職務経歴書の完全ガイド！簡単な書き方やダウンロードして使えるフォーマットを公開

職務経歴書は企業の求人に応募する際、履歴書とセットで提出を求められることの多い書類です。特に初めての転職の場合、どのように職務経歴書を書けばいいのか悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、職務経歴書の書き方について、作成のポイントや各項目の書き方について、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に解説いただきました。
また職種ごとの書き方の見本とポイントも紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

職務経歴書とは？ 履歴書との違い

まずは職務経歴書とはどのような書類なのかを解説すると共に、履歴書との違いをお伝えします。

職務経歴書とは何か

「職務経歴書」とは、業務経験とスキルを記載する書類であり、主に下記項目を盛り込み作成していきます。

• 入社・配属・異動・昇格・退社時期
• 勤務先
• 所属（所属部署の人数）
• 役職
• 職務内容（どのような業務に携わったのか）
• 実績（どのような成果を挙げたのか）

採用担当者は職務経歴書から、応募者がこれまでにどのような仕事に携わり、どのような経験や技能を培い、それらをどう活かすことができるかを把握し、募集要件に該当するのかを確認します。

また職務経歴書は、応募者としても強みや長所のアピールする手段になります。
職務経歴書の作成を通じて、自身の過去を振り返り強みやスキルを整理するきっかけにもなるでしょう。

職務経歴書と履歴書は何が違うのか

職務経歴書と履歴書は、役割と用途に違いがあります。
一般的に職務経歴書は、前述の通り業務経験とスキルを示す書類です。
一方で履歴書は、氏名や住所、学歴、職歴など、応募者の基本的なプロフィールを確認するための書類です。
なお、履歴書は定型化されている場合が多く、記入が必須の項目と任意で記入する項目とで構成されています。採用担当者は履歴書の下記の項目から、基本的な情報を読み取るものと考えましょう。

• 名前
• 住所
• 年齢
• 学歴
• 職務経歴
• 資格
• 語学力
• 年収/月収などの希望条件
• 趣味/特技

簡単に職務経歴書を作る手順

簡単に職務経歴書を作る手順は、大きく下記2つの工程に分けられます。

手順1：職務経歴書を書くための準備をする
手順2：職務経歴書の各項目を埋める

まず職務経歴書を書くための準備をする

職務経歴書を書き始める前に、記載する内容をまとめる必要があります。自身のキャリアを振り返りながら、職務経歴書を書くための準備を進めていきましょう。
なお、職務経歴書を書く際は、「これまでのキャリアを振り返る」「応募先企業との接点を見つける」の2点を意識しながら情報収集・分析に努めましょう。

・これまでのキャリアを振り返る
時系列かつ勤務先ごとに、【誰に】【何を】【どのようにしてきた】という要素から、仕事内容を書き出していきます。ここでは、採用担当者にアピールできるスキルを意識することが大切です。
キャリアを振り返ることにより経験してきた業務だけでなく、自分が得意とする分野、身に付けたスキルなどを整理できるでしょう。

・応募先企業との接点を見つける
職務経歴書を書く際には、企業側から見て採用したい人物だと思えるかどうかを考えることも重要です。なぜならば、採用担当者は、職務経歴書をベースに募集要項にマッチする人材なのかを確認する場合も多いからです。
応募先企業との接点を見つける際も【誰に】【何を】【どうする】の要素から分析し、どのような人が活躍できるかをイメージしてみましょう。

このように求められる能力と、これまでの経験で培われた能力を重ね合わせることで、転職後も活かせる力（アピールすべき部分）が見えてきます。この2点が整理できたら、職務経歴書の作成に取り掛かりましょう。

次に職務経歴書の各項目を埋めていく

続いて、職務経歴書に記載する各項目を埋めていきます。
なお、各項目埋める時は、次に紹介するポイントを意識しましょう。

・職務概要
職務概要では、職歴をわかりやすく伝えます。
採用担当者は多くの応募者の書類を確認しています。ここでは採用担当者の目に留まることを意識することが大切です。各職歴の要点やアピールポイントを5～10個ほどピックアップし、3～4行程度にまとめましょう。

