転職活動では、応募先企業の採用担当者とメールでやりとりをすることもあります。しかし応募先企業からのメールに対して、どう返信したらいいか、メールの書き方や表現などに悩む方も多いのではないでしょうか。そこで、メール返信の基本構成や例文をもとに、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。
目次
転職活動におけるメール返信の基本
まずは、転職活動において応募先企業とやりとりするメール返信の基本マナーやポイントについて、解説します。
ビジネスメールと同様に、好印象を与えられる表現で返信する
応募先企業への選考が進んでいくと、採用担当者との面接日程の調整や質問・確認事項などをメールでやりとりすることがあります。その際は、基本的に仕事でやりとりするビジネスメールと同じように書きます。
採用担当者は、応募者と日々メールのやりとりを行っています。このメールでのやりとりやコミュニケーションが、ビジネススキルに対する評価に影響することも考えられます。ビジネスマナーに則り、採用担当者に返信するようにしましょう。
早めに返信するようにする
応募先企業からの返信メールには、できるだけ早く返信するようにしましょう。一つの目安として、可能であれば24時間以内には返信するように心がけるといいでしょう。
なお、返信の時間帯は応募先企業の就業時間内に送信するのが望ましいのですが、業務などで忙しく返信が難しい場合もあるでしょう。夜遅い時間帯にメール受信することを好ましく思わない採用担当者がいるかもしれないので、就業時間以内に返信できない場合は、翌日午前中に返信するといいでしょう。
メール返信の基本構成
転職活動における返信メールの基本的な構成を紹介します。ビジネスメール同様、「件名」、本文の「宛先」「挨拶」「本題の返信内容」「締めの言葉」「署名」で構成します。
件名
返信メールの「件名・氏名」は変えずに、「Re：」も付けたまま返信します。返信メールを受け取った応募先企業の採用担当者が、どの案件での返信がすぐ分かりやすくなるからです。
宛先
応募先企業への返信メールの「宛先」は、株式会社などの法人名は省略せず、正式名称で記載します。続いて、所属部署・役職、採用担当者の氏名を記載しましょう。部署名や担当者名がわからない場合は、採用ご担当者様と記載するといいでしょう。
挨拶
メール本文の冒頭に書く挨拶では、まず自身の名前を伝えます。「○月○日に面接をしていただいた○○です」などと付け加えると、担当者にわかりやすいため具体的に記載するといいでしょう。
本題の返信内容
転職活動のメールはビジネスメールと同じく、丁寧に伝えることが重要です。わかりやすく読めるように、簡潔にまとめることを意識し、改行を入れたり、段落を作ったりしながら書くようにしましょう。
また、定型文をそのまま使うのではなく、自身の言葉で具体的に感想や伝えたいことを書くことで担当者に入社に対する思いが伝わりやすくなるでしょう。
締めの言葉
締めの言葉は、以下の例文を参考に、採用担当者へのお礼の気持ちをビジネスメールらしい言葉で締めくくりましょう。
「ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
「貴重なお時間を頂戴することとなりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
署名
メールの最後に入れる署名は、「名前」「住所」「電話番号・メールアドレス」などの連絡先を記載します。電話番号やメールアドレスは、現職企業ではなく、個人が保有しているものを使用します。
また、読みにくい名前や住所の漢字にはふりがなも入れておくと丁寧な印象になるでしょう。
スカウトメールを受けた際のメール返信の例文
スカウトメールを受け取った企業や転職エージェントから届いたスカウトメールに返信する場合のメールの書き方と例文を紹介します。
面接を希望する場合
スカウトを受けた企業の面接を受ける場合の例文です。スカウト企業のどこに興味を抱き、自身の経験・スキルの何が活かせるか伝えましょう。
件名：Re：（応募先企業からのメール件名はそのまま）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
はじめまして、○○と申します。
この度はスカウトのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の求人内容・採用背景を拝見し、○○の取り組みに魅力を感じました。
私の○○・○○の経験を活かせるのではないかと考えております。
ぜひ、面接の機会をいただければ幸いです。
○月○日～○月○日頃は比較的余裕がございます（○曜日の○時～○時頃は対応可能でございます）。
候補日時を挙げていただけましたら幸いです。
貴重なお時間を頂戴することとなりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
面談を受けたい場合
スカウトを受けた企業への応募前に面談を希望する場合の例文です。スカウト企業に興味を抱き、自身の経験・スキルの何が活かせるか、事前に面談で話を聞きたい旨を伝えましょう。日程候補を挙げて調整してもらうのも一案です。
件名：Re：（応募先企業からのメール件名はそのまま）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
はじめまして、○○と申します。
この度はスカウトのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の求人内容・採用背景を拝見し、○○の取り組みに魅力を感じました。
私の○○・○○の経験を活かせるのではないかと考えております。
応募前に一度面談の機会をいただければ幸いです。
○月○日～○月○日頃は比較的余裕がございます（○曜日の○時～○時頃は対応可能でございます）。
候補日時を挙げていただけましたら幸いです。
貴重なお時間を頂戴することとなりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
スカウトを辞退する場合
企業からのスカウトの辞退を連絡する場合は、その旨とお詫びの言葉を丁寧に伝えましょう。
件名：Re：（応募先企業からのメール件名はそのまま）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
はじめまして、○○と申します。
この度はスカウトのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変魅力的なスカウトではありましたが、諸般の事情により、今回のスカウトへの応募は辞退させていただきたく存じます。大変申し訳ございません。
またご縁がございましたら、その時は何卒よろしくお願いいたします。
貴社の益々のご発展を心よりお祈りいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
面接の日程調整をする際のメール返信の例文
書類選考を通過したら、いよいよ面接となります。応募先企業から面接の日程調整に関するメールが来たら、どのように返信したらよいのか、例文とポイントを解説します。
企業宛に返信するメール例文
