応募した企業から内定をもらってから、内定を辞退したい場合はどのように伝えればいいのでしょうか。内定辞退の基本的なマナーやメール・電話での伝え方について、人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏が解説します。
内定辞退するときの基本マナー
内定を辞退したい旨を伝えるときに、基本的なマナーとして意識しておきたいポイントは次のとおりです。
応募先企業の採用担当者に伝える
企業に直接応募している場合は、応募の窓口となっている採用担当者に伝えます。転職エージェントを通じて応募している場合は、担当キャリアアドバイザーに伝えます。
できるだけ早めに連絡する
内定辞退の連絡をするのは、企業が指定する回答期限内であれば問題ありません。しかしながら、内定を辞退すると決めたら、できるだけ早く伝えることをおすすめします。
企業側は、内定を出した応募者から入社するかどうかの回答が返ってくるまで、他の応募者の選考や内定通知を保留している可能性があります。内定辞退となれば、すぐにでも他の応募者の選考を進めたり、内定を出したりしなくてはなりません。
あるいは、選考中の応募者が他にいなければ、募集からやり直さなければならないこともあります。採用担当者や他の応募者への影響に配慮し、早い段階で辞退の旨を連絡しましょう。
企業側のタイムロスをなくすために、企業や転職エージェントの営業時間内であれば、まず「電話」で伝えることをおすすめします。その上でメールを送っておくといいでしょう。
お礼の言葉、辞退の理由、お詫び、結びの言葉で構成
内定辞退そのものは悪いことではありませんが、残念に思う相手の気持ちを尊重し、誠意を持って対応したいものです。内定辞退を伝える際には、次の要素を盛り込みましょう。
● 内定へのお礼の言葉
● 辞退する意思
● 辞退の理由
● お詫びの言葉
● 結びの言葉
このうち、「辞退の理由」は必ず伝えなければならないわけではありません。しかし、企業側としては理由を知りたいと考えています。電話で伝えた場合、「なぜ辞退するのか」と理由を聞かれる可能性が高いため、相手が納得する回答を簡潔に伝えられるように準備しておきましょう。
メールで伝える場合も、理由をたずねられる場合があります。「他社への入社を決意した」「現職に留まることにした」など、簡潔で構わないので理由を添えて伝えることをおすすめします。
また、内定辞退の理由をきちんと伝えることで、企業側が不満や懸念しているポイントを払しょくしようと、再度の面談や条件交渉を持ちかけてくる可能性もあります。それをきっかけに検討し直し、納得した上で、改めて入社を決意することも少なくはありません。
内定辞退の伝え方例文とポイント（メール・電話・エージェント）
内定辞退を伝える場合の参考例文と意識したいポイントについて、パターン別にお伝えします。
メールで内定辞退を伝える例文（企業に直接応募している場合）
件名：内定辞退のご連絡／氏名
本文：
〇〇〇株式会社 人事部
△△△様
お世話になっております。
内定のご連絡をいただきました、〇〇です。
この度は、内定をいただき誠にありがとうございました。
その上で大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。
ご提示いただいた労働条件等も含めて慎重に検討した結果、
他社への入社を決意いたしました。
内定までに何度も面接のお時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。
また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、
メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
△△△様をはじめ、面接でお世話になった皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。
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署名
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メールで伝える場合のポイント
採用担当者にとって、「内定辞退」の連絡は早急に対応しなければならない重要な用件です。メールボックスを開いた際にすぐに気づけるように、件名を「内定辞退のご連絡／氏名」などにしておくといいでしょう。
採用担当者は日々多くのメールを受け取っているため、他のメールに埋もれて見落としてしまうケースもあります。数日経っても返信がない場合は、再度メールを送るか電話で確認しましょう。
電話で内定辞退を伝える例文（企業に直接応募している場合）
お世話になっております。〇〇職の内定をいただきました△△です。
いまお時間をいただいてもよろしいでしょうか？
先日は内定をいただき本当にありがとうございました。
頂戴した内容を、今後のキャリアプランなども含めて改めて検討させていただいた結果、
大変心苦しいのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
（理由を聞かれた場合）
他社でも内定の方向で話が進んでおり、そちらへの入社を考えております。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらずこのような結果となり、誠に申し訳ございません。
本来はお会いしてご説明すべきですが、まずは口頭にて状況のご説明をしたく、ご連絡差し上げました。
後ほど、メールでも辞退理由とお詫びをお伝えさせていただきます。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。
電話で伝える場合のポイント
相手企業の営業時間内に電話します。出勤・退勤の間際やランチタイムの時間帯は避けましょう。先ほども触れたとおり、「辞退理由」を聞かれる可能性が高いため、その場で慌てることのないよう、簡潔に伝える準備をしておくことをおすすめします。
他社に入社を決めた場合は、社名や条件面などを聞かれることもありますが、どの程度まで話すのか、あらかじめ自分の中で線引きをしておくことが大切です。その場でどう回答するか迷うような質問をされたときは、「後ほどあらためてメールをお送りします」と伝え、メールにて回答するといいでしょう。
転職エージェントに内定辞退を伝える例文
件名：内定辞退のご連絡／氏名
本文：
〇〇〇エージェント
△△△様
お世話になっております。
×××社の内定のご連絡をいただいた〇〇です。
大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。
内定をいただいたことをきっかけに、
今後のキャリアについてじっくりと考え抜いた結果、
現職に留まり、異動希望を出すことにいたしました。
転職の方向性を見失っている私に対して、
やりたいことの整理や転職活動のアドバイスまで、大変お世話になりました。
このようなご連絡となってしまい、本当に申し訳ございません。
また、内定を出していただいた×××社の皆様に対しても、
ご期待に添えず心苦しさを感じています。
恐れ入りますが、×××社の皆様に内定辞退の旨と、
お詫びをお伝えいただけますでしょうか。
この度は内定辞退という結果となってしまいましたが、
キャリアをじっくり考える機会を設けていただき、本当に感謝しております。
末筆ながら、貴社、そして×××社のますますの発展をお祈りしております。
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署名
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転職エージェント経由で伝える場合のポイント
辞退する理由が自分の中でもあいまいな状態で、少し迷いがあるような場合は、その状況を正直に伝えることがポイントです。場合によっては、引っかかっているポイントについてエージェントから企業に確認してくれたり、面談の場を設けるように交渉してくれたりすることもあります。
また、企業に対してはストレートに伝えにくい辞退理由も、エージェントに対してはできるだけ率直に伝えましょう。企業側にどのように伝えるかは、エージェント側でカドが立たないように調整してくれます。転職活動を継続する場合、率直な考えや気持ちを伝えておくと、次の企業の紹介に活かされることが期待できます。
応募した企業には「内定辞退」したとしても、エージェントとはこの先も付き合いが続く可能性がありますので、それを前提としてコミュニケーションをとることをおすすめします。
組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。