・職務経歴の詳細
職務経歴の詳細は、下記5点を記載します。

• いつからいつまで
• どこで
• 誰に対して
• どのようなことをしてきたか
• 具体的な成果

採用担当者が記載内容をより具体的に把握できるよう、「〇人の部下」「前年度比率120％を達成」など、各項目は数字で表すことを意識しましょう。

・工夫・PR ポイント
実績・成果を創出するための工夫点や、業務において意識したポイントを簡潔に記載します。採用担当は、特に「課題に直面した時にどのようにして課題を乗り越えたのか」「目標に掲げる成果を創出するためにどのような点を意識・工夫したのか」を知りたいと思っています。
職務経歴書を作成する時は、上記ポイントを意識し、募集しているポジションにおいて実務や成果創出に必要とされる能力をアピールしましょう。

・資格・スキル
業務と関連する資格・スキルを持っている場合は、記載するとアピールにつながります。特に資格は、自身のスキルを対外的に証明できます。また採用担当者もスキルミスマッチが生じないよう、確認する項目です。
あまり知られていないと思える資格は、補足や詳細を加えましょう。また認知度の高い資格と比べた場合、どれくらいの難易度なのかも記載しておくと良いでしょう。

特筆するような資格・スキルがない場合は、空欄にせず「特になし」と記載します。また資格取得に向けて勉強している場合は「〇〇の資格取得を目指して勉強中」と記載しましょう。自己研磨・業界（業種）への興味をアピールできるでしょう。

・自己PR
自己PR は、文章または箇条書きで記載します。
なお、自己PRを考える時は「どの企業でも通用するビジネスパーソンとしての強み」と「自身の強みをどのように活かせるか」の2点をエピソードや数値を交えながら簡潔に伝えましょう。
箇条書きの場合は3つほど、文章の場合は5 行以内が目安です。

選考通過につながりやすい職務経歴書のポイント

採用担当者は忙しい日々の業務の合間に書類選考をします。短い時間で「会ってみたい」と感じてもらうためには、第一印象が良く、わかりやすく伝わる書類に仕上げるのがポイントです。

第一印象として良く見えるか確認する

・見やすいレイアウト
見出しは必須です。ボリュームはA4サイズで1～2枚程度にまとめましょう。

・読みやすい文章
箇条書きか簡潔な文章が基本です。評論や主張は自分本位になりやすく、長くなりがちなので注意して書きましょう。

・わかりやすいキーワード
企業側が興味を持ちそうな経験/知識/能力を意識し、簡潔に盛り込みましょう。

採用担当者が会いたくなるポイントを盛り込む

・具体的なアクションがある
「頑張ってきました」よりも「1日平均○件に営業していました」など、具体的な数字を入れてわかりやすく事実を伝えましょう。

・丁寧で誠実さや意気込みが感じられる
丁寧に仕上げた職務経歴書は、応募者からの意欲が伝わり、好感を持ってもらえるでしょう。積極性や意気込みも忘れずにアピールしておきましょう。

職務経歴書を提出する際のマナーにも注意する

職務経歴書を郵送したり、面接時に持参したりする場合は、折れたり汚れたりしないよう、クリアファイルに入れてから封筒で提出すると良いでしょう。A4サイズの職務経歴書を折らずに入れることができるので、封筒は「角形A4号（角A4）」か「角形2号（角2）」がおすすめです。

なお郵送やメールで送る際に、宛名がわからない場合は、部署名がわかっていれば部署名に「御中」と続けます。部署名も採用担当者名もわからない場合は「採用ご担当者様」と記載しましょう。

・郵送する場合
職務経歴書を郵送する場合は、封筒に入れて宛先を丁寧に記載し、赤文字で「職務経歴書（応募書類）在中」と明記します。にじまないように油性ペンを使うのがおすすめです。切手を貼り、裏面の氏名住所も記載し、しっかり封をしてから投函しましょう。

・メールで送付する場合
メールで送付する場合は、職務経歴書はPDF形式に変換しファイルにパスワードをかけて送付します。採用担当者が件名で内容が判断できるように「○○職の応募書類をお送りします（氏名）」など、わかりやすい件名をつけましょう。

