転職活動の際、「書類選考で“ほぼ内定”が決まるという話を聞いたが、本当なのか？」「書類選考の結果を待たされるほど、内定も難しくなるのでは？」と考えるケースは少なくありません。応募書類に書く内容が、内定合否にそのまま影響するのかは気になるところでしょう。そこで今回は、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に、「書類選考」の目的や内定合否への影響、応募書類を書く際に注意したいことなどを教えてもらいました。書類選考に対する不安解消に役立ててみましょう。
目次
書類選考のみで「ほぼ内定」するケースはない
まずは、内定合否への影響や書類選考の目的、通過率を解説します。
結論から言えば、通常は、書類選考のみで内定が決まることはないと言えるでしょう。中途採用では、即戦力人材を求めるケースが多く、応募者の経験・スキルが重視される傾向があります。書類選考では、応募書類に書かれた内容から、そもそもの前提条件にマッチする人材なのか判断しています。
しかし、書面のみでは具体的な業務範囲や経験の深さ、スキルレベルまでは把握できないため、人事担当者、応募職種の現場責任者、経営層などによる面接を行い、複数の観点から評価することが一般的です。また、定着して働き続けてくれる人材であることも採用のポイントとなるため、面接の場で会話することで、応募者の人柄や自社の社風との相性、応募職種の職場のメンバーとの相性などを判断するケースがほとんどでしょう。
書類選考の目的は「効率的に採用選考をおこなうため」
企業が書類選考を行う最大の目的は、「採用選考の効率化」と言えるでしょう。
書類の内容から応募職種に求められる経験・スキルの有無を確認すれば、面接選考の対象者をよりマッチする人材に絞り込むことができます。また、募集要件の経験・スキルを満たしていない場合でも、「活躍のポテンシャルがある」「その職種で発揮できる能力がある」と判断し、面接選考の対象者を広げるケースもあります。
書類選考の通過率は企業によって異なる
書類選考の通過率は、企業や募集要件、採用人数などによって異なります。知名度の高い人気企業の場合は、応募人数が多く、倍率が高いため、書類選考の通過率は低くなると言えるでしょう。また、こうした企業では、新卒採用をメインとし、ポストが空いた時のみ中途採用を行うケースもあり、採用人数の枠が少ないこともあります。通年で中途採用を行っていない場合は、これに該当する可能性があるでしょう。応募職種についても、企画、広報、人事、事務など、部署の定員そのものが少ない職種は、採用人数の枠も少ないと言えるでしょう。
一方、書類選考の通過率が高いケースでは、若手人材まで募集対象を広げている企業などが挙げられます。経験・スキルよりもポテンシャルを重視し、「面接でより多くの人材に会って、人柄や成長性を判断したい」と考えている可能性があります。また、新規事業立ち上げに伴う採用や、春・秋などに定期的に採用を行っている場合は、採用人数そのものが多く、競争倍率も低くなることが考えられます。
いずれにしても、書類選考に通過しなくては面接してもらえないので、企業が重視するポイントを押さえて書類を作成することが大事です。
書類選考で企業が重視する５つのポイント
ここでは、企業が書類選考で重視するポイントを解説します。書類の書き方で注意したいポイントも合わせて紹介します。
1. 求める経験、スキルを持っているか
企業が求める経験やスキルには、「特定の業界・職種における実績がある」「マネジメント経験がある」「複数の役割を兼務できるマルチプレイヤーの適性がある」など、多様な要件があります。まずは、企業と自分の接点がどこにあるかを調べて整理した上で、アピールにつなげることが大事です。
企業との接点となるキーワードを入れよう
応募書類を書く際には、企業との接点となるキーワードを入れるように意識しましょう。例えば、「○○業界の経験があれば、なお良し」と書かれていたら、その業界に関係する強みを盛り込むといいでしょう。「コンサルティング営業」を手がける営業職を募集している場合は、「コンサルティング型でお客様の課題を解決する提案に注力していた」と書けば、より接点がわかりやすくなります。経理やマーケティング職の場合は、これまで使ってきた業務ツールの名前を書きましょう。具体的なツール名を挙げることでスキルレベルを把握してもらいやすくなりますし、応募職種で同じツールを使っていれば、即戦力人材としての評価につながるでしょう。
2. 自己PRから見える人柄や強みが自社にマッチするか
面接で人柄を判断することには、「どういった仕事の進め方をするのか」「周囲とどんなコミュニケーションを取る人物なのか」を詳しく知りたいという意味合いもあります。例えば、同じ営業職でも、チームワーク重視の営業スタイルなのか、裁量権を与えられて一人動いて結果を出すスタイルなのかによって、発揮する強みは違うものです。入社後に活躍できるか、定着して働いてくれるかどうかを判断するためにも、自社の働き方や企業文化にマッチする人材かどうかを確認するケースは少なくないでしょう。応募書類においても、強みの自己PRやエピソードを通じて、その会社の企業文化や働き方にマッチしていることをアピールすることが大事です。
企業理念やクレドに重なる部分をアピールしよう
応募先企業のホームページなどで、企業理念やバリュー、クレドなどを読み、理解しておくことがポイントです。その際、「チームワークを重視する企業」の場合は、チームワークでどんな強みを発揮したのかを書くといいでしょう。「自律的に動ける人材を育成している企業」なら、自ら意志を持って取り組んだエピソードなどを盛り込みましょう。企業の価値観に重なるような、自分の考え方や人柄を伝えることがポイントです。
3. 経験・スキルに一貫性や強みがあるか
