退職が決まったとき、仕事の関係でお世話になった人に今までのお礼をしっかり伝えるため、退職のあいさつメールを送ることが一般的です。
とは言え、いざメールを送るとなると、「何をどう書けばよい？」「いつ送るべき？」と迷う方も多いのではないでしょうか。退職時のあいさつメールについて、書き方や送り方など、例文とともに紹介します。
【退職メールの書き方】いつ誰に何を送ればいい？
どのタイミングで退職メールを送るかは社内向けと社外向けとで異なります。そのため、以下では社内と社外に分けて解説します。
社内向け
送信する内容は、今まで受信した退職メールを参考にしたり、先輩に聞いたりするとよいでしょう。ただし、自分の業務を引き継ぐことになる関係者・関係部署には、退職が決まり次第連絡をし、引継ぎを進めていくようにしましょう。
社内メールは最終出社日に送信
社内の人に送る退職メールは、お世話になったお礼を伝える最後のあいさつの意味合いが強いと考えましょう。そのため、特に社内規定がない場合、最終出社日に送るのが一般的です。社内向けの退職メールは個人的な趣旨のメールのため、送信のタイミングなどで判断に迷う場合は先輩社員や上司に確認しておくと安心です。
社内メールは一斉送信でもOK
社内でお世話になった人たちに、感謝の気持ちを込めた文面にすれば、一斉送信でも問題ありません。ただし、宛先には気をつけましょう。宛先を「Bcc」にし、念のため自分のアドレスを「To」で送るとよいでしょう。
特にお世話になった上司や先輩、同僚には個別メールで感謝の気持ちをしっかりと
一斉メールとは別に、上司や社内で個人的にお世話になった人へ個別にメールを送る場合も基本的に社内向けの退職メールと同様です。その人・その組織との印象的なエピソードを添えるとより感謝の気持ちが伝わるでしょう。
社外向け
社外向けに送る退職メールは、退職を公表してよい時期になり、後任が決まったタイミングで連絡するのが一般的です。場合によっては、直接出向いて挨拶をした方がよいことも考えられるので、先輩や上司などに相談し、判断を仰いだ上で対応してもよいでしょう。
取引先には、しっかりと引き継ぎすること、最後まで仕事を行うことなどを伝え、不安に思われないよう対応するようにしましょう。
社外メールは遅くても退職2週間前には送信
遅くても退職の2週間前には、社外にメールを送信しましょう。退職日をきちんと明記することで、後から返信や電話がかかってきた際に「もう退職していた」ということを防ぎ、相手にも安心感を与えることができます。
後日後任者と訪問する場合
今まで自分の行っていた仕事を後任者へと引き継ぐことが必要なので、後任者と一緒に後日、顔合わせも兼ねてあいさつへ行く場合、社外メールにその旨を記載しておきましょう。後任者の名前を入れることも忘れずに。
後日訪問予定のない場合
どうしてもスケジュールの都合が合わず、あいさつへ行くことができないのであれば、訪問できないことを謝罪した上で、メールに後任者の名前と連絡先を明記し、後日後任者から連絡する旨を伝えるとよいでしょう。退職するという連絡だけで、後任や引き継ぎについて何も書かれていないと、メールを受け取った側は不安を覚えてしまう可能性もあります。相手に不安や不満を残さないような対応を心がけ、会社の信用を損ねないように配慮しましょう。
退職理由は「一身上の都合」と記載すればOK
退職理由は記載しないほうが無難です。詳細に書くことは信用を損ねる可能性もあるので、退職理由は「一身上の都合」と簡潔に記しましょう。
退職メールの例文
ここでは実際に退職メールを送る際の例文をケース別に紹介します。状況に応じ、アレンジして使用してください。
社内
件名はメールの趣旨が一目でわかる「退職のご挨拶」などにするのが一般的です。退職の理由は「一身上の都合」に留めておくことをおすすめします。ただし、結婚や出産などの喜びごとであれば、その旨を書いてもよいでしょう。
退職後も連絡を取りたい場合には、退職後の連絡先を添えるとよいでしょう。
社内への退職メールの例文
件名：退職のご挨拶（名前）
本文：
○○部○○課の皆様、
お疲れ様です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により○月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
これまで皆様には大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。
業務を通して数多くの方から様々なことを学ばせていただきました。
この会社で培った経験を、今後も活かしていきたいと思っています。
なお、今後の連絡先は下記となります。何かございましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール：xxx@xxxx
