転職活動の際、履歴書を作成する時には、テンプレートを利用すると便利です。
組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が、履歴書テンプレートの使い方や正しい書き方、作成時の注意点などを解説します。自分の履歴書作成に役立てましょう。
目次
まずは無料の履歴書テンプレートをダウンロード
履歴書には様々な様式がありますが、主に次の3つの種類に分けられます。
- 厚生労働省様式
- 自己PRや長所をアピールできる様式
- 志望動機をアピールできる様式
なお、ダウンロード形式には主にPDFやWord、Excelなどがあります。パソコンで作成する場合は、WordもしくはExcelのデータをダウンロードしましょう。直筆する場合は、PDFのデータをダウンロードし印刷しましょう。
厚生労働省様式には、macOS/iOSに対応したPagesのデータも用意されていますが、Windowsには対応していないため、ダウンロードの際は注意してください。
（※）参考：新たな履歴書の様式例の作成について（厚生労働省）
【最新】厚生労働省のテンプレート（2021年4月~)
厚生労働省が作成したテンプレートは、志望動機や特技を記入する欄がコンパクトにまとめられているため、初めて転職活動に取り組む人にとって使いやすい様式です。またアルバイトやパート、派遣社員などの求人に応募する際にも利用しやすいテンプレートと言えるでしょう。
本テンプレートは、2021年4月に厚生労働省が公正な採用選考を行うことを目的に制作しました。「性別」欄が任意記入になっているほか、「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者」「配偶者の扶養義務」の項目が削除されている点が特徴です。
なお厚生労働省様式のテンプレートは、ハローワークのホームページからもダウンロードできます。
（※）出典：履歴書・職務経歴書の書き方（ハローワークインターネットサービス）
自己PRや長所をアピールしやすいテンプレート
自己PRや長所をアピールしやすいテンプレートは、経験が短い人や応募職種にマッチする強みをアピールしたい人に適した様式です。
学歴・経歴、資格・免許欄が小さくまとめられており、志望動機や自己PR、長所を記入する欄が広く設けられている点が特徴です。応募熱意や強みをしっかり訴求できる点が利点と言えるでしょう。
一方で志望動機や自己PRなど、書き込む量が多いため、作成に時間を要する場合があります。
志望動機をアピールしやすいテンプレート
異業界や未経験職に応募する方や職歴や経験に自信がない方は、志望動機や入社意欲を強調できるテンプレートを使用すると良いでしょう。また志望動機欄や自己PR欄が大きく設けられているテンプレートは、新卒の就職活動時にも適したテンプレートです。
しっかり書き込むことで、ポテンシャルや人間性をアピールできます。
履歴書テンプレートの使い方を知ろう
Word・Excelのテンプレートを使用する際は、それぞれのソフトを使用し各項目を記入した後、PDFに変換しましょう。郵送する場合は、印刷します。またデータ送付する場合は、企業から指定された方法で送付しましょう。
テンプレートを使用する際は、以下の手順を参考に履歴書を作成していきましょう。
手順1：履歴書の各項目を埋める
まずは履歴書の各項目を埋めていきます。
志望動機や自己PRなど文章で記述する欄は、200〜300文字程度を目安に文章を作成しましょう。書き上げた後は、誤字・脱字を確認すると共に、読み手側の視点に立ち、読みやすい文章になっているか内容をチェックしましょう。
履歴書の各項目の詳しい書き方は、『履歴書の各項目の書き方を解説』で後述いたします。書き方に迷った場合は、参考にしてみてください。
手順2：文字のフォント・サイズを整える
続いて文字のフォント・サイズを整えます。
氏名は、スペースに合わせてサイズや文字間を調整しましょう。氏名の上に記入するふりがなは、漢字の上に位置するよう調整します。
志望動機や自己PRなどの文章記述の項目は、文字数を増やすために文字サイズを小さくしすぎないよう注意が必要です。文字サイズが小さくなりすぎてしまうと、採用担当者にとって読みづらくなってしまいます。
フォント・サイズの修正方法は、次の手順で行います。
1. フォント・サイズを修正したいセルを選択する
2. 「ホーム」タブを選択する
3. フォント名（サイズ）の右にある矢印をクリックする
4. 変更したいフォント名（サイズ）を選択する
手順3：作成した履歴書データを保存する
作成した履歴書データは、保存します。保存しておけば、次回作成時に応募企業に合わせて、簡単に内容を修正・変更できます。次回以降は、作成時間を短縮できるでしょう。またデータを保存しておけば、後から内容を振り返ることもできます。
なお、複数社作成する時は、後から内容を確認できるよう応募企業ごとにデータを残しておきましょう。
データの保存方法は、次の手順で行います。
