履歴書に同封する送付状（添え状）の書き方とポイントを紹介【テンプレート付き】

履歴書や職務経歴書を送る際、送付状（添え状）を同封すべきか、どのように書くべきか迷うこともあるでしょう。送付状は採用担当者が最初に目にする文書になるので、ビジネスマナーを守って印象よくしたいものです。

送付状の書き方や送り方、注意点などについて、組織人事コンサルティングSeguros代表コンサルタント粟野友樹氏が解説します。

送付状（添え状）とは？

「送付状」はあいさつ状の一種であり、一般的には書類を郵送する際に添えるのがマナーとされています。応募書類は求職者の「顔」です。顔が見えないからこそ、書類はきれいな状態で相手の手元に届くのが一番だと考えながら、送付状も作成するように心がけましょう。

ビジネスマナーができると好印象を与えることができる

送付状は合否の直接の判断材料にはなりませんが、採用担当者から関心を持ってもらうチャンスであり、多数応募があった場合に自身を印象付けることもできるでしょう。合格の可能性を高めるためにも、ぜひ一筆添えておきましょう。

あいさつと誰が何を送ったか知らせるもの

ビジネスシーンでは相手に物事を伝える際、常に「誰が」「誰に」「何を」などの要点をわかりやすく伝える配慮が大切です。応募書類の送付においては、送付状が「誰が何を送付したか」を採用担当者にわかりやすく伝えるのに役立ちます。

直接企業に持っていく際の送付状は不要

郵送と違い、持参する場合には送付状は必要ありません。書類を直接手渡すことができないときに、あいさつ状として添付するものだからです。採用担当者に直接手渡す場合は、応募書類をクリアファイルにまとめたうえで封筒に入れ「応募書類をお持ちしました」などと、ひと言添えて渡しましょう。

送付状（添え状）のテンプレートダウンロード

送付状の例文が記載されたテンプレートです。ダウンロードし、職務経歴や自己PRに合わせて書き換え、お使いください。

≫テンプレートをダウンロードする

職務経歴書をプロに添削してもらう

送付状の書き方

送付状に決まったフォーマットはありませんが、自身を印象付けるためのセールスレターとしても活用したいものです。どのような動機から応募したいと思ったか、自分はどのような適性やスキルを持っているかなど、簡潔に添えておくとよいでしょう。語尾は採用担当者への礼儀をわきまえ、かつ丁寧な印象を与える「ですます調」で統一しましょう。

また、誤字脱字には細心の注意を払う必要があります。志望度が低い、注意力が散漫などのマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。なお、PCで作成する際は横書きで書くとよいでしょう。

1.送付年月日

送付年月日は、送付状の右上に書類を投函する日付を書きます。西暦・和暦どちらでも構いませんが、履歴書と職務経歴書に記載したものと揃えましょう。

2．宛名

宛名として、応募する企業名と採用担当者の所属部署・名前を書きます。部署宛の場合は「人事部御中」、採用担当者宛は「様」をつけて記載しますが、採用担当者の名前が不明な場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。

なお、企業名は省略せずに書くことが大切です。

3．自分の名前・住所・連絡先

自分の連絡先として「郵便番号」「住所」「名前」「電話（携帯）」「メールアドレス」を書きます。住所は都道府県から書き、電話とメールアドレスは最も連絡がつきやすいものを書きましょう。

4．頭語＋時候のあいさつ

頭語は「拝啓」が一般的です。あいさつを省略する意味の「前略」は使いません。また「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」と書く方法や、頭語＋時候のあいさつ、相手の発展を喜ぶ言葉をセットで書く方法もあります。

5．応募の経緯

求人に応募する経緯を書きます。志望動機や自己PRを書く方法もありますが、本来は履歴書や職務経歴書に書くものなので、送付状では省略しても構いません。

6．面接へのお願い

書類選考に通過できた際、面接を希望している旨を書きます。

7．結語

頭語に呼応する結語で締めることもビジネスマナーのひとつです。頭語が「拝啓」の場合、結語は「敬具」と書きます。

8．同封書類

同封書類の種類と枚数を書きます。

9．終わり方

最後に送付状の右下に「以上」と書いて締めます。

送付状を作成するときのポイント

よい印象を与える送付状を作成するためのポイントを5つ紹介します。

送付状はA4サイズ1枚にまとめよう

長い文章で書くことは避け、わかりやすく簡潔に、A4用紙1枚で仕上げるのが一般的です。送付状をきちんと書いているかどうかで採用担当者の印象も変わる可能性があるので、わかりやすくまとめるよう心がけましょう。履歴書をB5版で作成した場合は送付状もB5版にします。

PCで作成する場合は横書き

送付状をPCで作成する場合は横書きにしましょう。一般的に、Wordなどで打ち込む際には自動的に横書き設定されているので、そのまま横書きで作成します。

手書きの場合は縦書きがベスト

PCの場合は横書きが一般的ですが、手書きであれば縦書きで書く方法もあります。作成する際の便箋は、無地や罫線の入ったシンプルなものがよいでしょう。

送付状は応募書類の一番上に重ねる

作成した送付状は、履歴書などの応募書類の一番上に重ねて見えるようにしましょう。応募書類が届いて封を開けると、最初に目につくのが送付状となる状態にします。

応募書類はクリアファイルに入れると、折れたり汚れたりすることがなく安心

応募書類は折りたたまずに、A4サイズのクリアファイルに入れておくとよいでしょう。郵送の際や面接へ持参するときに、書類の汚れや折れ曲がりを防ぐことができます。

また書類がバラバラになることも防げ、採用担当者が取り扱いやすくなるため好印象につながるでしょう。

送付状（添え状）を書く際に避けたいポイント

うっかりしてしまいがちな送付状の注意点を紹介します。せっかくの送付状を台無しにしないためにも、ポイントを理解しておきましょう。

テンプレートを使い回す

テンプレートの使用は時間の短縮になるかもしれませんが、そのまま使い回すと企業への熱意が伝わりにくくなってしまいます。各企業や職種に合わせて内容を適切なものに変え、自分の言葉で書くことが大切です。

採用担当者に好印象を持ってもらうためにも、自分の言葉で書きましょう。