平日の面接は仕事が休めない！在職中の転職活動、面接日程の調整術【メール例文付き】

在職中に転職活動をするとき、「仕事が忙しくて休みにくいのに、平日に面接を設定されたらどうしよう」「日程変更をお願いしてもいいのかな」と不安な人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、平日の面接への対処法について、組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタントの粟野友樹氏に解説いただきました。

在職中の転職活動は面接の日程調整が難しい

仕事を続けながらの転職活動では、業務の合間を縫って面接を受ける場面が生じることもあります。業務多忙のために面接の時間を確保することが難しいケースもあり、日程調整が転職活動のハードルを上げることもあるでしょう。

平日の面接を設定する企業が一般的

応募先企業の勤務形態が平日出勤・土日休みの場合、一般的に中途採用の面接は平日の業務時間内に行われます。応募先企業の人事担当者や面接担当者も平日勤務の会社員だからです。

転職活動では複数社の選考を同時に受けたり、1社につき2回以上の面接を受けたりすることもあります。平日に面接を受けることがまったくできないと、在職中の転職活動は難易度が高く感じるかもしれません。

面接日が急遽決まることもある

二次面接や最終面接へと選考が進んだ段階では、複数の面接担当者や役員クラスとの日程調整が必要になる場合もあることから、面接の候補日がより限定的になり、急に面接日が決まることもあります。また、他の応募者の面接が先行しているケースでは、採用選考を急ぐために、企業から急な日程調整を依頼されるケースもあるでしょう。

指定された面接日時が難しいときは企業に日程調整をお願いする

平日の業務時間中など指定された日時に面接に行くのが難しくても、選考を受けること自体を諦める必要はありません。日程の調整に応じてくれる企業も多いので、まずは相談してみることをお勧めします。

ただし、単に「都合がつきません」と述べるのではなく、「担当しているプロジェクトが大詰めの段階にあるため」「来週まで連続して出張が入っているため」などと率直に理由を説明した上で、「業務時間外や休日であれば対応が可能です」「○日以降であれば対応できます」など、代案を添えて相談しましょう。

また、代案を提示する場合は、複数の候補日時を挙げたり、「○日〜○日の間」「○時〜○時の間」など、ある程度の幅を持たせたりして、先方に一定の選択肢を示す配慮が大切です。ピンポイントで日時を指定してしまうと、「相手の事情を慮る力に欠ける」「コミュニケーション力があまり高くない」といった印象を与える可能性があるでしょう。

面接の日程調整をお願いする方法【メール例文付き】

在職中に面接の日程を調整する方法とケース別のメール例文を紹介します。

平日の業務時間外（就業前・就業後）での日程調整をお願いする

平日の業務時間内は対応できないことを伝え、日程調整が可能かどうかを確認してみましょう。その際、いつ、どの時間帯であれば可能かという代案を添えて相談することが望ましいでしょう。

平日の業務時間外でお願いするときのメール例文

土日での日程調整をお願いする

平日の面接がどうしても難しい場合は、土日での日程調整が可能かどうかを確認しましょう。土日休みの企業であれば、「お休みの日にお時間を頂戴するお願いとなり、誠に恐縮ではございますが」など、申し訳ないという気持ちを丁寧な言葉で伝えます。

複数の面接担当者との面接となる場合や、面接担当者が役員の場合は、土日の面接調整は難しいかもしれませんが、平日に対応できない状況や理由、具体的な候補日などを提示すれば、検討してもらえる可能性もあるので、まずは一度相談してみましょう。

土日でお願いするときのメール例文

平日に日程を調整して面接を受ける方法もある

業務時間外や週末での調整が難しい場合は、次のような方法もあります。

オンライン面接をお願いする

Web会議システムなどを使ったオンライン面接を行う企業もあります。オンライン面接は、場所が離れていても面接できるため、対面での面接が難しくても、オンラインでなら面接が受けられるケースがあり得ます。応募先企業にオンライン面接が可能かを問い合わせてみるのも一つの方法です。

ただし、あくまでも面接であることを考慮して、自宅などの静かな場所で行いましょう。屋外やカフェなど公共の場では自分以外の声や音が相手に聞こえてしまう可能性があり、会話に集中できない恐れがあります。回線が安定していて途切れる心配がないかどうかも併せて確認しておきましょう。

なお、オンラインで行う場合も、対面の面接と同様の身だしなみで受けるのが基本です。カジュアルな服装は避けて、身だしなみをきちんと整えましょう。また、カメラ位置も確認しておくといいでしょう。事前に映り方を確認した上で、装飾のない壁が背景となるようにデバイスを設定しておきましょう。

半休（午前・午後）を取得して対処する

現職の始業時間や定時退社時間からあまり離れていない時間帯に面接を設定された場合は、半休を取得して対応する方法もあります。面接を済ませてから仕事に向かったり、面接に間に合うように半休を取得したりできるからです。

有休を取得して複数社の面接をその日にまとめる

転職活動中は、複数企業の選考が並行して進むこともありますが、その場合、面接の度に半休を取得するのは難しいこともあるでしょう。そのような場合、1日有休（有給休暇）が取れれば、複数の面接を同日で設定することも可能かもしれません。1日に数社を訪問することになりますが、時間を有効に使えることに加えて、その日は面接に集中できるというメリットもあります。

なお、有休を取るにあたって、在籍中の会社に取得理由を伝える必要はありません。「私用のため」と伝えれば、詳細は説明する必要はないでしょう。

面接日程の調整を転職エージェントに任せることもできる

平日の面接についていくつか対処法はあるものの、「遅刻や早退はしたくない」「半休を何度も取るのは難しい」「有休を取ったとしても、1日に何社もの面接を設定するのは調整が大変そう」と不安な人もいるでしょう。

リクルートエージェントでは、利用者の事情を考慮し、応募先企業との橋渡し役としてさまざまなケースに対応しています。日程調整やオンライン面接の可否の打診といったサポートも行っていますので、ぜひ、活用してみてください。