履歴書を入れる封筒の正しいマナーとチェックリスト

時間をかけて作成した、魅力的な履歴書や職務経歴書。しかし、封筒の宛名などの書き方が適切でないと、採用担当者の印象を損ねてしまうかもしれません。本記事では、封筒の書き方と送付や手渡しする際のマナーについて、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。

履歴書を入れる封筒のチェックリスト

下記は、履歴書を送付する前に確認しておきたい項目です。
履歴書を送付する際は、チェックリストを参考に、不備のない状態か確認しましょう。

<送付用封筒 チェック項目>

□	送り先の住所・宛名・発送元に誤字・脱字がないか、確認する
□	適切なサイズ（角形A4号もしくは角形2号）の封筒を用意する
□	赤文字で「履歴書在中」や「応募書類在中」などと の左下に書く
□	添え状を用意する
□	応募書類を送付状・履歴書・職務経歴書・その他書類の順に並べる
□	応募書類をクリアファイルに入れる
□	付けした閉じ口の部分に「〆」マークを書く
□	投函する日付を書く
□	送付に必要な金額の切手を貼る

<履歴書 チェック項目>

□	住所・学校・会社名など、固有名詞は正式名称で書く
□	記入必須の項目は全て埋める
□	誤字・脱字の確認をする
□	書類に汚れがないか確認する
□	写真が剥がれないようのり付けし、まっすぐ貼る
□	押印する（ 必要がある場合）
□	面接準備や備忘のために履歴書のコピーを取っておく

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履歴書を入れる封筒の書き方のマナー

本項目では、履歴書を送付する際に使用する封筒の書き方を下記3つのパターンに分けて紹介します。

• 企業宛に送付する場合
• 個人宛に送付する場合
• 手渡しする場合

企業宛に送る封筒の場合

会社など組織宛てに履歴書を送る時は、次に紹介するマナーに気を付けましょう。

• 社名は略さず正式名称で書く

社名を書く際は、略さず正式名称で書きましょう。
社名は固有名詞に該当するため、「○○（株）」「（有）○○」などのように略した表記は失礼にあたる可能性があります。場合によっては、ビジネスマナーを理解していないと捉えられてしまう可能性もあるでしょう。

また社名が英語表記の場合は、「Ltd.」「CO., LTD.」は略称にあたります。社名を書く際は注意しましょう。

略称	正式名称
Co., Ltd.	Company Limited
Inc.	Incorporated
Ltd.	Limited
K.K.	Kabushiki Kaisha
Corp.	Corporation

• 敬称は「御中」を使用する

『御中』とは、企業や部署など、組織や団体が宛先になる際に使用する、敬称の一つです。企業宛に郵送する場合は、社名の後に「御中」と記載しましょう。
なお、企業名の後に部署名が続く場合は、「〇〇株式会社 ▲▲部 御中」と書きます。

個人宛に送る封筒の場合

続いて、個人宛に送る封筒を準備する際のマナーを紹介します。

• 敬称は「様」を使用する

特定の個人に送る時は、敬称に「様」を使用します。
また個人名の前に企業名や部署名を記載する場合は「御中」との併用は二重敬語にあたるため避けましょう。企業名・部署名に続けて個人名を書いた後に「様」と記します。

• 役職名＋様の表記は避ける

「社長様」「部長様」のように役職名＋敬称の表記は二重敬語に該当します。万が一「役職名＋様」と表記した場合、ビジネスマナーを理解できていないと思われてしまう可能性もあるため、宛名を書く際は注意しましょう。
役職名を書く場合は、「役職名＋個人名＋様」と表記します。なお、役職名を書く箇所は、下記図の「採用御担当」の位置となります。

手渡しする封筒の場合

最後に、手渡しする場合のマナーを紹介します。

• 履歴書は封筒に入れておく

手渡しする際も汚れや破れを防ぐため、履歴書は封筒に入れておきましょう。

• 郵送の場合に準じて表と裏に必要な情報を記載する

履歴書を手渡しする時は、採用担当者以外が代理受領する可能性も想定し、表には採用担当者の名前、裏には自分の名前と住所など、受け渡し相手と自分の情報を記載しておきましょう。
なお、切手や封は不要です。

• 封筒の封は閉じない

履歴書を手渡す場合、採用担当者がすぐに書類を確認できるよう、封筒の封は閉じないようにしましょう。

• 封筒の裏面に自身の名前と住所を書いておく

手渡しする場合、封筒に相手の住所・名前は記載しませんが、自身の名前と住所は書いておきましょう。封筒に自分の名前と住所を書いておくことで、採用担当者は誰の履歴書が入っているのか一目で分かるようになります。