「転職によって様々な業界・職種を経験した」「定期的なジョブローテーションのある企業に勤めていた」など、1〜2年ごとに異なる業務を担当していたケースでは、「何を専門とし、どんなスキルを培ったのか」を判断しにくいと言えます。ゼネラリストを歓迎する企業もありますが、経験が一貫していないことに違和感を持つ企業もあるでしょう。自分のキャリアの中で、どこに専門性があるのかを明確にし、複数の職種を経験する中でも、「一貫して●●のスキルを身に付けてきたため、このような強みがある」と伝えることが大事です。
求められる経験・スキルに重なるものを書こう
書類選考には、「求人要件に合わない人材を、面接対象から外す」という側面もあるので、人事担当者に違和感を与えず、マッチしている部分をアピールすることが重要です。転職やジョブローテーションで複数の職種を経験している場合は、募集職種にマッチする強みをアピールしましょう。経験してきた職種それぞれを並列して挙げるのみでは、どこに強みがあるのか伝わらず、説得力に欠ける印象を与えてしまうので注意しましょう。また、転職理由やジョブローテーションの背景なども伝えておく方が、相手の理解も深まりやすくなります。
4. 転職理由に合理性があるか
企業は入社後の定着性も重視するため、短期間で転職を繰り返している場合は、「早期離職する可能性がある人材」と判断されてしまう恐れがあります。逆に、人事担当者が納得できる転職理由があれば印象は良くなり、書類選考のみで落とされるリスクを低減できます。転職理由を隠さず、書類の段階で書いておく方が、そうした懸念を払拭できるでしょう。
複数回の転職をしている場合は、それぞれの転職理由を書こう
転職回数の多さや短期間で転職を繰り返していることに不安を感じる場合は、職務経歴書や履歴書の自由記入欄に、それぞれの転職理由について、背景や自分の考え方などを書き、わかりやすくしておく方がいいでしょう。その上で、面接でより具体的な説明ができるように準備しておきましょう。
書類選考で提出する書類には、「面接における質問ポイント」を盛り込む
面接では、書類選考に提出した職務経歴書や履歴書をベースに質問されます。そのため、応募書類には質問してほしいポイントを盛り込むことも重要です。応募先企業の事業内容や、募集職種の仕事内容に重なるようなキーワードを書きましょう。例えば、M&Aに注力している企業なら、そうした業務に役立ちそうな経験・スキルを書くといいでしょう。営業職の場合は、応募先企業の顧客に重なるような業界の経験や、これまで担当した顧客の企業規模、業界なども書くといいでしょう。
書類選考でよくある「不安に思うこと」Q&A
最後に、書類選考に対してよくある質問について回答します。
「書類選考の返事が遅かったら、内定の可能性は低い？」
中途採用における平均的な書類選考期間は、応募から3日〜1週間程度と考えましょう。大手や人気企業は応募者も多いため、選考に日数がかかる傾向があります。また、決まった選考スケジュールに添って連絡を行うため、返事に時間がかかるケースもあります。
このほかにも、他の候補者の選考を進めている場合は、その結論を待ってから次の候補者の面接を行うケースがあります。こうした場合は、募集要件にマッチする人材から連絡していく可能性があるでしょう。転職エージェントを活用すれば、企業の選考方針や選考状況などを教えてくれるので、不安な場合は相談してみるといいでしょう。
「志望動機を書いた方が書類選考の通過率は上がる？」
転職活動では、「複数企業の応募書類を書くため、企業情報を細かく調べている時間がない」というケースがよくあり、志望動機を書かない人も多くいます。「志望動機の記入欄がない履歴書をあえて使用する」という人も珍しくはないため、志望動機を書かなくても、書類選考でマイナス評価となることはないでしょう。ただし、書いておく方が、入社への意欲や熱意は伝わりやすくなります。特に、倍率の高い企業に応募する場合や、募集要件に対して自分の経験・スキルなどが足りない場合などは、志望度の高さを伝える方が書類選考を通過できる確率も高まるでしょう。
とはいえ、説得力のない志望動機を書けば、「志望度が低い」「熱意がない」と判断される可能性もあるので、注意しましょう。また、応募書類に志望動機を書かない選択をした場合でも、面接では必ず聞かれることなので、しっかりと考えをまとめておくことが重要です。
「書類選考から面接、内定までが極端に早い企業は怪しい？」
例えば、公認会計士や税理士などのように、人材の需要が高く、また取得資格により知識レベル等が一定担保されている場合は、取得資格やスキルレベルを確認しやすいため、選考スピードが早い傾向があります。しかし、多くの企業では、ミスマッチとならないように、選考には相応の時間をかけることが一般的です。選考スピードが極端に早い場合は、「常に人手不足でポストに空きがある＝人材が定着しない企業」である可能性も考えられるので注意しましょう。「早く内定した分だけ、自分を強く求めてくれている」と感じ、即決してしまう人もいますが、時間を置いて複数の選択肢と比較した上で、自分にマッチしている企業を選ぶことをお勧めします。
内定の可能性に悩むより、ほかの転職活動を進めることがお勧め
書類選考の結果を待つ期間に、内定の可能性に悩んで転職活動をストップしてしまう人もいます。しかし、1社の結果をただ待つよりも、時間を有効に使って、他企業への転職活動を進めておくことが大事です。複数の企業への転職活動を並行していく中、自分なりに比較検討を行えば、最終的に納得度の高い企業を選択することができるでしょう。ミスマッチを避け、自分自身の可能性を広げていくためにも、転職活動を進めていきましょう。
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組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。
