転職活動の履歴書の正しい折り方｜郵送・手渡しなどの注意ポイントも解説

転職活動で応募企業に履歴書を送付する際、「履歴書は折って封入してもいいのか？」「どう折るのが正しいのか？」と悩む人もいるでしょう。そこで今回は、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に「転職活動の履歴書の正しい折り方」について聞きました。履歴書の送付時の注意点や持参する際に気をつけたいポイントまで紹介するので、しっかり理解しておきましょう。

履歴書の正しい折り方、どうすればいい？

履歴書の正しい折り方を解説するので、把握しておきましょう。

履歴書の折り方のマナーは「二つ折り」が正解

履歴書の正しい折り方は「二つ折り」です。市販の履歴書の多くはA4サイズですが、これはA3サイズを二つ折りにしたものです。「購入した時点で、二つ折りになっている」ので、そのまま使用し、新たに折り目をつけないように気を付けましょう。付属の封筒が小さく、三つ折りしか入らない場合でも、ビジネスマナーとして二つ折りを前提とするケースがほとんどなので、サイズの合う封筒を購入した方が安心できるでしょう。

「三つ折り」「四つ折り」がマナー違反とされる理由

履歴書を「三つ折り」「四つ折り」にすれば、読むときに広げる手間かかり、多くの応募者の履歴書に目を通す人事担当者にとって負担となります。また、折り目がついた履歴書は読みにくく、社内の面接同席者に共有する際にもコピーが取りにくいのです。相手に気遣い、確実に読んでもらうことが前提のため、一般的なマナーとして履歴書は二つ折りにするものだと考えましょう。

「三つ折り」でもOKな例外もある

派遣会社や人材紹介会社に履歴書を提出する場合は、三つ折りでも問題ないとされています。転職エージェントの場合は、担当者と一緒に履歴書を作成するケースが多いので、登録の時点で履歴書を提出することはほとんどないでしょう。また、選考に関係なく履歴書を提出する場合も、三つ折りはOKとされています。その際は、先の図の中の三つ折りの例を参考にし、氏名や写真が一番上になるようにして、キレイに折りましょう。

履歴書の折り方がマナー違反と思われたら選考に影響する？

履歴書の折り方が間違っていても、それだけで選考の判断を下すことはないでしょう。しかし、印象の面で「仕事においても、雑な対応をするかもしれない」「受け取る相手の気持ちや、自分が相手からどう見られるかを考えることができない人物では？」など、マイナスに捉えられる可能性があります。

また、多くの応募者は、マナーについてもきちんと調べた上で準備しているものなので、たくさん折り目のついた履歴書は悪目立ちしてしまうでしょう。会う前の時点からマイナスの印象を持たれないよう、注意しましょう。

職務経歴書をプロに添削してもらう

履歴書を郵送・手渡しする際に注意したいこと

ここでは、二つ折りにした履歴書を郵送・手渡しする際に、注意したいポイントを紹介します。

封筒の表面に、「履歴書在中」と赤字で記載する

履歴書を入れる封筒には、表面の左下に「履歴書在中」と赤字で記載し、定規などを使って四角く囲うことがポイントです。履歴書が入った封筒だということを相手が認識できるようにしましょう。職務経歴書も同封する場合は、同じく赤字で「応募書類在中」と記載して、四角く囲いましょう。また、「誰が」「いつ」送ったものかを把握しやすいように、封筒の裏面には、履歴書を提出する年月日と、自分の住所・氏名を記載することも忘れないようにしましょう。

履歴書を二つ折りで「郵送」する際のポイント

A4サイズ（210×297mm）の履歴書を二つ折りの状態で入れるために、角形2号（240×332mm）の封筒を使用しましょう。ビジネス文書を入れる封筒の色は、茶色・白色が基本ですが、白色の封筒の方が宛名や差出人などの文字が確認しやすく、きちんとした印象を与えられるでしょう。

履歴書はクリアファイルに挟んで封入すると、汚れやシワなどの防止になりますし、相手も管理しやすいでしょう。また、料金不足で戻ってきたり、相手に不足分を払わせたりすることがないよう、郵送の料金を窓口で確認することがお勧めです。履歴書は信書のため、メール便で送ることは法律違反になるので、こちらも注意しましょう。

履歴書だけでなく「送付状」も封入

封筒には、履歴書だけでなく、あいさつ状となる「送付状（添え状）」も同封しましょう。A4サイズに横書きで、PCで作成することがお勧めです。書類を重ねる順序は、採用担当者へのあいさつの役割を持つ送付状が一番前になるようにして、履歴書、職務経歴書、そのほかの応募書類と重ねましょう。

履歴書を二つ折りで「手渡し」する際のポイント

キレイな状態で手渡すためにも、折り目が付かないようクリアファイルなどに挟み、封筒に入れて持参しましょう。丁寧に扱っていることが伝わる方が印象も良くなります。カバンもA4サイズの封筒がキレイに収まるものを選ぶことがお勧めです。選考書類は個人情報であり、ビジネス文書でもあるため、クリアファイルのみに入れて、カバンからはみ出して外から見えてしまうようなことがないようにしましょう。また、封筒から取り出して履歴書のみを提出するケースもあるので、封をのり付けしないこともポイントです。

履歴書を提出する際の注意ポイント

・受付で履歴書を提出する場合は、履歴書を封筒に入れたまま相手の読みやすい向きで渡しましょう。

・面接担当者に直接、手渡す場合は、指示に従って封筒から履歴書を取り出し、クリアファイルに入れたまま封筒に重ね、面接担当者が読みやすい向きにして渡しましょう。

・面接会場に先に通され、面接担当者を待機する場合は、履歴書を入れた封筒を机の上に置き、クリアファイルに入れたままの履歴書をその上に重ねておきましょう。

履歴書が「第一印象」を左右することを忘れずに

面接前の段階では、履歴書をはじめとする応募書類は「相手に自分のことを知ってもらう重要な材料」であり、第一印象にそのままつながるものと言えます。履歴書の折り方が合否に直接影響することはありませんが、相手に違和感を与えるようなものであれば、会う前の時点からマイナスの印象を持たれてしまう可能性も少なくはないでしょう。

汚れていたり、写真のサイズが合っていなかったりする履歴書と同様に、折り方がきちんとしていない履歴書は、「ビジネスマナーの大切さを理解していない」「仕事に対してもいい加減な姿勢なのではないか」などの印象を与える可能性があるでしょう。

応募職種にぴったりな経験・スキルや、その企業を志望する熱意の高さがあっても、マイナスの先入観を持たれてしまえば、面接でもいいところを引き出してもらいにくくなるものです。面接で最大限に自分の力を発揮するためにも、きちんとした履歴書を提出することをお勧めします。