転職エージェントでは、担当者との連絡は基本的にメールや電話、アプリなどのメッセージを通じて行われます。選考が進んだり、複数の企業に応募したりすると連絡の頻度が増えることもありますが、転職エージェントから届くメールに対して、全て返信する必要があるのでしょうか。
本記事では、転職エージェントへ返信が必要な場合や返信例などについて、組織人事コンサルティングSeguros代表コンサルタントの粟野友樹氏に解説いただきました。
目次
転職エージェントへの返信は必要？しないとどうなる？
本章では、転職エージェントから届くメールに関して、下記2点について解説します。
- 登録完了通知や各種セミナー案内への返信要否
- 転職エージェントからのメールに返信しなかった場合
登録完了通知や各種セミナー案内などは原則返信不要
登録完了通知は、多くの場合システムによって自動的に送付されます。登録完了確認や申請が受理された旨を知らせる連絡で、返信を求められない内容であることが一般的です。転職やキャリアなどに関するセミナー案内については、自身の転職活動の状況に応じて必要だと思う場合、返信などを行いましょう。
ただし、転職エージェントから届くメールには、下記のように応募や選考に関する連絡事項や意思確認が含まれているケースがあります。
- 面談の案内・日程調整に関するメール
- 求人紹介に関するメール
- 選考のフィードバックやアドバイスに関するメール
- 面接の日程調整に関するメール
- 採否に関するメール
- 入社前の条件確認や交渉に関するメール
- その他、フォローや情報提供に関するメール
上記内容に関する連絡は、適宜返信することで、転職エージェントも求職者が求める支援を把握しやすくなります。転職活動をよりスムーズに進められるようになる、より希望に近い転職実現を支援してもらえる、といったことにつながる可能性が高まるでしょう。
返信せず連絡を無視し続けると適切なサポートを受けられない場合がある
転職エージェントからのメールを放置して返信しなかった場合、転職エージェントのキャリアアドバイザーは「転職に対する意欲が低い」といった印象を抱くかもしれません。また、あまりにも返信までの期間が長い場合、転職支援を行う上でコミュニケーションがうまく取れないと感じることもあるでしょう。
結果として、自分に合った求人に応募するチャンスを逃してしまう、適切なタイミングでアドバイスやサポートを受けられない、などのリスクが生じることも考えられます。転職活動をスムーズに進めるためにも、転職エージェントから届くメールに対しては、返信を心がけるようにしましょう。
転職エージェントへの返信が必要なメールとケース別の返信例文
ここでは、転職エージェントへの返信が必要な下記4種のメールについてケース別に返信例文を紹介します。
- 面談・面接日程に関するメール
- 担当キャリアアドバイザーなどからの求人紹介メール（※必要に応じて返信する）
- 選考結果の通知メール（※必要に応じて返信する）
- 内定後のメール
面談・面接日程に関するメール
面談・面接日程に関するメールは、キャリアアドバイザーとの初回面談や、応募企業との面接の日程を決める時などに届きます。
転職エージェントとの面談に関するメールは、サービス利用の登録後に届きます。面接日程に関するメールは、書類選考に通過した旨を知らせる時と同時もしくは書類選考に通過した連絡の後に届くでしょう。
ここでは、下記3種のケースごとにメールの返信例文を紹介します。
- 面談・面接日程の候補日の提示を求められた場合
- 面談・面接日程が問題ない（確認した）場合
- 面談・面接日程を変更したい場合
面談・面接日程の候補日の提示を求められた場合の返信例文
【返信例文】
件名：面談（面接）希望日につきまして
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
面談（面接）の日程調整に関するご連絡、ありがとうございます。
以下に希望日を記載いたします。
【希望日】
1. ○月○日（〇曜日）○:○○ 〜 ○:○○
2. ○月○日（〇曜日）○:○○ 〜 ○:○○
3. ○月○日（〇曜日）○:○○ 〜 ○:○○
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
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署名
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面談・面接日程が問題ない（確認した）場合の返信例文
【返信例文】
件名：面接日確認完了のお知らせ
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
面談（面接）日程のご調整、ありがとうございます。
下記日時で確定した旨、確認いたしました。
【日程】
○月○日（○曜日）○:○○ 〜 ○:○○
どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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面談・面接日程を変更したい場合の返信例文
【返信例文】
件名：面談（面接）日変更のご依頼
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
ご連絡いただきました面談（面接）日につきまして、申し訳ございませんが、
〇月〇日（〇曜日）は都合がつかなくなりました。
つきまして、以下に代替候補日を記載しております。
お手数をおかけいたしますが、ご確認の上、ご調整いただけますでしょうか。
【代替候補日】
1. ○月○日（○曜日）○:○○ 〜 ○:○○
2. ○月○日（○曜日）○:○○ 〜 ○:○○
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――
署名
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担当キャリアアドバイザーなどからの求人紹介メール
転職エージェントから届く求人紹介メールの一例として、下記のような種類があります。必要に応じて返信しましょう。
- キャリアアドバイザーが個別に送信する求人紹介メール
- スカウトメール
- 求職者が保存した条件や検索履歴に基づく求人紹介メール
キャリアアドバイザーが個別に送付する求人紹介メールは要望に近い条件が揃っている求人である可能性が高いため、記載されている求人に対してどのようなアクションを希望するのか返信しましょう。
他にも企業やスカウト事務局などから送付されるスカウトメールや求職者が保存した条件や検索履歴に基づき一括送付される求人紹介メールなどもあり、全ての求人紹介メールを受け取ると、情報量が膨大になる懸念があります。そのため、状況に応じてシステムから配信停止を設定しておくなど、自分にマッチする求人を見つけやすい状態にしておきましょう。