まずは応募先企業に直接返信する際の例文を、いくつかのパターンに分けて紹介します。
指定された候補日で対応する場合
件名：Re：（応募先企業からのメール件名はそのまま）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいた○○と申します。
面接日程候補のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
下記の日程で伺わせていただきます。
●月●日（●）●時～
お忙しい中、面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
貴重なお時間を頂戴しますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
指定された候補日が難しい場合
件名：Re：（応募先企業からのメール件名はそのまま）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいた○○と申します。
面接日程候補のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ないことに、いただいた日程に地方出張が入っており、
調整が難しいため、日程の再調整をお願いできますでしょうか。
日程候補をいくつかお送りさせていただきます。
１）○月○日(○) ○時～○時
２）○月○日(○) ○時～○時
３）○月○日(○) ○時～○時
ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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日程が指定されていない場合
件名：Re：（応募先企業からのメール件名はそのまま）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいた○○と申します。
面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
日程のご指定がなかったため、以下の候補を挙げさせていただきました。
１）○月○日(○) ○時～○時
２）○月○日(○) ○時～○時
３）○月○日(○) ○時～○時
上記のご調整が難しい場合は、別途日程候補を頂戴できますと幸いです。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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面接を辞退する場合
件名：Re：（応募先企業からのメール件名はそのまま）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいた○○と申します。
大変申し訳ございませんが、今回の面接を辞退させていただきたく、
ご連絡させていただきました。
先日の面談で貴社の取り組みを伺い、自身の目指すキャリアの方向性とは違うと
考えたことが、辞退の理由です。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございませんが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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転職エージェント宛に返信するメール例文
転職エージェントを活用して企業に応募した場合、担当のキャリアアドバイザーにメールでやりとりする場合の例文をご紹介します。
指定された候補日で対応する場合
件名：Re：（転職エージェントからのメール件名はそのまま）
〇〇転職エージェント
◯◯様
お世話になっております。○○です。
●●株式会社のご紹介ありがとうございました。
ご連絡いただいた以下の日程で、ご対応をお願いしたいと思います。
○月○日(○) ○時～○時
また、応募にあたり、必要な準備や対応などのアドバイスなど、
改めてお話を伺えますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
指定された候補日が難しい場合
件名：Re：（転職エージェントからのメール件名はそのまま）
〇〇転職エージェント
◯◯様
お世話になっております。○○です。
●●株式会社の面接日程候補のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、業務のアポイントが入っており、
調整が難しい状況です。
改めて、日程候補をいくつか頂戴できますと幸いです。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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日程が指定されていない場合
件名：Re：（転職エージェントからのメール件名はそのまま）
〇〇転職エージェント
◯◯様
お世話になっております。○○です。
●●株式会社の面接についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
具体的な日程のご指定がなかったため、以下の候補を挙げさせていただきました。
１）○月○日(○) ○時～○時
２）○月○日(○) ○時～○時
３）○月○日(○) ○時～○時
上記のご調整が難しい場合は、別途日程候補を頂戴できますと幸いです。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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面接を辞退する場合
件名：Re：（転職エージェントからのメール件名はそのまま）
〇〇転職エージェント
◯◯様
お世話になっております。○○です。
大変申し訳ございませんが、●●株式会社の面接を辞退させていただきたく、
ご連絡させていただきました。
先日の面談で●●株式会社の取り組みを伺い、自身の目指すキャリアの方向性ではないと
考えたことが、辞退の理由です。
●●株式会社の採用ご担当者様に面談のお礼と選考辞退のお詫びをお伝えいただければと思っております。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、誠に申し訳ございませんが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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面接後にお礼メールを送る際の例文
面接後のお礼メールは必ず送らなくてはいけないものではありませんが、面接を通じてより「この会社で働きたい」という気持ちが強くなった場合など、その想いを伝える場合の例文をご紹介します。
お礼メールの場合は、件名はいつ、誰の面接を受けた人からのメールかわかるようにするといいでしょう。
件名：○月○日の採用面接のお礼（氏名）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