携帯：xxx-xxx-xxxx
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
（署名）
上司や特にお世話になった人への退職メールの例文
件名：退職のご挨拶（○○部 名前）
本文：
○○部
部長 ○○さん
お疲れ様です。○○部の○○です。
一身上の都合により本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば、直接ご挨拶すべきところ、略儀ながらメールにてご挨拶を申し上げます。
入社以来○年間、様々な業務を担当するなかで、○○部長には大変多くのことを学ばせていただき、大変感謝しております。
アドバイスや励ましのお言葉など、いつも温かい叱咤激励をいただき、本当にありがとうございました。今後も○○部長にお教えいただいたことを糧に、新たな活動の場で活かし、励んで参りたいと存じます。
なお、今後の連絡先は下記となります。何かございましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール：xxx@xxxx
携帯：xxx-xxx-xxxx
末筆ではございますが、○○部長の一層のご健勝とご活躍をお祈りいたしております。
（署名）
社外
伝えるべきことを簡潔に記すというのは社内向け退職メールと同様です。異なるのは、社外への退職メールは、退職の報告と引き継ぎの情報を伝えることが重要となります。退職日と最終勤務日、後任者の紹介や引き継ぎについてなどを明記します。また、取引先との関係性にもよりますが、社外宛の退職メールには、私用連絡先は書かないほうが無難です。
社外への退職メールの例文①（後日後任者との訪問を前提としたメール）
件名：退職のご挨拶（株式会社○○ 名前）
本文：
株式会社○○ ○○部
○○○○様
いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって株式会社○○を退職することになりました。最終出社日は○月○日の予定です。
○○様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。改めてお礼を申し上げます。
後任は、同じ部署の○○が担当させていただきます。退職までにしっかりと引き継ぎを行いますので、どうぞご安心ください。
つきましては、後日、○○ともどもご挨拶に伺わせていただきます。追って日程のご都合をお伺いさせていただきます。
残りわずかとなりましたが、何卒よろしくお願いいたします。
まずは、退職のご連絡まで申し上げます。
（署名）
社外への退職メールの例文②（後日訪問なしを前提としたメール）
件名：退職のご挨拶（株式会社○○ 名前）
本文：
株式会社○○ ○○部
○○○○様
いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって株式会社○○を退職することになりました。最終出社日は○月○日の予定です。
○○様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。改めてお礼を申し上げます。
本来であれば、直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、大変申しわけなく、お詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の○○が担当させて頂きます。退職までにしっかりと引き継ぎを行いますので、どうぞご安心ください。
後日改めて○○がご挨拶に伺います。変わらぬご指導、ご鞭撻のほど、お願い申し上げます。
後任者：○○
メール：xxx@xxxx
携帯：xxx-xxx-xxxx
末筆ながら、貴社のさらなるご発展と○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
（署名）
退職メールを送る際のマナー
退職時のメールは、これらの気配りを意識して送ることをおすすめします。
今までの感謝の気持ちを記載
退職を伝えるあいさつメールは、社内外に関わらず、お世話になった方への感謝の気持ちを伝えるという意味合いもあります。そのため、相手にもその気持ちが伝わるような言葉を選ぶようにしましょう。
愚痴や恨み言などは書かない
一度送信したメールは受信者が削除しない限り残る文書データです。送信前に、会社の愚痴や苦言などネガティブな要素が入っていないかを確認しましょう。退職後も、いつかどこかで一緒に仕事をする機会があるかもしれません。だからこそ、クリーンな印象を残す退職のあいさつをし、新しいステップに進みましょう。
