仕事・職場のコミュニケーションが苦手な人の特徴とは？改善・克服するための7つの方法

「コミュニケーションが苦手」と感じている場合、仕事を進める際に課題を感じてしまうことに悩んだり、人との付き合い方がわからないためにストレスを感じたりすることもあるでしょう。組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏が、コミュニケーションが苦手と感じてしまいやすい人の特徴や、改善・克服のための方法を解説します。

「仕事・職場でのコミュニケーションが苦手」と感じてしまいやすい人の特徴

ここでは、「コミュニケーションが苦手」と感じてしまいやすい人にありがちな特徴を解説します。

そもそも人と話すことに苦手意識がある

人と話すことに苦手意識があり、自ら話しかけられないケースです。「自分は人見知りなところがある」「人前で話す際に、緊張してうまく話せない」「雑談などで会話を盛り上げることができず、話下手・口下手だと感じてしまう」などと思っている場合に当てはまりやすいでしょう。

要点を整理したり、論理的に話したりすることが苦手

伝えたい要点をうまく整理することができず、論理的に話すことが苦手なために、コミュニケーションがうまくいかないケースもあるようです。「状況説明をしてもうまく伝わらない」「自分の考えを伝えても相手に理解してもらえない」などのケースが当てはまりやすいでしょう。

相手や周囲の反応を気にしすぎてしまう

相手や周囲の反応を気にしすぎてしまうあまり、うまく話せなくなってしまうケースもあります。相手が忙しそうにしていると話しかけることをためらってしまう人や、相手に不快感を抱かれることを恐れて自分の考えをきちんと伝えられない人なども当てはまりやすい特徴といえます。

自己肯定感が低く、自信が持てない

自己肯定感が低いために、自分の意見や考えに自信を持つことができず、コミュニケーションを避けてしまうケースもあります。
「自分は周囲から評価されていない」「成果を出すことができていない」と感じてしまう人などにも当てはまりやすいでしょう。

自分の話ばかりで、相手の話を聞かない

会話の際に自分の話ばかりしてしまい、相手の話を聞かないためにコミュニケーションが取れなくなってしまうケースもあります。会話をする中で一方通行になってしまったり、議論の際に決裂してしまったりすることがよくある場合は、これに当てはまるかもしれません。

日頃から人と会話する機会が少ない

日頃から人と会話する機会が少ない仕事に就いているために、コミュニケーションをとることに慣れていないケースもあります。また、日常的にテレワークを行い、メールやチャットのみでやりとりしている場合なども、会話の機会が少なくなったことでコミュニケーション能力が低下してしまうことがあるようです。

コミュニケーションが取れないとどうなる？仕事への影響は？

どのような仕事においてもコミュニケーションは必要とされるものといえます。ここでは「コミュニケーションが取れていない場合、仕事にどのような影響があるのか」を解説します。

相互理解を深められず、仕事が進めにくくなる

仕事や職場におけるコミュニケーションでは、上司やチームメンバー、顧客などと会話する中でお互いの考えを理解しやすくなるものです。雑談なども含め、相互理解を深める機会を持っていない場合は、すれ違いや齟齬が発生しやすくなり、お互いに不信感が芽生えてしまうケースなどもあります。
その結果、相手との信頼関係を築くことが難しくなったり、仕事を円滑に進められなくなったりすることもあるでしょう。

また、自ら話しかけない人の場合は、「話しにくい人」という印象を抱かれる可能性もあります。それにより、必要な情報などが入ってこなくなってしまうケースや、職場で疎外感を味わってしまうケースも見られます。

評価が下がったり、トラブルに発展したりする可能性がある

仕事や職場でのコミュニケーションでは、報告や相談、伝達事項などの情報共有を行う機会も多くありますが、要点を端的に伝えられていない場合は、「伝えたいことがよくわからない」「質問にきちんと答えていない」「必要事項のレスポンスがない」などの反応をされてしまうこともあるでしょう。

成果を挙げにくかったり、信頼関係を築いたりしにくい

相手の話を聞く姿勢がない場合は、相手の立場や考えを察することができず、独りよがりになってしまい、上司や同僚、顧客との信頼関係を築けなくなる可能性があります。また、顧客への提案などをする仕事の場合は、相手からの信頼を得られなければ、成果につなげることが難しくなるでしょう。チームワークで仕事を進める職場の場合も、周囲と信頼関係を築けず、連携ができないことが要因で、成果を上げられなくなるケースが見られます。

一方、相手の反応が気になって自分の考えを主張することができない場合には、相手を説得することが必要な場面などで、折衝や合意形成をすることができないケースもあります。そうした場合は、チームやプロジェクトをとりまとめるようなポジションを任せてもらいにくくなる可能性があり、目指すキャリアを実現することが難しくなるケースもあるでしょう。

仕事で必要なコミュニケーション力とは？

ここでは、仕事において必要なコミュニケーション力について解説します。

1：伝える力

自分の考えを論理的に伝える力、相手を説得する力、プレゼンテーションする力、相手の感情に訴えかける力、相手の理解力に合わせて説明する力などが挙げられます。

2：聴く力

相手の話を深く理解する力、話の要点を押さえて聴く力、ニーズを引き出す力、相手の立場を考えて気持ち良く話してもらう力、相手に共感して寄り添う力などが挙げられます。

3：非言語のコミュニケーション力

人と関係性を築く際には、非言語におけるコミュニケーション力も求められます。ジェスチャーや表情、声の調子を変えるなどで伝える力に加え、相手のしぐさや声のトーン、文脈などから、具体的な言葉としては表れていない相手の本当の想いを汲み取る力などが挙げられます。