求人紹介メールへの返信例文は、下記の通りです。求人内容や状況に合った内容を記載し、返信しましょう。
- 紹介された求人に応募する場合
- 紹介された求人に応募するかまだ判断できない場合
- 紹介された求人に応募せず断る場合
紹介された求人に応募する場合の返信例文
【返信例文】
件名：紹介求人への応募希望
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
この度ご紹介いただいた○○株式会社の求人に関して、非常に興味を持ち、ぜひ応募したいと考えております。
応募書類の準備を進めてまいりますが、提出期日など詳細をご教示いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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紹介された求人に応募するかまだ判断できない場合の返信例文
【返信例文】
件名：紹介求人に関する確認
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
求人のご紹介ありがとうございます。
ご紹介いただきました○○株式会社の求人につきまして、応募するか迷っております。
もし可能であれば、企業文化や事業の成長性、業務詳細などに関して、詳しい情報をお聞かせいただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――
署名
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紹介された求人に応募せず断る場合の返信例文
【返信例文】
件名：紹介求人への辞退連絡
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
この度ご紹介いただきました○○株式会社の求人につきまして、今回は応募を見送らせていただきたく存じます。
非常に魅力的な案件ではありましたが、下記条件が合わないと感じました。
・年収額（希望年収：○○万円）
・業界（希望業界：○○業界）
引き続き、希望に合う求人があればご紹介いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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選考結果の通知メール
選考結果の通知メールは、選考結果が企業から転職エージェントに共有された後に届きます。多くの場合、選考結果の詳細（選考通過・不採用など）が記載されており、通過の場合は次のステップについての案内、不採用の場合は今後のサポートに関する提案が記載されています。こちらも必要に応じて返信しましょう。
ここでは、下記4種のケースごとに返信例文を紹介します。
- 選考に通過した場合
- 選考結果が不採用だった場合
- 次の面接選考を辞退したい場合
- 他の転職エージェントで内定が出た場合
選考に通過した場合の返信例文
【返信例文】
件名：【選考結果の御礼】○○株式会社の選考結果につきまして
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
この度は、○○株式会社の選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変嬉しく思っております。
次の面接に向けて、万全の準備を整えて臨みたいと考えておりますため、アドバイスや準備のポイントなどがございましたら、ぜひご教示いただけますと幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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選考結果が不採用だった場合の返信例文
【返信例文】
件名：【選考結果の御礼】○○株式会社の選考結果につきまして
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
この度は、〇〇株式会社の選考結果につきまして、ご連絡をいただき、誠にありがとうございました。残念な結果になりましたが、引き続き他の企業の選考に向けて頑張ってまいりたいと思います。
また、新たな求人のご提案がございましたら、ぜひお知らせいただけますと幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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次の面接選考を辞退したい場合の返信例文
【返信例文】
【選考辞退のお願い】○○株式会社の面接につきまして
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
この度ご連絡いただきました○○株式会社の次の面接選考につきまして、慎重に考えた結果、辞退させていただきたく存じます。
採用担当者様にご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。
なお、辞退の理由は、選考が進む中で企業の理念やビジョンと自分の考え方に相違を感じたためとなります。
新たな求人のご提案がございましたら、ぜひお知らせいただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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他の転職エージェントで内定が出た場合の返信例文
【返信例文】
件名：【転職支援の辞退】他社での内定に関するご報告
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
この度、他の転職エージェントを通じて内定をいただくことができましたため、こちらの転職支援を辞退させていただきたく存じます。
○○様にはこれまで大変お世話になり、心から感謝しております。
今後もご縁がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
改めて、これまでのご支援に深く感謝申し上げます。
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署名
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内定通知のメール
内定通知のメールは、応募企業から正式に内定が通知された際に転職エージェントの担当者から届くメールです。内定を承諾するか否かの確認がメインになるものの、入社に向けた条件の調整に関する確認などの用件が含まれることもあります。内定通知に関するメールは、企業から転職エージェントの担当者に内定が知らされた当日もしくは翌営業日を目処に求職者に送付されるケースが一般的です。
ここでは、下記3種のケースごとに返信例文を紹介します。
- 内定を承諾する場合
- 返事を保留する場合
- 内定を辞退する場合
