デスクワークの人気職種の一つが営業事務。ワークライフバランスが整いやすく、顧客対応や書類作成などの営業サポートが中心の職種です。そこで、人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏に、営業事務の仕事内容や向いている人、営業事務に転職するためのポイントについてお伺いしました。
営業事務の仕事内容と役割
営業事務は、職種名の通り営業をサポートする事務職。営業部門によってその役割は異なりますが、一般的な営業事務の仕事内容をご紹介します。
書類作成
見積書、請求書、納品書、送付状…顧客との取引には様々な書類が必要です。これらの書類作成を営業に代わって営業事務が行いますが、場合によっては、顧客向けの提案資料や説明書類などを作成することもあります。また、顧客向けの書類以外にも、社内資料として営業の実績や商品・サービスの効果データなどを抽出してまとめることもあります。いずれにしてもWordやExcel、PowerPointを使って作成することが一般的なので、営業事務を希望する方は基本的なPCスキルを身につけておいた方が良いでしょう。
顧客対応
営業の不在中に顧客から問い合わせが入った際に、営業の代わりに電話やメールで対応するのも営業事務の仕事の一つです。電話やメールの対応だけでなく、営業に同行して客先に足を運ぶケースもあります。顧客の問い合わせに的確に回答するため、営業とは定期的に情報共有し、顧客事情や取引状況、ニーズなどを把握しておく必要があります。
納品・在庫管理
有形の商品を扱う企業では、商品の納品や在庫管理も営業事務の仕事の一つです。営業活動に必要な商品のサンプルを管理したり、顧客からの要望で発送したりすることもあります。また、商品を受注した場合は、営業事務が商品の納品手続きや納品書を送付することも。納品されたら経理に請求書発行の依頼をしたり、営業事務自身が請求書を発行したりします。
営業サポート
営業事務は、営業のサポートが仕事の中心です。ただし、サポートする営業の人数は企業によって様々です。例えば、10名の営業組織に1名の営業事務が配属されることもあれば、1名の営業に1名の営業事務が配属されることもあります。営業組織のスタッフとして、主に営業組織全体の日報や営業実績をまとめたり、特定の営業に伴走して営業資料の作成から顧客対応など営業活動を支えたりと、仕事内容は企業によって異なります。
営業事務と一般事務の違い
営業事務と一般事務の違いは、「営業部門に所属し、営業をサポートするかどうか」です。そのため、一般事務と比較すると、顧客対応や営業同行、顧客向けセミナーのアシスタントなど、社外に出たり顧客とのやり取りをしたりする機会が多くなります。そのため、自分のペースで仕事を進められる範囲が狭く、顧客や営業の状況によっては思わぬ業務が発生し、対応に追われることもあります。また、顧客対応が中心の仕事なので、スピードが求められるのも営業事務の仕事の特徴です。
営業事務に向いている人
営業をサポートし顧客対応をすることもある営業事務。営業事務に向いているタイプを解説します。
ホスピタリティが高い
営業から頼まれて資料を作成したり、顧客からの要望に対応したりするので、ホスピタリティが必要です。また、営業から頼まれた仕事を遂行するだけでなく、営業活動を観察して自分にできる仕事は買って出るなど、ホスピタリティの高さを発揮して主体的に行動することができると、より評価が高まるでしょう。
資料作成が得意
WordやExcel、PowerPointなどを活用して資料を作成するのが得意な方も、営業事務に向いています。よく使う見積書や納品書などのテンプレートをあらかじめ作っておき、スピーディに書類作成をしたり、グラフィカルで分かりやすい提案書や説明資料を作ったりすることができれば、顧客や営業から評価されるでしょう。
チームで仕事をするのが好き
営業事務は、営業部門でサポートする役割です。企業によっては、営業とともにチーム目標を持ち、達成に向かって一致団結するケースもあります。目標達成をしたら営業と一緒に祝ったり、仕事をねぎらったりするなど、一体感を持ちながら働くことができます。チームで働くことが好きな方も営業事務に向いているでしょう。
営業事務の魅力や仕事のやりがい
営業事務の仕事の魅力は、事務職の中でも社内外の関係者とコミュニケーションを図りながら仕事を進めることができる点です。コツコツとマイペースに仕事をしたい方よりも、誰かをサポートしたり、頼まれたりすることが好きな方に向いています。
例えば、「営業から頼まれて作成した資料が顧客に好評で、結果的に受注につながった」「いつも対応が早く、困ったらすぐに相談できるので助かっていると顧客に言われた」など、自身の仕事が営業活動の役に立ったり、営業や顧客から感謝されたりする瞬間が、営業事務のやりがいと言えます。
営業事務になるには
営業事務になりたい場合は、どのような点を理解しておけばいいのでしょうか。未経験から営業事務に転職する場合のポイントをご紹介します。
未経験から転職は可能？
未経験から営業事務に転職することは可能です。ただし、営業事務は派遣スタッフを活用するケースも多く、正社員の求人が豊富にあるわけではありません。また、経験者からの応募があった場合は、未経験は選考で不利になってしまうため、もし正社員として転職を希望する場合は、応募する求人を絞りすぎないことが転職成功のポイントです。
求められるスキル・資格
メールなどの基本的なPCスキルやWordやExcel、PowerPointの操作スキルが求められます。前職で一通りのPCスキルが身についている場合は、職務経歴書でしっかりとアピールしましょう。例えば「Word：見積書や納品書の作成 Excel：グラフ作成やピボットテーブル、関数 PowerPoint：提案資料の作成」など、操作できるアプリケーションの名称だけでなく、具体的にどの程度の経験・スキルがあるのかを書いておきます。マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト資格を持っていれば、操作レベルを伝えやすくなります。
また、営業事務は顧客対応を行うため、ビジネススキルも重要です。もし接客や電話応対などの経験があれば、職務経歴書に書いておきましょう。
組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。
