し電話をかけましょう。相手の終業時間を過ぎてから気付いた場合は、メールで連絡が遅れたことへのお詫びを伝え、「明日、XX時～XX時の間にお電話してもよろしいでしょうか」など、連絡可能な時間帯を提示して、相手に確認しましょう。

終業時間以降に電話がかかってきて、留守番電話に「折り返しがほしい」というメッセージが残されていた場合は、気付いた段階で折り返しましょう。ただし、あまりにも遅い時間帯だと、常識に欠ける印象を与えかねないので、メールで連絡する方が無難です。

• 相手が出たときのトーク例

• 担当者が出たときのトーク例

• 担当者が留守電を残していたときの補足トーク例

仕事中に電話してほしくないときは？

働きながら転職活動をしている場合は、業務中など電話に対応できない場合も多いものです。業務中の電話対応を避けるための対処法を紹介します。

連絡の取りやすい方法を伝える

通話可能な時間帯を履歴書の電話欄・備考欄などであらかじめ伝えておきましょう。その際は一方的な要求とならないように、「この時間帯（方法）の方が迅速にお返事できると思いますので、ご対応お願いできますでしょうか」といった配慮も示すことが大事です。

転職エージェントを活用する

転職エージェントに登録すると、選考日程の調整に対するサポートや内定辞退の連絡など、さまざまな支援を受けることができます。電話連絡の時間帯や代替連絡手段なども希望に合わせて相談が可能なので、働きながら転職活動をしている場合も、安心して転職活動に集中できるでしょう。電話でのやりとりに苦手意識を持っている人は、積極的に検討してみてはいかがでしょうか。