1. 「ファイル」タブを選択する
2. 「名前を付けて保存」を押下する
3. 保存先を選択し、「保存」ボタンを押下する
手順4：ファイルをPDFに変換する
メールなどデータで送付を求められた時は、第三者による改変を防止するためにPDFに変換した上で応募先企業に送付します。
またPDFは書式が崩れません。そのため郵送で送付する際も、印刷前にPDFに変換することを推奨します。
PDFへの変換方法は、次の手順で行います。
1. 「ファイル」タブを選択する
2. 「名前を付けて保存」を押下する
3. 保存先を選択する
4. ファイル名を指定する
5. 「ファイルの種類」のプルダウンリストから「PDF（*.pdf）」を選択する
6. 「保存」ボタンを押下する
履歴書の各項目の書き方を解説
ここでは、履歴書の各項目の書き方を解説します。
学歴の書き方
明確な決まりはありませんが、高校卒業以上の学歴をお持ちの方は、高校から最終学歴までを書くと良いでしょう。
高校以降は義務教育ではありません。そのため、どの高校にいつ入学し、何年間で卒業したのか一目で分かるように高校入学から書く場合が多いようです。
学歴を書く際は、次のポイントを意識しましょう。
- 義務教育は卒業年次のみ、高等学校以上は入学年次と卒業年次を記入
- 大学や専門学校の名称や学部・学科名は略さずに正式名称を明記
- 中退した場合も、年月とともに「中途退学」と記入
- 年号は略さない
職歴の書き方
履歴書には、原則全ての入退社歴を省略せず記入します。退職理由については、「一身上の都合により退職」や「出産のため退職」「契約期間満了により退職」などのように、簡潔に記入しましょう。
なお、在職中に転職活動をしている場合は、職歴の最後に「在職中」「現在に至る」と記入します。退職予定日が決まっている場合は、本人希望欄に「〇月〇日退職予定」と書き添えておきましょう。
下記では、職歴の具体的な書き方を紹介しています。
- 自己都合退職の場合は基本的に「一身上の都合により」「帰郷のため退職」「契約期間満了により退職」と簡潔に記入
- 企業側の事情（倒産・解雇など）で離職した場合は「会社都合により退職」と記入
- 留学などの理由でブランクがある場合、「海外留学のために１年間離職」などと記入しても良い
- 前向きな退職理由の場合は、志望動機や自己PRの欄などで退職理由の詳細を記入してアピールしても良い
- 在職中の場合は、職歴の最後に「在職中」または「現在に至る」と記入
- 全ての職歴を記入したら最後に「以上」と書く
【参考記事】
志望動機の書き方
志望動機を書く際は、200〜300文字程度が目安です。多くても400文字以内とし、読みやすさに配慮しましょう。
自分のキャリアを棚卸しした上で、転職先で実現したいこと、転職先に貢献できることなどと結びつけて書くと説得力ある内容に仕上がります。
自己PRの書き方
自己PRの文字数は、志望動機と同等程度の文字数を目安にしましょう。これまでの経験・スキルをもとに自分なりの強みを考え、応募企業にどのように貢献できるのかを記入します。
その他項目別の書き方
- 免許・資格の書き方
履歴書の免許・資格は正式名称を記入しましょう。免許を取得年度順に記入してから資格を記入すると良いでしょう。資格が多い場合は、業務に役立つ資格から優先的に記入しましょう。
なお、特筆するような資格がない場合は「特になし」と書きます。資格取得に向けて勉強中の場合は「資格取得中」と記入しましょう。
【参考記事】
- 趣味・特技の書き方
趣味・特技の欄には、仕事に役立つ特技や自身のPRになる趣味などを書きます。自分の人柄を端的に伝える項目であり、面接時の会話の糸口にもなることもあるでしょう。
- 本人希望欄の書き方
企業から希望の職種や勤務地などを記入するよう指示された場合は、希望を記入します。在職中の転職活動の場合は、連絡の取りやすい手段・時間帯などを記入しても良いでしょう。特に希望がない場合は「貴社の規定に従います」と書きます。
履歴書を書く際の注意点5つ
ここでは、履歴書を書く際の注意点を5つ紹介します。
- 企業から指定されたフォーマットを使用しているか
- 誤字・脱字・略字はないか
- 職務経歴書と履歴書の内容に食い違いが生じていないか
- 履歴書に空欄が残っていないか
- 年号の表記は統一されているか
履歴書で違和感やマイナスの印象を与えないためにも、作成時に注意したいことを把握しておきましょう。
注意点1：企業から指定されたフォーマットを使用しているか
履歴書を作成する前には、必ず企業からフォーマットを指定されていないか確認しましょう。応募先企業によっては、公平性を担保するためにフォーマットを指定している場合があります。
注意点2：誤字・脱字・略字はないか
履歴書を作成する際は、誤字・脱字・略字に注意しましょう。
誤字・脱字・略字が見受けられると、採用担当者の心証も悪くなってしまう可能性が考えられます。
複数回確認を重ねると共に、パソコンで作成する際は、校閲機能を活用しましょう。
