履歴書をメールで送るときの注意点｜例文＆具体的な添付方法も解説

企業に履歴書をメールで送るとき、履歴書のファイル形式を迷ったり、どのような文面にすべきかと戸惑ったりする人は少なくないでしょう。組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント・粟野友樹氏が、企業に履歴書をメールで送るときの注意点やメールの例文を紹介。添付方法も具体的に解説します。

そもそも履歴書をメールで送ってもOK？

履歴書は個人情報を含む重要な書類です。そのため、転職活動において応募先の企業から履歴書を提出するよう求められた際は、まず企業から送付方法の指示があるかどうかを確認しましょう。企業からメールで提出するよう求められているのであれば、指示に従ってメールで送りましょう。

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履歴書をメールで送るときの注意点

履歴書をメールで送る際に意識しておきたいポイントを紹介します。

メールの件名、本文は簡潔にわかりやすく

採用担当者は毎日多くのメールを扱っています。履歴書を送付するメールであることが一目でわかるように、件名は「誰から」「どのような内容か」が簡潔に伝わる「用件」「氏名」で構成しましょう。本文も端的に用件が伝わる「わかりやすさ」がポイントです。本文の構成や件名の書き方は次章「履歴書を送るメール文面の作り方」で解説します。

パスワードを使用するときは、ファイルを添付したメールとパスワード通知の2通に分ける

企業から特に送付方法の指示がない場合、履歴書のような個人情報を含む添付ファイルはパスワードを設定して送ることをおすすめします。その際、パスワードは履歴書を添付したメールには記載せず、別途パスワードのみを記載したメールを作成して、計2通のメールを送りましょう。パスワードを設定する方法は当記事後半の「パスワードの設定手順」で解説します。

現職の社用メールアカウントからは送らない

現在所属している会社のメールアドレスを使用する行為には、コンプライアンスの観点で推奨されていません。そのため、フリーメールのアドレスを使用するのが一般的です。ただし、フリーメールは迷惑メールに振り分けられてしまう懸念があります。もし送信から数日経っても企業から返信がない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられているかもしれないため、再送もしくは電話で確認してみることも一案です。

履歴書の「連絡先」の欄にもメールアドレスを記載する

履歴書の冒頭にある「連絡先」の欄には、電話番号に加えて自身のメールアドレスも記載しましょう。メールアドレス専用の記入欄がない場合は、「連絡先」欄の空きスペースに記入しておくとよいでしょう。

履歴書を送るメール文面の作り方

履歴書を送るメールの文面は、必要な情報が過不足なくわかりやすく記載されていることが大切です。メール文面を作成する際には、以下のポイントを意識しましょう。

メール件名

「誰から」「どのような内容か」が端的に伝わるように、「用件」と「氏名」を明記しましょう。

【例】
==================
○○○職応募の件／氏名（フルネーム）
もしくは
履歴書ご送付の件／氏名（フルネーム）
==================

「応募の件」や「よろしくお願いします／氏名」のように具体的な用件がわかりにくい書き方だと、見落とされたり迷惑メールと間違われたりする恐れがあるので注意しましょう。

メール本文

メール本文は、必要な情報をできる限り簡潔に記載しましょう。次の5つの構成要素を順に記載することで、読みやすい文面になるでしょう。

宛名

「法人格＋会社名　部署名　担当者氏名」の順に記載します。会社名は略さずに正式名称を記しましょう。担当者の氏名が不明の場合は「採用ご担当者様」とします。

あいさつ・氏名

「初めまして、○○と申します」「お世話になっております。○○です」といったあいさつを添えて「自分の氏名」を記載します。

用件

できるだけ端的に記載します。熱意や丁寧さを伝えたいからといって、長々と志望動機や自己PRを書くことは避けましょう。添付ファイルにパスワードを設定している場合は、本文でその旨に触れておくようにします。

結び

用件の後に、結びの言葉を記載します。面接を希望する旨や、忙しい中で履歴書を確認していただくことへの感謝を伝える文言を添えてもよいでしょう。

署名

メール本文の最後には署名を記しましょう。氏名に読みが難しい漢字が含まれていたり、一般的な読み方と異なったりする場合は、ふりがなを振ると丁寧です。署名の要素の例は以下のとおりです。

【例】
==================
氏名
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==================

スマートフォンから送るときのポイント

スマートフォンから送付する際は、本文の改行位置に注意しましょう。スマートフォンで本文を入力すると細長い画面を縦にスクロールしながら入力するため、改行回数が多くなる傾向にあるからです。採用担当者がPCの画面で読むことを想定して、30～40字程度で改行すると読みやすくなるでしょう。

履歴書をメールで送付するときの例文

これまでに紹介した注意点を踏まえ、履歴書をメールで送付するときの例文を紹介します。「企業に直接メールで応募をする場合」「企業から履歴書の送付指示があった場合」「パスワードを送る場合」の3つの例文を参考にしてみてください。なお、職務経歴書も添付する場合は、「履歴書」の箇所を「応募書類」などと言い換えるとよいでしょう。