【具体例】職務経歴書の主要項目の例文・注意点

ここでは、職務経歴書に記載する項目の例文を紹介します。
併せて、作成時のポイントや避けたい事例も紹介するため、職務経歴書を作成する際は参考にしてみてください。

職務要約

【職務要約の記載例】

職務要約を作成する際は、まず応募先企業が求める募集要項を確認しましょう。採用担当者は、日々多くの職務経歴書を目にしています。募集要項にマッチする可能性の高い内容を記載している人材もしくは魅力的に映る内容でないと、印象に残らない可能性も考えられます。
上記の通り4行程度にまとめつつも、面接の時に触れて欲しい一番の成果や応募先企業が求めるスキルを意識的に盛り込みましょう。

【作成のポイント】

• 一目で業務経験・仕事の成果がわかる内容を選ぶ
• 数字を盛り込む
• 客観的に書くことを意識する

【避けたい記載例】

• 目安となる3～4行を大幅に超えるような長文
• 数字を用いない感想形式の文章

5行を超える文章になると、採用担当者としても「何を伝えたいのか」と真意を掴みかねる状態になってしまいます。場合によっては一番伝えたいアピールポイントが伝わらず、採用を見送られてしまう可能性もあるでしょう。

また「○○株式会社では営業職として頑張りました」のように、数字を用いない感想形式文章は避けるようにしましょう。採用担当者としては「何をどう頑張ったのか」「頑張ったことによりどのような成果を達成したいのか」を知りたいと思っています。
感想形式文章では、具体的な内容が伝わりにくいため、職務要約を作成する際は、数字を用いて事実を客観的に伝えるよう意識しましょう。

職務経歴（業務内容・実績）

【職務経歴（業務内容・実績）の記載例】

職務経歴（業務内容・実績）は、募集要項にマッチする人材かを判断するための材料にする採用担当者も少なくありません。そのため、上記例文のように項目別に企業が求める人材を意識しながらアピールできる項目を中心に記載しましょう。

【作成のポイント】

• 可能な限り具体的な数字を盛り込む
• 応募企業が求める人材に近い項目を中心に記載する

【避けたい記載例】

• 数字を用いない表記
• 個人の感想・所感が盛り込まれた表記

自己PR

【自己PRの記載例】

アピールできる経験を具体的なエピソードや数字と共に記載しましょう。採用担当者は、「応募者が自分の強みを何だと捉えているのか」「課題に直面した時の行動力」「経験・スキルをどのように活かすのか」などを知りたいと思っています。
これらを意識しながらアピールに繋げると共に、応募先企業にとってアピールした項目がどのように活きるのかも交えて伝えましょう。

【作成のポイント】

• アピールするスキルや経験を、具体的なエピソードや数値を交え伝える
• 「なぜ応募したのか」がわかる内容に仕上げる
• 応募者の人間性が伝わるように意識する
• 募集概要から求める人材にマッチする成果・スキルを意識的に盛り込む

【避けたい記載例】

• 数字を用いない表記
• 募集概要とは合致しないアピール項目の記載

自己PRでも可能な限り数字を用いることを意識しましょう。数字を用いることで具体性が増す他、採用担当者も規模感や難易度を把握しやすくなるでしょう。
また企業が公開している募集概要と合致しないアピールは、場合によって「求める人材と違う」と思われてしまう可能性があります。例えば、プロジェクト型の営業職の募集に対して「1人でコツコツと作業を進めることが好き」と記載してしまうと、採用担当者は自社が募集する人材とマッチしないと思ってしまうでしょう。
基本的には、企業が求める人材にマッチしている旨をアピールできる内容に仕上げましょう。

【職種別】職務経歴書の書き方の見本とフォーマットダウンロード

職務経歴書は職種によってまとめる要素や、アピールポイントが違ってくるため、ご自身の職種に合ったものを選んで参考にしてみてください。リンク先から書き方の見本が記入されているフォーマット（Wordファイル）をダウンロードできますので、参考にしながら自分の経歴を記入し職務経歴書を作成してみましょう。
なお、ここでご紹介する職種別職務経歴書はベーシックな「編年体形式」ですが、そのほかにも「逆編年体形式」「キャリア形式」などの形式が存在します。