4：メールやチャットなどのテキストコミュニケーション力

対面だけでなく、メールやチャットなどの場合でも、文章を簡潔にまとめる力、自分が伝えたいことを言語化する力、相手にわかりやすく、不快感を与えない表現に配慮する力などが求められます。

「仕事のコミュニケーションが苦手」を改善・克服する7つの方法

仕事におけるコミュニケーション力を高めるための一例を参考にしてみましょう。

1：結論から論理的に話す

上司やチームメンバーなどに報告・連絡・相談をする際には、結論から話すことがポイントです。相手に伝えたい要点から話すことで、自分の意図を理解してもらいやすくなります。

論理的に話すためには、まず結論を伝えてから、そこに至った理由・背景を伝えます。さらに具体例を挙げてから、再度、自分の考えとして結論を伝えることが大事です。
顧客への提案などをする場合にも、同様のことを意識しましょう。

2：５W１Hを意識し、わかりやすく伝える

仕事でのコミュニケーションにおいては、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」という5W1Hを意識することが大事です。状況や目的などが伝わりやすくなるでしょう。

3：相手に興味・関心を持ち、話をしっかり聴く

相手に興味・関心を持ち、その上で相手の話をしっかりと聴くことが大事です。興味・関心を持たない場合は、相手からも「誠意がなく、表面的な会話しかできない」「話を上の空で聞いている」などと思われてしまう可能性があるかもしれません。

また、自分とは意見が違っている場合でも、相手の話を遮ったり、否定したりせず、一度、きちんと受け止めることも重要です。ただ聴いているだけでなく、適度な相槌を打ち、その後、気になった点を質問することでもコミュニケーションを深めることができるでしょう。

4：笑顔を心がけるなど、表情を意識する

会話の際には笑顔を心がけることで、その場のムードがなごやかになり、より話しやすい空気を作ることができるでしょう。「相手の目を見ることが苦手」という人もいるかもしれませんが、きちんと顔を上げて目を合わせることも大事です。
また、相手の話に同調して表情を変化させたり、身振り手振りで伝えたいことを表現したりするなど、非言語のコミュニケーション力を発揮することも有効でしょう。

5：声のトーンや語尾などに注意する

声のトーンを上げ、場の雰囲気を明るくすることで会話しやすいムードになることも期待できます。声のトーンが低い場合は、「こちらに興味がないのでは？」と思われてしまう可能性もあるでしょう。また、語尾まできちんと聞こえない場合は、自信がなさそうな印象を与えてしまうかもしれません。

一方、話が聞き取りにくい場合は、相手から同じことを聞き返されるケースもありますが、それによって萎縮し、伝えたいことを伝えられないこともあるでしょう。会話の際には、語尾まではっきり伝わるように意識することも大事です。

6：相手が話していることの意図を汲み取る

相手が話していることに対し、その背景にある意図を汲み取ろうとすることも重要です。上司から仕事についての指示を受けた場合には、「なぜそれをやることが必要なのか」を考え、顧客から要望を受けた場合に、「なぜそれを求めているのか」を考えることが大事です。

しかし、考えてもわからない場合は、「その目的はこういうことでしょうか？」と自分なりの考えを述べた上で質問してみる方法もあります。

7：相手の立場になってイメージする

相手の立場になって、置かれている状況や思いをイメージすることもコミュニケーションのポイントです。例えば、「上司が忙しくて話を切り出しにくい」という場合には、相手を観察し、忙しくない時間帯などを選んで話をすることもできるでしょう。一方、顧客に提案する場合も、相手のビジネスにおける状況や課題などをイメージすることで、ニーズを掴みやすくなるかもしれません。

対面だけでなく、メールやチャットなどでコミュニケーションする際にも、相手の立場になって考えることが大事です。「要点をどう整理すれば相手の手間を省けるか」「どのような表現をすれば、不快感を与えないのか、共感や信頼を得ることができるのか」をイメージしてみましょう。

コミュニケーションが苦手な人でも向いている仕事・職業はある？

大前提として、どのような仕事・職業においても、人と連携するコミュニケーション力は求められるものです。コミュニケーションが苦手な場合は、例えば、営業職・販売職のように、人と接することが中心となる仕事にはストレスを感じる可能性があるでしょう。

一方、デスクワークで専門スキルを発揮し、個人で業務に取り組む時間が長い仕事・職種などの場合は、比較的、ストレスを感じにくいといえるかもしれません。

また、社内・職場におけるコミュニケーションが苦手な場合は、チームワークよりも、個人で成果を挙げることを重視する仕事・職種を選ぶ方法もあります。

コミュニケーションが苦手で転職を考えている場合は、転職エージェントに相談することもできる

「コミュニケーションが苦手」「職場でうまくコミュニケーションできないことが辛い」などの悩みから転職を考えている場合は、転職エージェントに相談してみてはいかがでしょうか。

「どのようなコミュニケーションが苦手なのか」「どういった仕事・職種なら辛いと感じないのか」など、具体的な希望を伝えることで、自分に合った仕事を紹介してもらえるかもしれません。また、面接などのコミュニケーションに不安を抱えている場合は、面接対策のサポートを受けられる転職エージェントもあるので、まずは相談してみることをおすすめします。