企業に直接メールで応募をする場合

企業から履歴書送付の指示があった場合

パスワードを送る場合

履歴書のファイル形式とファイル名の付け方

メールに添付する履歴書のファイル形式やファイル名も、採用担当者にわかりやすいことを第一に心がけましょう。一般的なファイル形式とファイル名の付け方を解説します。

ファイル形式はPDFがおすすめ

履歴書はExcelかWordで作成することが一般的ですが、メールに添付する際は、企業からの指示がない限りPDFファイルに変換することをおすすめします。PDFファイルにすることで、内容の改変ができなくなるため、万一の悪用や誤動作による内容の変更を防げるからです。そのため、PDFファイルは企業間の書類のやり取りでもよく使われています。また、レイアウトが使用環境に影響されないため、採用担当者が印刷する際にレイアウト修正などの手間をかけずに済むというメリットもあります。

PDFファイルに変換する方法

ExcelやWordなどで作ったファイルを PDFファイルに変換する手順は以下のとおりです。ただし、手順の詳細は、使用ソフトやバージョンによって多少異なることがあるため、適宜、自身で調べるとよいでしょう。

1．変換したいExcelやWordのファイルを開く
2．「ファイル」のタブを開く
3．「名前を付けて保存」を選択する
4．「ファイルの種類」の中から「PDF」を選択する
5．「保存」をクリックしたら、完了

ファイル名に「日付」「氏名」「履歴書」を入れる

履歴書ファイルの名前は、採用担当者が「誰の」「どのような内容のファイルなのか」を把握しやすいよう、「日付」「氏名」「履歴書」で構成するとよいでしょう。

【例】
=====================
20XX1201_（氏名）_履歴書.pdf
=====================

パスワードの設定手順

パスワードを設定するときは、履歴書をPDFファイルに変換してからパスワードの設定を行いましょう。Macにはパスワードを設定する機能がWord、Excelともに標準搭載されていますが、WindowsではWordとExcelで設定方法が異なります。

Windows Wordの場合

Wordには、PDFファイルに保存する際にパスワードを設定する機能があります。パスワードを設定する方法は、以下のとおりです。

１．Wordで履歴書のファイルを開く
２．「ファイル」タブを開く
３．「名前を付けて保存」を選択する
４．「ファイルの種類」は「PDF」に設定する
５．「オプション」を開き、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れる
６．「パスワード」と「パスワードの再入力」の欄に設定したいパスワードを入力する
７．「OK」をクリックしたら、完了

Windows Excelの場合

Excelには、PDFファイルに変換する際にパスワードを設定する機能がありません。そこで、PDFファイルに変換した上で、無料の圧縮ソフトなどを用いてzipファイルに圧縮する際にパスワードを設定するとよいでしょう。

よくあるQ&A

履歴書をメールで送る際のよくある疑問にお答えします。

企業から履歴書の提出依頼メールがあったら当日中に返信するべき？

企業から履歴書をメールで提出するようメール連絡があったら、なるべく早めに履歴書をメールに添付して返信するとやり取りがスムーズに進むでしょう。。すぐに履歴書が送れない場合も、取り急ぎ「依頼内容を確認したこと」と「いつまでに履歴書を送るか」を極力早めに返信しておきましょう。

送信先（メールアドレス）の確認はどのようにすれば確実？

企業側からすでにメールを受け取っている場合は、受信したメールに返信するとよいでしょう。自分からメールを送る場合は、送信先のメールアドレスが間違っていないかどうかを書類と突き合わせるなどして確認することをおすすめします。

宛先の方の適切な敬称は？

相手の組織名や個人名がわかっている場合は「〇〇会社〇〇部〇〇様」と記載します。わかっているのが組織名と部署名だけの場合は「〇〇会社　〇〇部御中」としておきましょう。いずれもわからない場合は「採用ご担当者様」と記載するのが一般的です。

また、役職も含めて相手の名前を記載したい場合には「代表取締役社長　〇〇〇〇様」「人事部長　〇〇〇〇様」のように記しましょう。

企業から返信がなかったときの対処法は？

送信から数日経っても企業の採用担当者から返信がないときは、メールが見落とされていたり、採用担当者が返信を失念していたりする可能性もあります。返信が届かない際は電話やメールで確認してみることも一案です。

履歴書のファイル容量が大きすぎて添付できないときは？

受信者側のメールサーバーに制限がある場合、添付する履歴書のファイル容量が大きすぎると、添付ができなかったり、添付できても遅延や未達といった事態を引き起こしたりする可能性があります。特に顔写真を添付している履歴書は、ファイル容量が大きくなる傾向があるため、支障のない範囲で画像の解像度を落としたり、無料のPDF圧縮サービスを利用したりする方法や、クラウドストレージサービスなどを利用したりする方法も検討するとよいでしょう。ただし、企業の中には、セキュリティの観点で一部のクラウドストレージサービスの利用を制限していることがあります。利用の可否は企業ごとに異なりますので、事前に企業側に確認しましょう。

メールを送る前の最終チェックポイント

履歴書をメールで送る際には、送信する前に最終のチェックを行うことで送り直しなどの手間を省けるでしょう。。チェックポイントは以下のとおりです。

□ 宛先（メールアドレス）が間違っていないか
□ 件名はわかりやすいか
□ 宛名が間違っていないか
□ 署名が入っているか
□ 履歴書のファイルは添付されているか
□ パスワードで添付ファイルを開くことができるか
□ 誤字脱字や敬語の誤りはないか

上記のチェックポイントをひとつずつ確認した上でメールを送信しましょう。