転職の書類選考とは？ 書き方や選考期間、通過率を上げる方法を解説

転職活動では、まず応募する企業に履歴書や職務経歴書を提出し、書類選考の結果を待つのが一般的です。書類選考を通過しないと面接に進むことができないため、書類選考の通過は転職活動の第一歩とも言えるでしょう。そこで、書類選考にかかる期間や書類選考の通過率を上げるポイントなどを組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に伺いました。

転職活動の書類選考とは？

転職活動の書類選考とは、履歴書や職務経歴書などを応募企業に提出して行われる書面上の選考を指します。採用担当者が応募者の経歴を把握し、自社にマッチするかどうかを検討するために行われます。

書類選考にかかる期間

書類選考にかかる期間は、一般的には1～2週間という企業が多いようです。ただし、状況次第で書類選考に時間がかかってしまうケースもあります。応募して2週間ほど経っても選考結果の連絡が来ない場合は、応募企業に問い合わせてみましょう。

＜選考に時間がかかる代表的なケース＞

• 応募者が集中している
• 採用担当者が少ない・または不在
• 複数の部署で選考をしている

応募書類の種類と書き方

応募書類で必要なのは、一般的には履歴書と職務経歴書です。それぞれの書き方のポイントについて解説します。

履歴書

履歴書は学歴・職歴などのプロフィールを伝える書類です。学歴や職歴は省略せず、正確に記入するルールとなっています。「志望動機」や「自己PR」欄がある場合は、入社への意欲や自身の強み、入社後にどのように活躍できるかを簡潔にまとめましょう。

職務経歴書

職務経歴書は、所属企業や経験職務についてまとめたものです。企業は職務経歴書から、募集しているポジションや社風などにマッチし、活躍可能性があるのかを確認しています。職務経験が短い人は仕事への取組み姿勢などを追記すると、より良い印象を与えられる可能性があります。

書類選考の通過率を上げるポイント

応募書類は、書き方によっては通過率が上がる可能性があります。書き方のポイントを3つご紹介します。

誤字脱字などの不備を減らす

応募書類に誤字脱字があると、「志望度が低いのでは」「仕事も雑に進めるのでは」と不安視されてしまう可能性があります。特に一般事務や秘書など、書類作成業務が中心の職種に応募しているにもかかわらず、書類の不備が多い場合は事務処理能力を疑われてしまいます。応募書類を作成した後は、必ずチェックを行いましょう。

職務経歴書の書き方を工夫する

採用担当者が忙しい場合は、一人ひとりの応募書類をじっくりと読み込む時間が少なくなることもあります。読みにくい職務経歴書は、よほど経験・スキルがマッチしていない限り、興味を持ってもらえないかもしれません。応募書類は要点を簡潔にまとめて、採用担当者の負担にならないようにしましょう。

応募先企業によっては補足資料も入れる

応募が集中しそうな条件の良い求人や、志望度が高く必ず選考通過したい求人、実績をビジュアルで表した方が伝わりやすい職種の求人では、履歴書や職務経歴書の他に、補足資料を追加するという方法があります。補足資料とは、志望動機書やポートフォリオ、プレゼン資料などが挙げられます。志望動機書は、A4サイズ1枚程度に、志望動機や入社意欲を記載します。ポートフォリオやプレゼン資料は、Webデザイナーや営業、コンサルタントなどの職種を中心に、過去の実績や成果などが一目で分かるようにグラフィカルにまとめます。

書類選考でお見送りになるケース

書類選考を通過せずお見送りとなるのは、「応募要件を満たしていない」というケースが挙げられます。職務経験やスキル、経験年数や専門資格など、募集している仕事を遂行するために必要な要件を満たしていないと、書類選考の段階でお見送りになることがあります。

書類選考通過連絡への返信方法

応募企業に書類を送付し、書類選考通過の連絡が来た場合は、早めに返信するようにしましょう。選考通過のメールには、面接など次の選考の案内が記載されているケースが多いので、内容を確認し日程調整であれば可能な日時を決めてから連絡するようにしましょう。電話で連絡が来て着信履歴や留守番電話が入っていた場合も、メッセージを確認したら早めに折り返します。

もし、他の企業で入社が決まったなど、連絡が来た企業の選考を辞退したい場合も、返信しないままにしておくことは避け、必ず辞退の旨を伝えましょう。

書類選考のよくあるQ＆A

書類選考でよくある疑問にお答えします。

書類選考に通過したらほぼ内定？

書類選考を通過したから内定、とは限りません。書類選考では、経歴から応募企業の募集要件にマッチしているかを判断します。しかし、経歴や保有資格などがマッチしていても、社風や職場にマッチしているかどうかは分かりません。書類選考後の面接で経歴を詳しく確認し、過去の実績や仕事への取り組み姿勢などから、人物面がマッチし入社後に活躍してもらえるかを判断します。

書類選考結果の連絡がないときは？

応募者が集中したり複数部署で選考を進めていたりすると、選考に時間がかかることがあります。一般的な目安として、応募から2週間以上経っても連絡がない場合は、応募企業に問い合わせてみましょう。転職エージェント経由で書類選考を行っているときは、転職エージェントの担当者に確認してもらうことができます。