履歴書を入れた封筒を送る際のマナー7選

ここでは、履歴書を入れた封筒を送る際に気を付けたいマナーについて説明します。
履歴書を郵送する時は、次に紹介する7つのマナーを意識しましょう。

• 書類は「送付状→履歴書→職務経歴書→その他書類」の順に書類を並べる
• 書類を無色透明のクリアファイルに入れる
• 封筒に宛先を書く時は都道府県から書く
• 封筒に宛先などを書く時は油性ペンを使用して書く
• 封筒の表面に赤文字で「履歴書在中」の文字を添える
• 応募締切日を確認する
• 送付完了を連絡する

書類は「送付状→履歴書→職務経歴書→その他書類」の順に書類を並べる

封筒に書類を入れる際は、上から順に「送付状→履歴書→職務経歴書→その他の書類」と重ねることが一般的です。見開きの履歴書はA3→A4またはB4→B5になるよう、記載面を表側にして中央で二つ折りにしましょう。

送付状を一番上に並べる理由は、どのような書類が入っているのか一目で分かるようにするためです。また履歴書→職務経歴書→その他書類の順に並べる理由は、採用担当者にとって確認優先度の高い順だからです。履歴書で基本情報を確認した上で、さらに細かく経歴や経験、スキルについて確認を進めていくことができます。

書類を無色透明のクリアファイルに入れる

書類は無色透明のクリアファイルに挟んだ上で封入しましょう。クリアファイルに挟んでおくことで、雨による汚れ、郵送時の折り傷を防止できるでしょう。

封筒に宛先を書く時は都道府県から書く

封筒の宛先や自身の住所は、都道府県から書き始めましょう。
履歴書は、公的な書類として扱われることもあり、履歴書を入れる封筒に関しても正しい表記が求められる場合があります。また全国的に知られていない市町村の場合、住所の把握に手間をかけてしまうことも考えられます。

封筒に宛先などを書く時は油性ペンを使用して書く

封筒に宛先などを書く時は、郵送・手渡し問わず、インクのスレやにじみを防ぐため、インクの乾きが早くにじみにくい油性ペンの使用を推奨します。
また、文字が細すぎて（太すぎて）読みにくくならないよう、適切な太さの油性ペンを使用するようにしましょう。

封筒の表面に赤文字で「履歴書在中」の文字を添える

履歴書を郵送する際は、封筒に「履歴書在中」と赤文字で記載するといいでしょう。
その理由は、受け取った人や仕分けの際に重要な書類と気付いてもらいやすくするためです。

多くの会社では、日々たくさんの郵便物が届くものです。もし中身が分からない場合、開封を後回しにされてしまったり、誤って別の部署に届けられてしまったりする可能性もあります。『履歴書在中』と記載しておけば、確認を後回しにされてしまう懸念も低減できるでしょう。

応募締切日を確認する

投函前には、必ず応募締切日を確認しましょう。応募締切日を過ぎるとエントリーの受付を見送られてしまうこともあります。締切日が迫っている時は、速達を利用することも有効です。
なお、応募の締切には「必着」と「消印有効」の2種類あります。どちらの締切が適応されるのかも併せて確認しておきましょう。

送付完了を連絡する

履歴書送付後、応募先企業に対して「履歴書の郵送が完了しました」と連絡する必要はありません。しかし事前にやり取りをしていた場合や、採用担当者から指示があって郵送した場合は、送付完了を連絡することで丁寧な印象を与えられる可能性があります。

なお、連絡する際は、書類が採用担当者の手元に届く前に一報を入れることも一案です。送付を完了した旨の連絡は、投函した日のうちに済ませるといいでしょう。

履歴書を入れた封筒を手渡しする際のマナー

履歴書を送らずに、手渡しする時にもマナーがあります。
履歴書を手渡しする時は、下記2つのマナーを意識しましょう。

• 手渡す前に封筒から書類を取り出す
• 採用担当者から見て読める方向になるように持つ

手渡す前に封筒から書類を取り出す

採用担当者に直接手渡しする場合は、履歴書を封筒から出し、クリアファイルに入っている状態のまま、下に封筒を重ねて渡しましょう。封筒に入れたまま手渡すと、採用担当者に開封の手間を取らせてしまいます。封筒から書類関連を取り出しておくと、採用担当者もすぐ書類に目を通せるでしょう。

もし受付で書類の提出を求められた時は、その場で履歴書に目を通すわけではないため、封筒に入れたまま受付に手渡しましょう。

採用担当者から見て読める方向になるように持つ

手渡す際、書類の向きは、採用担当者から見て正しい方向になるように持ちます。採用担当者にとって読みやすい向きで手渡すことで、採用担当者は受け取った後すぐに履歴書を確認できるでしょう。