注意点3：職務経歴書と履歴書の内容に食い違いが生じていないか
履歴書と職務経歴書を提出する場合は、双方の書類に食い違いが生じないようにしましょう。入社・退社年月や所有資格など、2つの書類を照らし合わせながら作成しましょう。
注意点4：履歴書に空欄が残っていないか
履歴書の項目は、可能な限り埋めましょう。
空欄が目立つ履歴書は、「意欲がない」とみなされてしまう可能性があります。
なお、資格や賞罰など記入できる事項がない場合は、「特になし」と記入します。空欄のままになっていると、記入漏れと思われてしまうケースもあります。
注意点5：年号の表記は統一されているか
誕生年や学歴、職歴、免許や資格取得日などの欄に年号を表記する際には、西暦(20XX年など)と和暦(平成〇〇年など)を混在させず、どちらかに統一します。
職務経歴書も年号を合わせることで、採用担当者は情報を把握しやすくなるでしょう。
完成した履歴書を送付・渡す際の注意点
続いて、ここでは下記3つのシチュエーションに分けて完成した履歴書を送付・渡す際の注意点を解説します。
- 履歴書を郵送する場合
- 履歴書をメール等で送付する場合
- 履歴書を持参して渡す場合
履歴書を郵送する場合
履歴書を郵送する際の注意点は4つあります。
1つ目の注意点は、添え状（送付状）を同封し、折りたたまずクリアファイルに挟むこと。
また2つ目は、宛名を書く際に油性タイプのペンを使用することです。文字が滲んで読み取れなくなる事態を防げるでしょう。
3つ目は、履歴書を封入する封筒に「履歴書在中」と書き添えること。職務経歴書を同封する場合は「応募書類在中」と記入しましょう。
4つ目は、無地の角形A4号または角形2号の定型封筒を使用することです。
加えて、送付にかかる時間や料金も確認しておきましょう。
【参考記事】
履歴書をメール等で送付する場合
履歴書をメール等で送付する場合は、次の2点に注意しましょう。
1つ目は、PDFファイルに変換してから送付すること。第三者により改ざんを防止できます。
2つ目の注意点は、採用担当者が管理しやすいファイル名にすることです。「【履歴書】20XX年_氏名」のように、ファイル名を見ただけで「どんなデータ」「いつのデータ」「誰のデータ」の３点が分かるようにしましょう。
なお、送付方法は応募企業の指定に従います。メールで送付する場合は、次の項目をメール本文に記入しましょう。
- 宛名
- 冒頭の挨拶
- 氏名と簡単な自己紹介
- 履歴書送付の旨
- 結びの挨拶
- 署名
履歴書を持参して渡す場合
履歴書を持参して渡す場合は、次の2点に注意しましょう。
1つ目の注意点は、履歴書が折れたり汚れたりしないように、封筒に入れておくこと。履歴書をクリアファイルに挟んでから封筒に入れておくとより安心です。
2つ目は、封筒の封は閉じないこと。持参する場合、提出を求められた時にすぐ手渡せるよう、封筒の封は開けた状態にしておきます。
履歴書で気になる様々な疑問と回答
履歴書作成時に多くの人が気になる疑問とその回答を紹介します。
Q.書き損じた時、修正液や修正テープを使用しても良い？
A.たとえ一か所であっても書き損じた場合は、一から作成し直しましょう。
修正液や修正テープを使用すると、書類の信用性が低減してしまいます。また採用担当者の心証も悪くなってしまう懸念も考えられます。
パソコンで作成すると、誤字・脱字や書き直しなどの修正が容易になります。書き損じや書き直しを避けたい方は、パソコンで作成しましょう。
Q.「御社」と「貴社」どちらを使用するべき？
A.ビジネス文書の書面では「貴社」と表記することが一般的です。そのため履歴書も「貴社」と記入しましょう。
Q.職歴欄は、全ての経歴を書くべき？
A.一般的に職歴は全て記入します。
一部の職歴だけを記入しなかった場合、職歴に空白の期間ができてしまいます。採用担当者から「なぜ空白の期間があるのか？」と懸念視されてしまう可能性もあります。また、「ブランクがある」と捉えられてしまう場合もあるでしょう。
空白期間については面接で問われることもあるため、最初から履歴書に記入しておくほうが無難です。
Q.勉強中の資格は書いても良い？
A.勉強中の資格も自己PRの材料になります。特に募集職種と関連性の高い資格や採用担当者の目に留まるような取得難易度の高い資格は、勉強中であっても履歴書への記入を推奨します。
なお、勉強中の資格を書く際は、「20XX年X月より通信講座を受講中」「20XX年X月 一次試験受験予定」など、勉強中である旨が分かる文言を書き添えておきましょう。
Q.履歴書はコピーして使ってもいい？
A.一般的に履歴書はコピーして使用することはありません。コピーは使い回しと思われ、志望度が低いと判断される可能性もあります。
組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。
記事更新日：2023年02月16日
記事更新日：2024年11月30日 リクルートエージェント編集部
