【シーン別】転職活動での電話の受け方と掛け方、折り返しの基本

転職活動中は応募先企業や転職エージェントと電話でやり取りする機会が発生します。そこで、人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏に、転職活動での電話の受け方や掛け方、折り返しのマナーについて伺いました。

転職活動での電話対応の基本事項

転職活動の電話対応は、普段から業務上で電話の利用機会があり、電話のビジネスマナーを理解していれば難しくはありません。ただし、普段のビジネスシーンで電話対応の機会が少ない場合は、緊張しないように基本マナーを理解しておきましょう。

電話を掛ける場合はメモと筆記用具を準備しておく

電話で話したことを忘れないように、メモと筆記用具、スマートフォンやパソコンなどを準備してから電話を掛けるようにしましょう。応募企業に確認したいことがある場合は、聞き漏れを防ぐために、あらかじめ確認事項をメモに書いておくと安心です。イヤホンを使ってスマートフォンで電話する場合は、メモアプリを立ち上げて、メモするという方法もあります。面接の日程調整の場合は、スケジュール帳またはスケジューラーをすぐに見られる状態にしておくと、調整がスムーズです。

内容を残しておきたいときは、電話よりメールを活用する

口頭でのやり取りは、聞き間違いが発生したり忘れてしまったりするものです。後から日時や内容を振り返ることができるように、内容を残しておきたいときはメールでやり取りした方が安心です。電話で会話した内容を記録として残し、相手との認識を揃えておきたいときは、簡単な議事録をメールでも送っておき、「念のためメールでもお送りします」と補足してもいいでしょう。

携帯電話に企業や転職エージェントの電話番号を登録しておく

転職期間中は、携帯電話に転職エージェントや応募企業の電話番号と担当者名を登録しておくと、着信時に相手がすぐに分かり、電話を掛けるときも番号を押し間違うことがないので便利です。特に、面接に間に合わないなどの緊急時は、電話番号を調べる時間も惜しいものです。あらかじめ登録しておけば、電話番号を探すことなくすぐに連絡することができるでしょう。

電話を「受ける」場合の基本マナー

電話を受ける場合は、相手が名乗ったら「お世話になっております。○○です」と挨拶し、名を名乗りましょう。そして用件が終わったら「失礼いたします」と言って電話を切ります。
電話を「受ける」場合のポイントを解説します。

通話可能な時間帯があれば事前に伝えておく

在職中に転職活動している場合は、あらかじめ通話可能な時間帯を伝えておくと効率的です。企業と直接やり取りする場合は、履歴書の電話欄や備考欄に通話可能な時間帯を記載しておきましょう。転職エージェントを利用している場合は、面談時に通話可能な時間帯を伝えておきます。企業、転職エージェントいずれにしても、通話可能な時間帯が少ない場合は、留守番電話を設定して伝言を入れてもらったり、メールアドレスを伝えてできる限りメールで連絡を取るようにしたりして、スムーズにやり取りできるように配慮しましょう。

着信時の環境によっては折り返し対応を

就業中や周囲が騒がしい場所にいる、移動中の場合など、着信時の環境によっては無理に通話せず、折り返しの対応をした方がいいケースもあります。「申し訳ございません。ただいま移動中ですので、10分後に駅に着いたら掛け直します」など、お詫びとともに、いつ折り返しができるのか、時間の目安も伝えましょう。または、「申し訳ございません。ただいま移動中ですので、要件をメールでいただければすぐに回答いたします」と、メールでの連絡を依頼しても良いでしょう。

電話を「受ける」場合の例文

電話を「受ける」場合の、シーン別の電話応対の例文をご紹介します。

面接の日程調整

お世話になっております。○○です。
お電話いただきありがとうございます。
面接の日程ですが、いただいた候補のうち○月○日○時であれば調整可能です。

移動中なので折り返す

お世話になっております。○○です。
大変申し訳ございません。ただいま電車で移動中ですので、10分後に駅に着いたら折り返しを差し上げますがいかがでしょうか。

勤務時間中なので折り返す

お世話になっております。○○です。
大変申し訳ございません。ただいま勤務時間中でして、改めてこちらからお電話を差し上げます。本日19時以降、または明日以降でご都合の良い日時はございますか。

内定通知の電話対応

お世話になっております。○○です。
内定のご連絡をいただき、本当にありがとうございます。
内定通知書（労働条件通知書）を拝見し、回答期限内にご連絡を差し上げます。
また、内容に不明点があった場合は、改めてお問い合わせをさせていただきます。

電話を「掛ける」場合の基本マナー

電話を掛ける場合の基本マナーとして、代表電話などに掛ける場合は、用件と氏名を申し出てから相手の部署名や担当者名を伝え、取次ぎを依頼します。担当者の携帯電話に直接電話する場合は、用件と氏名を申し出てから、念のため「△△様のお電話でよろしいでしょうか」と相手を確認します。

また、初めて電話でやり取りをする場合は、「お忙しいところ失礼いたします」と挨拶し、用件と名前を伝えて担当者に取次ぎを依頼しましょう。すでにやり取りをしている場合は、「お世話になっております。○○です」と挨拶し、名を名乗ります。そして、用件が終わったら「失礼いたします」と言って電話を切ります。

電話を「掛ける」場合のポイントを解説します。

営業時間内に連絡する

応募企業も転職エージェントも、基本的に営業時間内に電話するようにしましょう。特に、直接企業に応募するために電話を掛ける場合は、必ず営業時間内に連絡を。ただし、選考に関する急ぎの連絡には対応しているケースもあるので、面接の日程調整時に通話可能な時間帯を聞いておくといいでしょう。なお、メールの場合は営業時間外でも問題はありません。

不在であれば掛け直す旨を伝える

相手が不在で、別の担当者が電話に出た場合は、「面接の件でご連絡差し上げました。改めさせていただくので、○○様は何時ごろお戻りでしょうか」など、掛け直す旨と戻ってくる日時を確認します。「○分後に戻ってくるので、こちらからお電話しましょうか？」と言われた場合は、その時間に電話を受けることができる状態であれば、お礼と名前、電話番号を伝えて掛け直しを依頼しても問題はありません。その時間帯に電話を受けられない、自分から掛け直したい、といった場合は、掛け直す旨を伝えましょう。

電話を掛ける場合の例文

電話を掛ける場合の、シーン別の電話応対の例文をご紹介します。

求人に応募する場合

お忙しいところ恐れ入ります。
御社のホームページに掲載されている求人を拝見し、お電話を差し上げました。
○○と申しますが、採用のご担当者様はいらっしゃいますか。

確定した面接日程の再調整（急ぎで確認したい場合）

お世話になっております。○○と申します。
人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

（担当者が出たら）
大変申し訳ございません。
○月〇日の面接なのですが、○時からにしていただくことは可能でしょうか？
どの日時も調整がつかず、○月〇日○時からであればお伺いすることができます。
恐れ入りますが、ご検討いただけますでしょうか。

日程調整の電話に出ることができず掛け直す

お世話になっております。○○と申します。
携帯電話の伝言メッセージを聞き、お電話差し上げました。
△△様の携帯電話でよろしいでしょうか。

先ほどは不在にしており大変申し訳ございません。
面接の日程調整ですが、○月〇日～○日のXX時～XX時の間でしたらいつでもお伺いすることができます。

採用担当者が不在で再度掛け直す

お世話になっております。○○と申します。
人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

（○時に戻ってくると言われる）
かしこまりました。
それでは、○時に改めさせていただきます。

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