IT・通信系技術職

IT・通信系技術職では、これまでの経験や専門性が問われる場合があるため、応募先企業によっては、職務経歴書が重視されることもあるでしょう。自分の専門スキルや経験をより理解してもらうために、簡潔に示したり、表形式に整理したりしましょう。

書き方見本とフォーマットダウンロード

電気・機械・自動車系技術職

電気・機械・自動車技術職は、これまで培ってきた自身の技術と企業のニーズとのマッチ度が重視されることがあります。
そのため、採用担当者が興味のある経験を確認することができ、要素技術や工程、役割などをすぐに理解できるよう、表形式で、時系列に経験をまとめると良いでしょう。またヒューマンスキルもおろそかにはできません。顧客との折衝能力や提案改善などの取り組み、他部署との連携、マネジメント能力なども、自身の強みとしてまとめましょう。

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営業職

営業職と一口に言っても業界や顧客によって、求められる経験や知識、能力は異なります。そのため、取り扱い商材や販売相手、営業手法、販売実績など、どのような営業経験を積んできたのかが伝わるよう、業務内容を詳細に記載しましょう。
また、それらの活動をいかに工夫して行ったか、いかなる営業戦略のもとに進めてきたかを、企画力、提案力、交渉力、コーディネート力、課題解決力などの、数字やデータで落とし込みにくい能力をエピソードに交えて伝えていくのも重要なポイントです。

書き方見本とフォーマットダウンロード

販売・サービス

販売・サービス経験者は、経験業務や個人の仕事のスタイルをより理解してもらうために、取扱商品や売上実績の他に、積極的に取り組んできたことなどを表形式を使って、わかりやすく記載しましょう。

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オフィスワーク

オフィスワーク職の職務経歴書のポイントは「事務スキル」「正確性」「ホスピタリティ」の3点が考えられます。どのような経験をしてきたのか、詳細まで見やすいレイアウトで記載しましょう。見やすくわかりやすい応募書類を作成することは、事務スキルの高さをアピールするポイントでもあります。

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メディカル・化学・食品系技術職

メディカル・化学・食品系技術職には、高い専門性が求められる職種もあるため、企業が採用対象に求めるスキル・経験を調べた上で、求められる知見を有する旨を対外的に示せる実績や経験があれば、採用担当者の目に留まるよう書き方を工夫してみましょう。
ヒューマンスキルについても、顧客との折衝能力や提案改善などの取り組み、他部署との連携、マネジメント能力などを、自身の強みとしてまとめると良いでしょう。

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企画・事務職

企画・事務職では同じような職種や部署名が多く、採用担当者はそれだけで仕事の内容を予測する傾向があります。会社の規模により仕事内容が大きく異なるため、勤めてきた企業や部署の規模、自分の役割を過不足なく明確にすることが重要です。基本的な内容としては、「会社概要」も含めた「職務経歴」を箇条書きにしたものを中心にしていきましょう。

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金融・不動産系専門職

金融・不動産系専門職に応募する際は、「どの領域で、どれくらいの専門性を有しているか」が伝わるように、記載を工夫しましょう。「専門分野」「関わってきたプロジェクト」「築いた成果」などをわかりやすく表現できるよう、表を用いるのも1つの方法です。
不動産業界については仕事の「質」を、携わった物件への関わり方（立場・役割、仕事の幅など）の形で示し、「量」については具体的な物件名や施設名などを、丁寧に書いておくと良いでしょう。

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第二新卒

第二新卒の方は「経験」を理解してもらうために、労働環境も踏まえて経験業務を細かく、丁寧に記載しましょう。また「志向・スタンス」「目指す姿」の理解してもらうために、自己PRも経験と同様に重視し、わかりやすく表現して他者との差別化を図りましょう。

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英語の職務経歴書（英文レジュメ）のサンプル

英文レジュメ（職務経歴書）の書き方のポイントは、経験やスキルをシンプルかつ、わかりやすく伝えるよう工夫することです。また英語力の判断材料の一つにするケースもあるので、スペルなどの小さなミスにも注意が必要です。EXPERIENCE / EDUCATION /ADDITIONAL INFORMATION を柱に謙遜することなく、経験や実績、経歴、スキルを書いていきましょう。