○月○日に面接をしていただきました●●と申します。
ご多忙な中、お時間をいただき、誠にありがとうございました。
貴社の新規プロジェクトやビジョンなどへの理解が深まり、
さらに貴社で働きたいという気持ちが高まりました。
その想いと面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ぜひ次回選考の機会も頂戴できればと思っております。
末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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内定通知についてのメール返信の例文
応募企業、もしくは転職エージェントから内定通知のメールが届いた場合の返信メール例文をご紹介します。
企業宛に返信するメール例文
まずは、応募企業から内定通知メールが届いた場合に、「内定を承諾する場合」「内定を保留する場合」「内定を辞退する場合」の例文を紹介します。いずれの場合も、できるだけ早く返信するようにしましょう。
内定を承諾する場合
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。□□□です。
内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたします。
これまでの経験やスキルを活かし、貴社に貢献できるよう努めてまいります。
お送りいただいた書類も確認し、貴社の皆さまと共に働けることを楽しみにしております。
まずは、内定通知のお礼を申し上げましたが、今後の入社までの手続きなどの
ご指示もお待ちしております。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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内定を保留する場合
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。□□□です。
内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、内定の回答期限を
○月○日まで猶予をいただくことは可能でしょうか。
内定のご連絡をいただけたことを大変嬉しく思っておりますが、
選考が進んでいるもう1社の話を聞いた後に決断したいと考えております。
こちらの都合で大変恐縮でございますが、
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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内定を辞退する場合
株式会社○○○○
△△△様
お世話になっております。□□□です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、熟考した結果、内定を辞退したくご連絡を差し上げました。
書類選考や面接などで貴重なお時間をいただいたにも関わらず、
このような判断となり、本当に申し訳ございません。
本来は直接お伺いして感謝と謝辞をお伝えしたいのですが、
メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫びいたします。
末筆ではございますが、〇〇様のご活躍と貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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転職エージェント宛に返信するメール例文
続いて、転職エージェントを活用して内定通知を受け取った際の返信メールの例文を紹介します。
内定を承諾する場合
〇〇転職エージェント
◯◯様
お世話になっております。●●です。
株式会社■■社の内定通知のお知らせありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたします。
株式会社■■の皆様にも承諾の旨とお礼をお伝えいただけますと幸いです。
今回株式会社■■社から内定をいただけたのは、△△△様のサポートによる
おかげだと心から感謝しております。本当にありがとうございました。
この後の入社までの流れや手続きなども、ご教示いただけますでしょうか。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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内定を保留する場合
〇〇転職エージェント
◯◯様
お世話になっております。●●です。
株式会社■■社の内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、内定の回答を
○月○日まで猶予をいただくことは可能でしょうか。
選考が進んでいるもう1社の話を聞いた後に決断したいと考えております。
内定をいただけたのは△△△様のサポートのお陰と感謝しており、
大変恐縮でございますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝
内定を辞退する場合
〇〇転職エージェント
◯◯様
お世話になっております。●●です。
株式会社■■社の内定通知のお知らせありがとうございます。
ご紹介をいただき、また内定を頂戴することもできた中で大変恐縮ではございますが、辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
業務内容や諸条件などを検討した結果、今回は辞退したいと考えております。
株式会社■■社のご担当者様にも、辞退する旨とお詫びをお伝えくださいませ。
△△△様にはご尽力いただいたにも関わらず、
内定を辞退する結果となり、大変申し訳ございませんでした。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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転職活動のメール返信をするときに気をつけたいこと
前述してきましたが改めて、転職活動におけるメール返信でその他に注意すべき点をいくつかご紹介します。
現職の会社メールアドレスは使わない
転職活動で、応募先企業にメールをする際は、現職の会社メールを使うことは避けましょう。プライベートで使っている個人アドレスを使用してメールするようにしましょう。
メールでは「貴社」を使う
メールなど、文章で応募先企業を表現する際は、ビジネスマナーに沿って、「貴社」を使いましょう。面接や面談などの会話では、「御社」を使います。
転職活動に役立つメールの使い方を転職エージェントにも相談してみよう
転職エージェントでは、転職活動に関する相談を無料で受けることができます。転職エージェントを活用し、応募先企業へのメール返信以外にも、キャリアや応募に関することもサポートしているので、活用するといいでしょう。
組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。
