履歴書と職務経歴書の「特記事項」とは？書き方と特にない場合の対処法

職務経歴書は履歴書のようにフォーマットが決まっていませんが、サンプルなどに「特記事項」という欄が設けられている場合があります。履歴書や職務経歴書の特記事項欄は、どのように活用すればいいのでしょうか。そこで、特記事項の書き方や記載例、特に書くことない場合の対応法などを組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に伺いました。

履歴書と職務経歴書の「特記事項」とは？

「特記事項」とは、「特別に記しておく事項」のことです。履歴書の場合は、特記事項欄を設けているケースはほとんどなく、「本人希望欄」となっていることが多いでしょう。職務経歴書は、履歴書のようにフォーマットが決まっていないので、どうしても伝えておきたいことがある場合は職務経歴書の最後に特記事項欄を設置します。

特記事項の書き方のポイント

職務経歴書の「特記事項」や履歴書の「本人希望欄」は、どうしても応募企業に伝えたいことがある場合に使用する項目です。そのため、希望する働き方や待遇面への要望などをいくつも記載してしまうと、応募書類の段階で「要望の多い人物」という印象を与えてしまいます。その結果、求める経験・スキルにマッチする条件の良い他の求職者が応募している場合は、そちらを優先されてしまうかもしれません。「特記事項」や「本人希望欄」は、要望を伝えるのではなく、応募書類に記載した経歴などを補足したい場合に使うようにしましょう。

特記事項の書き方例と解説

特記事項の具体的な書き方例と解説を、5つのケース別にご紹介します。

退職の背景を伝えたい場合

「現職は事業譲渡により、所属部門が大幅に縮小となったため退職を予定しております。退職予定日は20XX年X月XX日です。」

解説

退職の背景は、応募者の仕事に対するモチベーションや定着性を確認することができるため、採用担当者の多くは知りたいと考えます。やむを得ない事情により退職することになった場合は、応募書類に記載してもいいでしょう。退職予定日が決まっている場合は、履歴書の本人希望欄か職務経歴書の特記事項欄に記載しておくと、採用担当者が入社日の目安にすることができます。

在籍期間が短い場合

「前職は新型コロナウイルス感染症による業績不振で事業撤退、前々職は入社後すぐに債務超過が発表されたため、希望退職に応募しました」

解説

在籍期間が極端に短い経歴に対して、採用担当者は「不満を抱えやすいタイプなのでは」「入社してもまたすぐに辞めてしまうのでは」などの不安を感じる可能性があります。前職（現職）を短期間で辞めざるを得なかった理由がある場合は、特記事項欄などに記載しておくといいでしょう。

転居予定の場合

「配属先が決まりましたら、通勤可能な地域に転居する予定です」

解説

転居を予定しており、全国に拠点がある求人や現住所からは通うことが難しい勤務地の求人に応募している場合は、特記事項欄にその旨を書いておきましょう。応募している職場の近くなどにすでに転居が決まっている場合は、「20XX年X月XX日に○○県○○市に転居予定です」と具体的な日付や転居先を書いておくといいでしょう。

入社日に制約がある場合

「引き継ぎの都合上、退職日は20XX年X月XX日を予定しております。入社は20XX年X月XX日以降を希望しております」

解説

欠員募集の場合、企業はすぐに現場に着任してもらいたいと考えるため、入社日を重視する傾向があります。入社日に制約がある場合は、特記事項欄などに記載しておくと、採用担当者が入社の目途をつけられるので判断しやすくなるでしょう。

特にない場合の特記事項の書き方

特記事項は「どうしても伝えておきたいこと」を書く欄です。特に伝えたいことがない場合は、無理に書く必要はありません。記載することがない場合は、空欄にしておくのではなく「貴社規定に従います」と記載し、職務経歴書は特記事項を設置しないのが一般的です。