内定を承諾する場合の返信例文
【返信例文】
○○転職エージェント ○○様お世話になっております。△△です。〇〇株式会社から内定をいただけた旨のご連絡、誠にありがとうございます。
私としても、ぜひ○○株式会社で新しいキャリアを築いていきたいと考えておりますため、内定を承諾したいと思います。
今後の手続きや必要な書類などにつきまして、別途ご教示いただけますと幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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返事を保留する場合の返信例文
【返信例文】
件名：【内定保留のお願い】○○株式会社
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
この度は、○○株式会社から内定をいただいたとのこと、誠にありがとうございます。
大変光栄ですが、他社での選考結果がまだ出ておらず、その結果を踏まえて最終的な決断をしたいと考えております。
誠に恐縮ではございますが、○月○日まで内定承諾のご返答を保留させていただきたく存じます。
お手数をおかけしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
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署名
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内定を辞退する場合の返信例文
【返信例文】
件名：【内定辞退のご連絡】○○株式会社
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
この度は、○○株式会社の内定のご連絡、誠にありがとうございました。
大変ありがたく存じますが、慎重に検討した結果、誠に申し訳ございませんが、今回は内定を辞退させていただくことにいたしました。貴重なご縁をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
内定辞退の理由としては、ご紹介いただきました現在選考中の株式会社△△が第一志望であるためです。株式会社△△の選考につきましては、内定獲得に向けて全力で臨みたいと考えております。
引き続き、ご支援のほど、よろしくお願いいたします。
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署名
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転職エージェントからの連絡に返信する時の3つのポイント
ここでは、転職エージェントからの連絡に返信する時に意識したい下記3ポイントについて解説します。
- 面接日程の依頼にはなるべく早い返信を
- 面接当日など、緊急時の連絡は電話で
- 自分にとって連絡が取りやすい方法を転職エージェントに共有しておく
ポイント1：面接日程の依頼にはなるべく早い返信を
転職エージェントからの面接日程の調整の依頼には、可能な限り迅速に回答しましょう。素早く対応することで、応募企業に対して「志望意欲が高い」という印象を与えられるかもしれません。
ポイント2：面接当日など、緊急時の連絡は電話で
たとえば、電車の遅延で面接当日にどうしても遅刻してしまう場合など、緊急時や当日・前日の連絡は、行き違いを防ぐためにもメールではなく電話で連絡を取るようにしましょう。
ポイント3：自分にとって連絡が取りやすい方法を転職エージェントに共有しておく
メールや電話、チャットなど、自分にとって連絡が取りやすい方法を伝えておくことで、転職エージェントとのやり取りがよりスムーズになることもあります。また、連絡が取りやすい時間帯を共有しておくと、応対しやすい時間帯に連絡してくれることもあるでしょう。
転職エージェントとの連絡・返信に関してよくある質問
本章では、転職エージェントとの連絡・返信に関するよくある質問を紹介します。
Q.送ったメールに対して転職エージェントからの返信が来ないのはなぜ？
転職エージェントからの返信が遅れる原因は、転職エージェント側と求職者側のどちらにもあると考えられます。
転職エージェント起因で返信が遅れる原因として、次のようなケースが考えられます。
- キャリアアドバイザーの業務過多
- 応募先企業への確認待ち
- メールエラー
キャリアアドバイザーは複数の求職者を担当しているため、担当する求職者が多い場合や選考に関する連絡が多い求職者が重なる時は対応が遅れることもあるでしょう。また、求職者からの質問や要望に対して、応募先企業に確認が必要な場合、応募先企業の採用担当者からの返答を待ってから返信するために時間がかかることも考えられます。
最後にネットワークエラーなど何らかの理由でメールが届いていない場合、転職エージェントの担当者はメールを確認できず返信ができない状態になることもあるでしょう。
一方、求職者起因で転職エージェントからの返信が遅れたり気付けなかったりする原因として、次のようなケースが考えられます。
- 受信メールが迷惑メールなどに振り分けられている
- 応募先企業の採用担当者に確認が必要な事項が含まれている
求職者側の設定で、転職エージェントからのメールが迷惑メールに振り分けられている可能性があります。普段受信しないメールアドレスや登録しているメールアドレス以外は、迷惑メールと認識するケースもあるため、転職エージェントからなかなか返信がない場合は一度迷惑メールフォルダなどを確認してみましょう。
応募先企業に何らかの確認が必要な場合も、転職エージェントからのメールがすぐに返ってこない時があります。面談日程の調整や入社条件の確認などは、応募先企業に確認が必要なため、転職エージェントからの返信が遅くなることが考えられます。
Q.転職エージェントからのメール返信が遅い時に催促しても大丈夫？
転職エージェントからの返信が遅い時は、催促しても問題はありません。求職者からも適切なタイミングで返信を促すことで、状況に合わせた支援を受けられるでしょう。
期日が直近に迫っている場合や緊急の用件は、電話で確認するのも1つの方法です。
【返信催促のメール例】
件名：【確認のお願い】○○株式会社の面接日程につきまして
○○転職エージェント ○○様
お世話になっております。△△です。
○月○日に返信を差し上げた○○株式会社の面接日程に関して、確認いただけましたでしょうか。お手数ですが、面接日程が確定しておりましたら詳細をご共有いただけますと幸いです。
ご返信が本メールと行き違いになっておりましたらご容赦くださいませ。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
―――――――
署名
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組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。
